24.Правила эффективного планирования рабочего времени.

1.       Научитесь формировать рабочие блоки, которые будут включать крупные или похожие по характеру задачи и задания.

Тем людям, которых постоянно отвлекают и мешают, чтобы выполнить работу требуется больше времени, чем тем, кто полностью отдается заданию. В таких случаях необходимо объединять несколько маленьких по объему, но похожих по характеру задания в рабочие блоки. Это поможет значительно сэкономить ваше время.

4.       Принцип приоритетов при выполнении работы и задач.

Чтобы выполнить всю работу иногда не хватает времени. Для этого необходимо четко установить приоритеты, при этом необходимо ориентироваться в первую очередь на достижение собственной цели и выполнять самые важные дела.

5.       Принцип Парето. Выполнение самых  важных  и первоочередных дел.

Вильфредо Парето (XIX век) обнаружил, что всего лишь маленькая часть результата любой деятельности являет собой настоящую ценность. Восемьдесят процентов успеха организации достигается благодаря двадцати процентам ее клиентов или всего-навсего двадцать процентов любого текста вмещает в себя восемьдесят процентов всей нужной информации. Если перефразировать, то при выполнении работы, использовав двадцать процентов вашего рабочего времени, вы сможете получить восемьдесят процентов результата. Самым сложным здесь является правильно определить те двадцать процентов, которые приведут вас к успеху.

6.       «Тактика нарезания салями». Большие задания выполняем маленькими частями.

Человеку свойственно откладывать в долгий ящик непростые и большие задания, потому что результат отдален и не определен по времени. Поэтому такие задания лучше разделить на небольшие части и выполнять их каждый день понемногу. После того, как вы достигните первой цели, вы увидите результат, который будет стимулировать к выполнению оставшихся частей задания.

25.Контроль в системе управленческих действий. Роль контроля в решении управленческих задач.

Контроль — это одна из основных функций управления, представляющая собой обеспечение достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленческих решений. При помощи контроля руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке .

Обоснование необходимости контроля в управленческой деятельности:

1. Исчезает неопределённость : никакое планирование, даже самое тщательное, не может учесть всех возможных осложнений и обстоятельств. Мероприятия контроля выявляют их и дают возможность корректировать программу действий.

2. Появляется возможность предотвращения кризисов : никакая организация функционирования объекта не страхует от ряда мелких ошибок и упущений. Если их вовремя не исправлять, их количество может превысить некую «критическую массу». Мероприятия контроля позволяют выявить и исправить их, не дожидаясь кризиса.

3. Выявляются не только деструктивные, но и конструктивные явления : контроль позволяет выявить эффективные решения, определить перспективные направления деятельности.

Главное назначение контроля - в своевременном обнаружении возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также в своевременном принятии мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели организации могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений.

С помощью контроля не только выявляются отклонения от заданий, сформулированных в решениях, но и определяются причины этих отклонений. Выделяются и другие функции контроля за исполнением принятых решений:

Диагностическая. Главная, ведущая функция контроля - кто бы что ни проверял, какие бы задачи ни ставились, в любом случае сначала нужно четко представить себе подлинное состояние дел, то есть поставить диагноз.

Функции обратной связи - Обратная связь при контроле за выполнением поставленных задач позволяет руководителю не выпускать из рук бразды правления, дает ему возможность оказывать влияние на ход работы.

Ориентирующая функция контроля проявляется в том, что те вопросы, которые чаще всего контролируются начальником, приобретают особое значение в сознании исполнителей, направляют их усилия в первую очередь на объект повышенного внимания руководителя. Вопросы, выпадающие из поля зрения руководителя, зачастую не решаются подчиненными.

Если ориентирующая функция контроля при умелом руководстве позволяет менеджеру держать работы в поле зрения, то стимулирующая функция нацелена на выполнение и вовлечение в процесс труда всех неиспользованных резервов.

Корректирующая функция связана с теми уточнениями, которые вносятся в решения на основе материалов контроля. Здесь складывается сложная психологическая ситуация: руководитель полагает, что он проверяет работу подчиненного, на самом же деле последний уже проверил на практике эффективность решения руководителя. Иными словами, контроль уже, можно сказать, состоялся, причем по самому надежному критерию - по соответствию принятого решения практике.

Педагогическая функция. Контроль, если он построен умело, побуждает исполнителей к добросовестному труду.

В практике управления организацией применяются три основные разновидности контроля

•  предварительный - предшествует принятию окончательного решения. Его цель - дать более глубокое обоснование принимаемому решению;

• текущий - с его помощью вносятся коррективы в процесс исполнения принятых решений;

• последующий - служит для проверки эффективности принятия решений.

Таким образом, контроль является объективной необходимостью, так как даже самые оптимальные планы не могут быть реализованы, если их не довести до исполнителей и за их исполнением не наладить постоянный контроль.