8.5. Сортировка, консолидация данных, сводные таблицы, фильтрация, итоги

Сортировка данных в таблице выполняется по возрастанию или убыванию. Для того чтобы отсортировать строки таблицы по значениям в определенном столбце, надо выделить таблицу или ее фрагмент, подлежащий сортировке, затем, используя вкладку Данные/Сортировка, выбрать столбец, по которому требуется сортировка, и режим: по возрастанию или по убыванию, если сортировка производится по нескольким столбцам, то в диалоговом окне выбрать вкладку Добавить уровень, выбрать столбец для сортировки и режим сортировки. Если сортировка производится по значениям в первом числовом столбце, то можно воспользоваться кнопкой Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию в группе Сортировка и фильтр.

Консолидация данных позволяет создать таблицу-сводку по одной или нескольким категориям данных, используя один или несколько блоков данных. При выполнении консолидации надо задать тип функции (например, СУММ или СРЗНАЧ), по которой будут вычисляться итоговые значения. Рассмотрим смысл консолидации на примере компьютерной фирмы, имеющей три филиала (табл. 8.4). Надо построить таблицу, содержащую консолидированные данные по всем филиалам, т. е. суммарный объем продаж компьютеров, мониторов, процессоров и материнских плат.

Для получения таблицы с консолидированными данными надо выполнить следующие действия:

1. выделить ячейку, которая будет соответствовать левому верхнему углу таблицы консолидированных данных. В нашем примере это будет ячейка A22;

2. выбрать вкладку Данные/Консолидация (рис. 8.8);

3. в окне Консолидация указать функцию;

4. в строке Ссылка щелкнуть мышью по стрелке в правом углу и выделить первую исходную область, в примере – A6:E9 – она оконтурится мерцающим пунктиром;

5. щелкнуть кнопку Добавить;

6. повторить действия 4–5 для следующих диапазонов (A11:E14 и A16:E19). Установить флажок Значения левого столбца и нажать кнопку OK (рис. 8.8).

Рис. 8.8. Диалоговое окно, открывающееся при выборе вкладки Данные/Консолидация

Таблица 8.4

Получение таблицы, содержащей консолидированные данные

	A	B	C	D	E
1	Объем продаж филиалами в 1999 г.
2
3	Название	Объем продаж по кварталам, тыс. руб.
4		I	II	III	IV
5	Филиал 1
6	Компьютеры	2245	3050	3077	2186
7	Мониторы	580	495	566	428
8	Процессоры	427	440	392	360
9	Материнские платы	360	296	304	288
10	Филиал 2
11	Компьютеры	1232	2042	2070	1046
12	Мониторы	370	386	455	317
13	Процессоры	316	329	281	249
14	Материнские платы	230	182	211	186
15	Филиал 3
16	Компьютеры	2468	3146	3208	3005
17	Мониторы	602	501	612	455
18	Процессоры	487	508	360	388
19	Материнские платы	396	312	322	290
20
21	Филиалы 1 – 3 (всего по фирме)
22	Компьютеры	5945	8238	8355	6237
23	Мониторы	1552	1382	1633	1200
24	Процессоры	1230	1277	1033	997
25	Материнские платы	986	790	837	764

Еще один эффективный способ обобщения табличных данных – построение сводных таблиц. Одна из особенностей этого способа состоит в том, что он применим только к однородным табличным данным. Так, таблица 8.4 уже сложна для мастера сводных таблиц – мешают подзаголовки с названиями филиалов. Поэтому преобразуем ее в таблицу 8.5.

Таблица 8.5

Исходные данные для построения сводной таблицы

	A	B	C	D	E	F
1	Объем продаж филиалами по кварталам 1999 г.
2
3	Филиал	Название	I	II	III	IV
4	Филиал 1	Компьютеры	2245	3050	3077	2186
5	Филиал 1	Мониторы	580	495	566	428
6	Филиал 1	Процессоры	427	440	392	360
7	Филиал 1	Материнские платы	360	296	304	288
8	Филиал 2	Компьютеры	1232	2042	2070	1046
9	Филиал 2	Мониторы	370	386	455	317
10	Филиал 2	Процессоры	316	329	281	249
11	Филиал 2	Материнские платы	230	182	211	186
12	Филиал 3	Компьютеры	2468	3146	3208	3005
13	Филиал 3	Мониторы	602	501	612	455
14	Филиал 3	Процессоры	487	508	360	388
15	Филиал 3	Материнские платы	396	312	322	290

Теперь для построения сводной таблицы необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. в ыделить ячейку, которая будет соответствовать левому верхнему углу сводной таблицы;

2. вызвать мастер сводных таблиц с помощью вкладки Вставка/Сводная таблица, указать источник данных (таблица или внешний источник данных). Указать диапазон, в котором находятся исходные данные (в нашем примере A3:F15); если ячейки выделены заранее, то программа определит диапазон по выделению; нажать кнопку ОК;

3. создать макет сводной таблицы, используя известные поля; в нашем примере надо переместить мышью кнопку поля Филиал в область Фильтр отчета (рис. 8.9), кнопку поля Наименование – в область Название строки, а кнопки I, II, III, IV – в область ∑ Значения.

Сводная таблица, созданная для нашего примера (табл. 8.6), в первой строке содержит поле со списком. Если список раскрыть, то из него можно выбрать конкретный филиал или все (филиалы) – в зависимости от выбора изменяется содержимое столбца Всего.

Таблица 8.6

Пример сводной таблицы

Филиал	( Все)
Название	Данные	Всего
Компьютеры	Сумма по полю I	5945
	Сумма по полю II	8238
	Сумма по полю III	8355
	Сумма по полю IV	6237
Материнские платы	Сумма по полю I	986
	Сумма по полю II	790
	Сумма по полю III	837
	Сумма по полю IV	764
Мониторы	Сумма по полю I	1552
	Сумма по полю II	1382
	Сумма по полю III	1633
	Сумма по полю IV	1200
Процессоры	Сумма по полю I	1230
	Сумма по полю II	1277
	Сумма по полю III	1033
	Сумма по полю IV	997
Итог Сумма по полю I		9713
Итог Сумма по полю II		11687
Итог Сумма по полю III		11858
Итог Сумма по полю IV		9198

Фильтрация данных позволяет быстро находить нужные значения в столбцах таблицы. Выполнять фильтрацию можно по одному или нескольким столбцам данных. С помощью фильтра можно контролировать не только отображаемые, но и исключаемые данные. Можно выполнять фильтрацию на основе выбранных в списке параметров или создавать специальные фильтры, чтобы сконцентрироваться на необходимых данных.

Для выполнения фильтрации необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. выделить таблицу, выбрать вкладку Данные/Фильтр;

2. щелкнуть стрелку в заголовке столбца, чтобы отобразить список, котором можно выбрать фильтр;

3. выбрать в списке числовые или текстовые фильтры;

4. выбрать соответствующий критерий, в диалоговом окне Пользовательский автофильтр задать значения, нажать кнопку ОК.

Промежуточные итоги позволяют автоматически подвести итоги для столбца данных. Предварительно необходимо отсортировать таблицу данных по столбцу, для которого будут подводиться итоги.

Для подведения итогов необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. выделить таблицу, выбрать вкладку Данные/Промежуточный итог;

2. в поле При каждом изменении в: выбрать столбец для подсчета итогов;

3. выбрать функцию в поле Операция;

4. установить флажки в поле Добавить итоги по;

5. установить флажки Заменить текущие итоги и Итоги под данными и нажать кнопку ОК (рис. 8.10).

Рис. 8.10. Подведение промежуточных

итогов

На этом завершим рассмотрение табличного процессора Excel. Как и при описании текстового процессора Word (см. раздел 7), мы не ставили перед собой задачу проиллюстрировать абсолютно все возможности данного приложения. Для более полного знакомства с Excel мы рекомендуем проделать лабораторные и контрольные работы, приведенные в [5], а также познакомиться с расширенными возможностями Excel [1, 2].

Кроме консолидации данных, построения сводных таблиц, фильтрации и итогов, Excel предоставляет и другие возможности, позволяющие работать с электронными таблицами как с базой данных. При желании эти возможности можно изучить самостоятельно, пользуясь литературой [1, 2, 9, 13] и встроенной справкой. Но еще лучше воспользоваться более мощными средствами, имеющимися в системах управления базами данных (СУБД), которым посвящен следующий раздел.