Правила правильного планирования рабочего времени

Эти простые правила обязательно помогут вам лучше организовать свою работу и успешно планировать рабочее время. Не выполняя эти достаточно простые правила, Вы рискуете «терять» свое драгоценное рабочее время и абсолютно ничего не успевыть сделать, а невыполненные дела будут накапливаться «снежным комом.»

1.       Научитесь формировать рабочие блоки, которые будут включать крупные или похожие по характеру задачи и задания.

Тем людям, которых постоянно отвлекают и мешают, чтобы выполнить работу требуется больше времени, чем тем, кто полностью отдается заданию. В таких случаях необходимо объединять несколько маленьких по объему, но похожих по характеру задания в рабочие блоки. Это поможет значительно сэкономить ваше время.

2.       Специально уединяйтесь и делайте неприемные часы.

Чтобы выполнять важные задания, нужно иметь спокойную обстановку на рабочем месте. Нельзя, чтобы к вам в кабинет мог заходить кто угодно и когда угодно. Для этого вам необходимо установить для себя неприемные часы. Это даст вам возможность спокойно работать и максимально сосредоточиться.

3.       Ведите переговоры по регламенту.

Практически все деловые люди жалуются на слишком длинные и нерезультативные переговоры. Обговаривать нужно то, что необходимо, и не больше одного часа. Этого времени достаточно, чтобы все обсудить и принять решение. Время — это ваши деньги, считайте и берегите его.

4.       Принцип приоритетов при выполнении работы и задач.

Чтобы выполнить всю работу иногда не хватает времени. Для этого необходимо четко установить приоритеты, при этом необходимо ориентироваться в первую очередь на достижение собственной цели и выполнять самые важные дела.

5.       Принцип Парето. Выполнение самых  важных  и первоочередных дел.

Вильфредо Парето (XIX век) обнаружил, что всего лишь маленькая часть результата любой деятельности являет собой настоящую ценность. Восемьдесят процентов успеха организации достигается благодаря двадцати процентам ее клиентов или всего-навсего двадцать процентов любого текста вмещает в себя восемьдесят процентов всей нужной информации. Если перефразировать, то при выполнении работы, использовав двадцать процентов вашего рабочего времени, вы сможете получить восемьдесят процентов результата. Самым сложным здесь является правильно определить те двадцать процентов, которые приведут вас к успеху.

6.       «Тактика нарезания салями». Большие задания выполняем маленькими частями.

Человеку свойственно откладывать в долгий ящик непростые и большие задания, потому что результат отдален и не определен по времени. Поэтому такие задания лучше разделить на небольшие части и выполнять их каждый день понемногу. После того, как вы достигните первой цели, вы увидите результат, который будет стимулировать к выполнению оставшихся частей задания.

19 Мотивирующий контроль (система внутреннего стимулирования) и его психологические преимущества.

В основе системы контроля, которая называется «системой внутреннего стимулирования», лежит принципиальный тезис — каждый сотрудник может и должен видеть в своей работе не только источник средств существования, но и путь к признанию, средство самоутверждения и завоевания авторитета. Эта система держится на положительных эмоциях. Думаю, что ее было бы лучше назвать системой мотивирующего контроля. В отличие от внешнего контроля («Закрыть лазейки для лентяев!»), мотивирующий контроль существует под девизом «Отрубленные головы не дают идей». Внутреннее стимулирование строится на следующих основных правилах:

1. Цели перед отдельными работниками или рабочими группами устанавливаются коллективно, и сложность их достижения учитывается в последнюю очередь.

2. Оценивая продвижение к целям, руководитель вместе с исполнителями ищет суть возникающих проблем и возможные решения, а не выносит «приговоры». Практически происходит раннее предупреждение кризисных ситуаций, а если они и возникают, то руководитель «не рубит головы» виновным, а вместе с ними ищет выход.

3. Уровень заработной платы связан с качеством работы и не зависит от частных количественных показателей, хотя и они учитываются.

В целом система мотивирующего контроля ориентируется не на формальное штатное расписание, а на важнейшие проблемы и перспективы развития организации. Как вы, наверное, уже заметили, она соответствует стилю управления, который К. Левин называл демократическим (коллективным). Чем характеризуется система внутреннего стимулирования? Сначала — ее достоинства:

Она повышает заинтересованность работников в реализации целей организации, фирмы или подразделения, ориентирует их на общую цель.

В результате использования этой системы усиливается удовлетворенность трудом.

Исчезает потребность в очковтирательстве и утаивании негативной информации.

Облегчается принятие решений, ведь для этого имеется достаточно полная информация