9.3. Последовательность действий при создании и использовании базы данных
9.3.1. Создание базы данных
Сначала создадим пустую базу данных «Затраты». Для этого откроем приложение Access, выберем Новая база данных. В окне Новая база данных выбрать папку для размещения новой базы данных, дать имя файлу, например, Затраты.accdb и щелкнуть по кнопке Создать. Этот файл будет содержать описание структуры таблиц, сами таблицы, формы, запросы и отчеты, которые будут созданы в рамках базы данных «Затраты». На рис. 9.1 показано окно приложения Access. В этом окне после создания пустой базы данных «Затраты» появится окно базы данных с заголовком «Затраты: база данных», и будет открыта Таблица1, которую нужно закрыть и, конечно, в окне приложения Access еще не будут открыты окна таблиц для просмотра и корректировки наших четырех таблиц (см. подраздел 9.1). На рисунке эти таблицы показаны заранее, чтобы читатель яснее представлял то, что еще предстоит создать.
9.3.2. Создание таблиц базы данных, ввод данных во вспомогательные таблицы
Теперь, когда пустая база данных существует, создадим пустые таблицы, т. е. пока только определим их структуру – опишем каждое поле записи. Начинать надо со вспомогательных таблиц Объекты, Работы и Организации.
Для создания таблицы Объекты в окне базы данных перейдем на вкладку Создание и нажмем кнопку Конструктор таблиц. В открывшемся диалоговом окне (рис. 9.2) сначала создадим таблицу Объекты (на рис. – слева, внизу). В графе Имя поля введем Код об, а в поле со списком Тип данных выберем Числовой. После этого в поле со списком Размер поля выберем Целое. Затем, нажав на панели инструментов кнопку с изображением ключа, сделаем поле Код об ключевым. Теперь определим второе поле – поле Объект. В графу Имя поля введем его название, а в поле со списком Тип данных выберем Текстовый. Длина текстового поля по умолчанию равна 50 байтам, и это нас устраивает. После этого окно, в котором мы определяли поля таблицы Объекты, можно закрыть с помощью кнопки системного меню (в строке заголовка окна, справа). При закрытии этого окна появится диалоговое окно, в котором надо задать имя таблицы – «Объекты». Теперь таблица создана, ее можно открыть с помощью кнопки Открыть в окне базы данных и ввести в нее записи (см. рис. 9.1). Сразу после создания можно ввести большую часть записей во вспомогательные таблицы. Основная таблица Затраты будет пополняться очень долго.
Рис. 9.1. Рабочее окно СУБД Access с открытыми таблицами БД «Затраты»
Для ввода данных в таблицу надо «встать» в нужное поле с помощью щелчка мыши или с помощью клавиш перемещения курсора и вводить данные в это поле. После ввода значения нажимают клавишу Enter – этим завершается ввод данных в ячейку таблицы, и курсор перемещается в следующее поле записи или в первое поле очередной записи. Для перемещения курсора также можно пользоваться клавишами Tab и Shift+Tab. Кроме того, перемещаться по записям таблицы помогает навигатор – линейка с кнопками внизу каждой таблицы (см. рис. 9.1).
Таблицы Работы и Организации создаются точно так же, как таблица Объекты, только в таблице Организации больше полей.
9.3.3. Создание основной таблицы
Создание таблицы Затраты (см. рис. 9.2 – справа, внизу) требует дополнительных пояснений по поводу определения полей Код об, Код раб, Код орг. Каждое из этих полей необходимо определить как поле со списком. На рис. 9.2 показано, как это сделано для поля Код об. После определения типа этого поля (числовой) и уточнения его общих параметров (целое) с помощью вкладки Общие переходим на вкладку Подстановка – она показана на рисунке справа, внизу. Здесь в полях со списком выбираем тип элемента управления (Поле со списком), тип источника строк (Таблица или запрос), источник строк (таблица Объекты), присоединенный столбец (первый) и число столбцов в списке (2). Надо указать также ширину столбцов и списка, например, 1; 7 см – столбцы, 8 см – весь список. Теперь при вводе данных в поле Код об (прямо в таблицу Затраты или с помощью формы – рис. 9.3) можно не вспоминать коды объектов, а выбирать их из списка, в строках которого содержатся и коды, и названия.
Рис. 9.2. Создание таблиц Объекты и Затраты
Ведь мы включили в список поля Код об таблицы Затраты два столбца из таблицы Объекты, причем полю Код об таблицы Затраты соответствует именно первый (присоединенный) столбец таблицы Объекты. Для того чтобы список появился (см. рис. 9.1), надо просто щелкнуть мышью по стрелке у правого края поля Код об. Таким образом, Access предоставляет удобные средства для ввода и корректировки данных. Но еще удобнее для ввода данных в таблицу с большим числом полей использовать форму (см. форму Затраты на рис. 9.3). Созданию формы должно предшествовать создание схемы данных.