1.6. Управленческая информация

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и в ее ок­ружении. Их использование позволяет снизить неопределенность при принятии решений. Поэтому управленческая деятельность на­чинается со сбора, накопления и переработки информации, кото­рая сегодня превратилась в важнейший ресурс развития любой ор­ганизации.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Обладание информацией означает обладание реальной властью, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать (недостаток информации, как, впрочем, и ее избыток, дезориентирует любую физкультурно-спортивную деятельность).

Потребность в управленческой информации определяется со­держанием и повторяемостью решаемых задач, пониманием их людьми, имеющимися у них знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше сотрудники нуждаются в дополни­тельной информации).

Управленческую информацию можно классифицировать:

• по носителям (электронная, вещественная и т. п.);

• направлению движения (входящая и исходящая);

• источнику (внешняя и внутренняя);

• содержанию (экономическая, правовая, спортивная, медицинская и пр.);

• назначению (отчетная служит для анализа, оперативная ─ для корректировки деятельности организации; отчетная ин­формация бывает статистической, собираемой в определен­ные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической);

• возможности хранения (фиксируемая на носителях информация хранится практически бесконечно, нефиксируемая быстро стирается из памяти людей и исчезает);

• по роли в управлении (основная информация позволяет при­нимать важные решения; вспомогательная самостоятельного значения не имеет);

• степени готовности для использования (первичная информа­ция представляет собой совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника; прошедшая обработку промежуточная информация позволяет решить вопрос о конкретных направлениях использова­ния; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);

• степени важности (важная, включающая сведения, необходи­мые для выполнения работы, например указания, инструкции; желательная, без которой, однако, можно обойтись, — об итогах работы, перспективах и т. п.);

• полноте (частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосред­ственно принимать любые решения);

• предназначению (универсальная информация необходима для решения любых проблем, функциональная ─ родствен­ных, индивидуализированная ─ данной, конкретной проблемы);

• характеру потребности (постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени, например, законодательные акты, нормативы и прочее, она должна быть общедоступной; переменная используется в течение короткого срока, часто одноразово);

• степени надежности (достоверная и вероятностная информа­ция; характер последней может быть обусловлен принципи­альной невозможностью получить от существующего источ­ника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют это сделать, искажениями при их передаче, заве­домым распространением изначально ложных сведений).

Работники представляют ложную информацию из желания показать себя с лучшей стороны, скрыть ошибки, застраховаться от возможных конфликтных ситуаций и неприятностей. Причинами этого могут быть: неразумные распоряже­ния и излишняя строгость руководства, его чрезмерное вмешательство в выпол­няемую работу, излишне жесткий контроль, стремление руководителей сваливать вину на подчиненных; отсутствие критериев достоверности информации, неэф­фективность системы ее проверки и оценки;

• способам распространения (устная, письменная и комбини­рованная информация); форма передачи информации оказы­вает большое психологическое воздействие, например устная информация, как правило, эффективнее письменной.

Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой попытку объяснить сложную и важную ситуацию при отсутст­вии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного субъекта к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сфор­мируется вариант, в целом устраивающий большинство.

Поскольку большинство людей склонны считать, что слухи ис­ходят из источников, достойных доверия, западные фирмы их час­то применяют для распространения сведений, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время доверием людей слухам пользуются и участники кон­фликтов, стремящиеся недобросовестными приемами склонить окружающих на свою сторону.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов:

1. отбор;

2. кодирование, то есть облечение в ту форму, в которой она будет доступна и понятна получателю;

3. передача (по возможности несколькими способами);

4. прием, расшифровка и осмысление.

Отправитель информации всегда ждет, чтобы ее получатель на­правил ему сигнал, которым бы подтверждал факт получения со­общения и степень его понимания или непонимания, иными сло­вами, установил бы обратную связь.

Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, помех, искажающих смысл сообщений.

Восприятие информации представляет собой активную полу­сознательную деятельность по ее приему, переработке, осмысле­нию и интерпретации, во многом определяющую отношение чело­века к ней.

На восприятие информации влияют:

1) ситуация, в которой она поступает. В благоприятной ситуации ин­формация воспринимается, как правило, лучше, чем того заслуживает; в неблагоприятной, наоборот, хуже. Это правило не распро­страняется на неординарные сведения;

2. глубина видения ситуации. Много знающий и понимающий человек обычно спокойнее относится к информации и более трезво оценивает ее, чем тот, чей кругозор ограничен;

3. личностные и социальные характеристики отправителя. Если они негативны, к информации обычно относятся насторо­женно;

4. стереотипы, то есть стандартные наборы упрощенных представлений о сложных явлениях и процессах окружающей дей­ствительности, с которыми человеку еще не приходилось сталкиваться. Однако, облегчая ориентацию в них и снимая неопределен­ность ситуации, стереотипы искажают реальность и могут служить основой формирования новых (имеющаяся информация обычно определяет усвоение новой);

5. Психологические эффекты, основными из которых явля­ются:

• перенос - некритическое распространение оценки одной ин­формации на другую;

• обобщение оценки одной части информации на всю инфор­мацию в целом;

• первое впечатление, которое обычно бывает более благоприятным и запоминающимся;

• идеализация - гиперболизация положительных характери­стик информации;

• контраст - восприятие только наиболее ярких и заметных элементов информации по сравнению с другими, отодвигае­мыми на второй план;

• ожидание, в результате которого люди часто принимают же­лаемую информацию за действительную. Ожидание часто «подогревается» предварительной информацией, которую можно незаметно и целенаправленно «подбрасывать»;

• порядок - придание при противоречивой информации большего веса сообщениям, полученным в первую очередь;

• опережение - более прочное усвоение сведений, получаемых непосредственно перед общением, и пр.;

6. предрассудки, то есть оценки, сложившиеся до знакомства с объектом информации. Предрассудки имеют более массовый ха­рактер и свойственны в основном малообразованным людям;

7. отсутствие интереса, чему причинами бывают неубеди­тельность доводов, отсутствие призыва к конкретным действиям, сведений о выгодах, которые сулит должное отношение к ней, и по­терях, связанных с ее игнорированием;

8. различное понимание символов, с помощью которых ин­формация передается. Они вызываются различиями в образовании, квалификации, национальными особенностями, слабым зна­нием языка и пр.;

9. физическое или психологическое состояние получателя:усталость, слабая память, рассеянность или, наоборот, импульсив­ность, излишняя эмоциональность, нетерпеливость, не позволяю­щие сосредоточиться;

10) информационные перегрузки, вызывающие пропуск или невосприятие сигнала; ошибочные ответы или их отсрочку; иска­жение или упрощение сообщений; неадекватную реакцию на них; фильтрацию информации; отключение от ее источника (при моно­тонности информации, ее опасности для жизни и здоровья).

Все это не дает возможности одному из участников обмена ин­формацией в полном объеме донести ее до другого, а другому ─ со­ответственным образом ее воспринять, что в конечном итоге отра­жается на качестве управленческих решений.

Информационный обмен облегчает краткость, меткость сооб­щений, постоянный контроль их содержания, процесса передачи и приема, дублирование устной информации письменной.

Для надежности информация дублируется или передается с не­которым избытком. Однако избыточность должна быть оптималь­ной, иначе может сложиться впечатление о том, что она невысоко­го качества.

По содержанию информацию, необходимую для осуществления менеджмента в физической культуре и спорте, можно подразделить на мировоззренческую, концептуальную, методическую и фактографическую.

С точки зрения управления физической культурой и спортом принципиально важное значение имеет мировоззренческая информация, отражающая отношение людей к физкультурно-спортивной деятельности в виде комплексной характеристики их потребностей в занятиях физическими упражнениями и различными видами спорта и т. д.

Концептуальная информация представляет результаты фундаментальных исследований, характеризующих суть явлений, которые происходят в сфере физической культуры и спорта.

Методическая информация является отражением результатов научно-исследовательских работ по созданию конкретных методик, направленных на решение проблем физической культуры и спорта.

Фактографическая информация – есть сведения о факте (совокупности фактов), имеющих место в сфере физической культуры и спорта. Используется в следующих основных видах – статистическая информация, отчетная информация, спортивная информация и т.д.

Статистическая информация представляет собой первичный статистический материал, формирующийся в процессе статистического наблюдения, который затем подвергается систематизации, сводке, обработке, анализу и обобщению с целью использования в процессе менеджмента (форма статистической отчетности № 1 – ФК, форма статистической отчетности № 5 – ФК).

Отчетная информация представляет собой составленные по определенной форме сведения о деятельности физкультурно-спортивной организации за определенный промежуток времени (отчет за год) или о ее деятельности в определенной области, по определенному направлению (балансовый отчет).

Спортивная информация представляет собой сведения о технических результатах спортивных соревнований (итоги спортивных соревнований).