1. Справочное издание, функции, требования

Справочным изданием называют «издание, содержащее краткие сведения научного или прикладного характера, расположенные в порядке, удобном для их быстрого отыскания, не предназначенное для сплошного чтения». К важнейшим разновидностям справочных изданий относятся словари, справочники, энциклопедии. Их видовой ряд чрезвычайно разнообразен - от многотомных универсальных энциклопедий до компактных справочников, имеющих узкую целевую направленность (путеводитель, проспект, каталог). Это связано с тем, что справочное издание может содержать любую информацию (по тематике, научному уровню материала, способам изложения, объему и т.д.) и предназначаться для любой читательской категории.

Наиболее общей функцией справочных изданий является справочная функция: они предназначены для получения сведений разнообразного характера, суммируют знания, накопленных наукой и практикой. Для них характерны особый отбор фактов, обусловленный необходимостью свертывания информации; особый язык и стиль, лаконизм изложения; максимальная открытость для поиска нужных сведений. Все это требует специфических способов представления материала, его оптимизации, что выражается в особой структуре справочных изданий и активном использовании средств поисковой ориентации. Для справочных изданий материал отбирается, обрабатывается и систематизируется в соответствии с целевым назначением, которое прежде всего связано с задачей дать ответы на предполагаемые вопросы потенциального читателя. Читатель получает искомый ответ (наводит справку), обращаясь тем или иным способом к конкретному участку издания. Ответы характеризуются качествами необходимости, полноты, полезности, новизны содержащейся в них информации. Характер информации широко варьируется в зависимости от читательского адреса и конкретного целевого назначения издания.

Важнейшее требование к составлению справочного издания - максимально четкая и полная разработка его концепции, которая должна учитывать потребности определенной читательской группы и конкретные задачи издания. Любое справочное издание отвечает определенному типу информационного запроса. Структура издания, содержание, способ представления информации, единицы представления информации должны быть адекватными запросу. Справочное издание (даваемые ответы) устраняет разрыв между знанием автора (коллективного автора) и частичным, неполным знанием читателей.

Концепция издания становится основой редакторской подготовки справочной книги; детализация ключевых параметров издания на этапе его проектирования позволяет редактору принимать взвешенные и обоснованные решения на всех этапах своей работы. В этой связи особое значение имеет глубокое знание редактором типологических особенностей справочной книги.

2. Понятие энциклопедии

Энциклопедия - это справочное издание, содержащее в обобщенном виде основные сведения по одной или всем отраслям знаний и практической деятельности, изложенные в виде кратких статей, расположенных в алфавитном или систематическом порядке. Энциклопедия включает в себя обобщенный свод упорядоченных, концептуально организованных и апробированных сведений. Задача энциклопедии - в тексте запланированного объема представить читателю систематизированный свод знаний по всем (универсальная энциклопедия) или по одной отрасли знания (специализированная). Важными требованиями к энциклопедии являются сжатость изложения, концентрация фактического материала, его точность.

По структуре основного текста энциклопедии могут быть алфавитнымиили систематическими. Существуют также энциклопедии со смешанной структурой: систематически-алфавитные и алфавитно-систематические. В таких изданиях важную роль играют обширные обзорные статьи, помещаемые до или после алфавитной словарной части.

Структурной единицей основного текста алфавитной энциклопедии является энциклопедическая словарная статья, представляющая собой относительно самостоятельный текст с заглавным словом и его пояснением. Заглавное слово называет объект описания статьи. Оно может представлять собой слово, словосочетание, выражение, термин, имя собственное и т.д. В тексте статьи дается характеристика названного объекта. Основой энциклопедической статьи служат конкретные сведения и факты, а также понятия, законы, правила и т.п.

Наряду с краткими статьями, содержащими только дефиницию и (или) небольшую справку, энциклопедия может содержать и развернутые статьи, полно описывающие названный объект. Так, в больших энциклопедиях крупные комплексные статьи представляют собой по сути монографии по определенному вопросу, имеют сложную структуру, закрепляемую в системе рубрик.

Статьи энциклопедии взаимосвязаны и составляют единый комплекс, отражающий систему накопленных знаний по вопросам, освещаемым в издании. Комплекс статей представляет собой, в свою очередь, определенную систему органически связанных между собой разделов и циклов. Важнейшим требованием к основному тексту энциклопедии является системность представления круга сведений.

Материал для энциклопедии подбирается целенаправленно, при этом должно обеспечиваться комплексное освещение как отдельного явления, события, предмета, так и их совокупности. Важнейшие качества материала - достоверность и научность, соответствие современному уровню знаний в данной области.

Статьи не должны дублировать друг друга. Для устранения повторов используется система внутритекстовых ссылок и отсылок к статьям, где можно найти необходимые сведения. Ссылки связывают близкие или смежные понятия и служат удобству поиска при пользовании изданием. Внутритекстовые ссылки указывают, в каких статьях можно найти дополнительные сведения; отсылки адресуют читателя к статье, где приводятся основные сведения.

Для экономии места в энциклопедии используется система сокращений и условных обозначений, помогающая унификации оформления всех элементов текстового и иллюстративного материала в издании. Сокращения и условные обозначения, принятые для данного издания, помещаются в списках сокращений и условных обозначений, аббревиатур, сокращений библиографических описаний и т.п.