Место стандартных блоков в работе офисного пользователя
Прежде всего оговоримся, что стандартные блоки – не единственный инструмент Word для повторного воспроизведения ранее созданных фрагментов. Чтобы вновь использовать результаты своей (или чужой) работы, пользователь, в частности, может:
Скопировать готовый фрагмент документа в буфер обмена и вставить его в другое место текущего документа или другой документ. В отличие от общесистемного буфера обмена, собственный буфер пакета Microsoft Office позволяет одновременно хранить и использовать до 24 фрагментов.
Сохранить готовый документ или его "полуфабрикат" как шаблон, затем создавать новые документы на основе этого шаблона.
Создать новый документ на основе ранее созданного документа – при этом документ-источник не затрагивается редактированием и не может быть случайно изменен.
Создать элемент автозамены, закрепив за короткой комбинацией символов длинный фрагмент текста.
Записать макрос, многократно воспроизводящий одни и те же действия пользователя. В т. ч. это может быть и ввод текста.
Стандартными блоками этот арсенал пополнился сравнительно недавно – с выходом Microsoft Word 2007. Относительная новизна – это их главная слабость. По нашим наблюдениям, даже спустя год-полтора с момента перехода на новую версию Word 50-60 процентов пользователей все еще не замечает эту ценную возможность. А те, кто обнаруживает, ограничивают свою работу с блоками лишь самыми простыми формами.
При этом, ознакомившись с технологией использования блоков, офисные пользователи самой разной квалификации констатируют, что вставка блока – это более понятное, интуитивное действие, чем использование других, ранее известных им методов.
Эта статья написана на материалах Microsoft Word 2010. Однако в данной версии стандартные блоки не претерпели сколько-нибудь ощутимых изменений по сравнению с версией-предшественницей. Поэтому предлагаемые решения, за исключением сугубо технических моментов (таких, как пути к папкам), применимы и к Word 2007.
Азы использования стандартных блоков
Начнем с основ. Логика стандартных блоков предельно проста: сначала нужно набрать и оформить фрагмент документа, который необходимо использовать многократно, затем в готовом виде сохранить его в хранилище, из которого он двумя-тремя щелчками мыши может быть вставлен в любое место любого документа.
Чтобы сохранить какой-либо готовый фрагмент в качестве стандартного блока, проделайте следующее:
В любом доступном документе наберите и полностью отформатируйте фрагмент, который хотите в дальнейшем использовать повторно.
Когда фрагмент готов к сохранению, выделите его. Обратите внимание: форматирование последнего абзаца фрагмента может быть частично утрачено, если при выделении вы "потеряли" символ конца абзаца. На рис. 1 показано различие между полным и неполным выделением абзаца при включенном и выключенном отображении служебных символов. Формат абзацев, концы которых на этом рисунке отмечены красными стрелками, будет сохранен полностью. Абзацы с синими стрелками могут при сохранении потерять часть оформления.
Рис. 1. Примеры полного (красные стрелки) и неполного (синие стрелки) выделения абзаца.
Перейдите на вкладку Вставка и в группе Текст вызовите команду Экспресс-блоки. Откроется меню, в котором по умолчанию представлено пять команд. По мере накопления пользовательских стандартных блоков они будут добавляться в это меню (рис. 2). Элементы управления, живущие по таким правилам, принято называть также коллекциями или галереями.
Рис. 2. Вверху – первоначальный вид галереи Экспресс-блоки, внизу – она же после вставки первого пользовательского блока.
В открывшемся меню выберите самую нижнюю команду – Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков. Откроется диалог Создание нового стандартного блока (рис. 3).
Рис. 3. Диалог, в котором устанавливаются параметры стандартного блока.
В появившемся диалоге установите параметры сохранения фрагмента. Тонкости всех параметров мы разберем далее. Пока сделайте минимум:
Задайте уникальное Имя нового блока (по умолчанию в качестве имени предлагаются первые слова фрагмента).
Убедитесь, что в поле Коллекция установлено именно значение Экспресс-блоки.
Нажмите кнопку Ок.
Учтите, что непосредственно в момент создания (или изменения) стандартного блока, Word не сохраняет новую информацию на жестком диске. Только когда вы попытаетесь закрыть программу, она напомнит о внесенных изменениях (рис. 4). Если в этом окне предупреждения выбрать ответ Не сохранять, изменения стандартных блоков, которые вы внесли за сеанс работы с программой, будут утрачены.
Рис. 4. Предупреждение о необходимости сохранения изменений в хранилище стандартных блоков.
Теперь вставим сохраненный экспресс-блок в произвольный документ. Для этого:
Установите курсор в место вставки блока, перейдите на вкладку Вставка и в группе Текст вновь вызовите командуЭкспресс-блоки. В открывшейся галерее, как видим, отображается фрагмент, который мы только что добавили (рис. 2, нижняя часть).
Щелкните мышью по пункту галереи. Фрагмент вставится в точку положения курсора.
Получается, что стандартный вариант вставки экспресс-блока требует трех щелчков мышью. Сократим эту процедуру еще на один шаг - поместим галерею Экспресс-блоки на панель быстрого доступа:
Наведите мышь на команду ленты, которую хотите добавить на Панель быстрого доступа, и щелкните правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню.
В появившемся контекстном меню выберите команду Добавить на панель быстрого доступа (рис. 5).
Рис. 5. Меню, которое появляется по щелчку правой кнопкой мыши на команде Экспресс-блоки.
За стандартными блоками зарезервировано две горячих клавиши:
Чтобы создать новый экспресс-блок, выделите подготовленный фрагмент и нажмите <Alt+F3>.
Если вы помните точное имя блока, наберите его в точке вставки, и, не перемещая курсор, нажмите клавишу <F3>. Если программа распознает имя блока, она заменит его на содержимое блока.
Предположим, что ваш стандартный блок потребовал удаления или изменения свойств. Для этого:
Пройдите в галерею экспресс-блоков и в ее нижней части выберите команду Организатор стандартных блоков. Откроется одноименный диалог, в котором собраны все встроенные и пользовательские блоки (рис. 6). Также сюда можно попасть, если щелкнуть на любом экспресс-блоке и из появившегося контекстного меню выбрать командуУпорядочить и удалить.
В диалоге Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и, выделив его, нажмите одну из кнопок в нижней части диалога. Кнопка Изменить свойства приведет вас в уже знакомый диалог, где можно установить имя, коллекцию и т. п. параметры (рис. 3). Действия кнопок Удалить и Вставить очевидны.
Увеличить
рисунок
Рис. 6. Организатор стандартных блоков.
Если требуется отредактировать не свойства блока, а его содержимое, проделайте следующее:
В произвольном документе вставьте блок, требующий изменения.
Измените содержание и оформление фрагмента.
Сохраните отредактированный фрагмент описанным выше способом. Если старая редакция блока не нужна, проще всего в диалоге Создание нового стандартного блока указать имя, которое совпадает с именем старого варианта. Когда программа поинтересуется, действительно ли вы хотите переопределить блок, ответьте утвердительно.
Очевидно, что в этом случае мы просто записываем новый блок поверх старого.
Изучаем настройки стандартных блоков внимательнее
Мы разобрались с базовой логикой стандартных блоков. Теперь вновь вернемся в диалог настройки экспресс-блока (рис. 3) – тот самый, который мы вызвали командой создания нового блока, а затем – и нажатием кнопки Изменить свойства в диалогеОрганизатор стандартных блоков. Подробнее рассмотрим поля, представленные в этом диалоге.
Поле Имя
Его мы уже использовали. Выбирая имена, учитывайте три важных обстоятельства:
Здесь важна краткость. Имя должно уложиться примерно в три десятка символов.
В галерее, которую мы вызываем с ленты, блоки группируются в категории (о них чуть ниже), а внутри каждой категории – сортируются по именам. Изменить этот порядок невозможно. В пределах одной категории блок, имя которого начинается с цифры или, скажем, английской буквы, всегда будет стоять ближе к началу галереи. Соответственно, блок, имя которого начинается с русской буквы Я, неизменно попадет в самый конец. Чтобы сократить расстояние, которое предстоит преодолеть вашей мыши, давайте часто используемым блокам имена, гарантирующие им место в начале галереи.
Особенно тщательно следует подходить к выбору имени, если вы собираетесь активно использовать вставку по горячей клавише <F3>. Допустим, среди ваших блоков только один имеет название, которое начинается с символов Рек –Реквизиты фирмы. В этом случае вам удастся вставить этот блок нажатием клавиши <F3>, даже если вы не набрали имя целиком. Достаточно ввести три-четыре символа – программа уже опознает блок среди других. Однако если среди ваших блоков есть Реквизиты фирмы Альфа и Реквизиты фирмы Аленка, Word не сумеет различить имена блоков, пока вы не наберете 20 символов. Присвоив тем же блокам имена Р1-Альфа и Р2-Аленка, вы дадите программе возможность различать их уже по первым двум знакам.