8.4. Выполнение расчетов по формулам и построение диаграмм

Формулу вводят в ячейку для вычисления значений по представленным в таблице данным. Любая формула начинается со знака = . Для обозначения основных операций используются инструкции, сгруппированные по типам в таблице 8.1.

Таблица 8.1

Инструкции, используемые в Microsoft Excel

Инструкции	Значение
Арифметические
+ - / *	Сложение, вычитание, деление, умножение
%	Процент (например, 5% в формулах рассматривается как 0.05 )
^	Возведение в степень (например, 2.3 ^ 3 = 12.167)
Сравнения
= > <	Равно, больше, меньше
>= <= <>	Больше или равно, меньше или равно, не равно
Текстовые
&	Объединение последовательностей символов в одну последовательность (конкатанация)
Адресные
Диапазон (двоеточие)	Ссылка на все ячейки в границах диапазона включительно
Объединение (запятая)	Ссылка на объединение ячеек диапазонов
Пересечение (пробел)	Ссылка на общие ячейки диапазонов

Для ввода формулы в ячейку необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить нужную ячейку.

2. Указать в качестве первого символа знак равенства; для этого ввести знак = или щелкнуть мышью по знаку = в строке формул.

3. Ввести часть формулы до той позиции, в которой должна указываться первая ссылка.

4. Задать ссылку на нужную ячейку или диапазон ячеек. При этом могут использоваться два способа: ссылка на эти элементы вводится посимвольно с клавиатуры или ввод осуществляется щелчком мыши на нужной ячейке (методом указания). Последний способ предпочтительней, поскольку ввод ссылок с клавиатуры требует больших временных затрат и сопряжен с ошибками.

5. Ввести оставшуюся часть формулы. Завершить ввод нажатием клавиши Enter. В ячейке при правильном вводе формулы появляется результат вычисления. Саму формулу можно увидеть теперь в строке формул.

Если формула введена с ошибками или вычисление результата по формуле невозможно, то в ячейке появляется сообщение об ошибке (табл. 8.2).

Таблица 8.2

Сообщения об ошибках в формуле

Текст сообщения	Возможная причина	Способ устранения
# ДЕЛ/0!	Деление на ноль	Проверить и изменить содержимое влияющей ячейки
#ССЫЛКА!	Указана некорректная ссылка	Проверить и исправить ссылки, особенно внешние: правильно ли указан путь, не был ли переименован файл, лист и т. д.
#ЧИСЛО!	Невозможность вычисления значений (например, извлечение квадратного корня из отрицательного числа)	Проверить правильность задания аргументов функции
#ПУСТО!	Неверно указано пересечение диапазонов ячеек (нет общих ячеек)	Задать правильно диапазон ячеек
#ЗНАЧ!	Задан аргумент недопустимого типа	Уточнить типы аргументов для применяемой функции
#ИМЯ!	Указано недопустимое имя операнда (например, функции или диапазона)	Проверить правильность написания имен
#Н/Д!	Нет данных в ячейке, на которую сделана ссылка	Проверить содержимое влияющей ячейки

Для поиска ошибок в формулах Excel предоставляет специальный режим, в котором на экране графически отображаются связи между влияющими и зависимыми ячейками. Для включения этого режима надо воспользоваться вкладкой Формулы группа Зависимости формул/Влияющие ячейки (Зависимые ячейки), и тогда можно визуально наблюдать, какие ячейки влияют на содержимое той или иной ячейки (выявить влияющие ячейки) и на содержимое каких ячеек она сама влияет (выявить зависимые ячейки).

	A	B	C	D
1	34	12	10	=A1+B1+C1
2	45	23	7
3	=A1+A2

Рис. 8.4. Пример использования ссылок

В примере на рис. 8.4 в ячейки A1:C2 введены числа, а в ячейке A3 записана формула =A1+A2, т. е. сумма элементов первого столбца, и в ячейке D1 – формула =A1+B1+C1, т. е. сумма элементов первой строки. Обе формулы имеют относительные ссылки. При вычислении по этим формулам в ячейках A3 и D1 будут отображены значения 79 и 56 соответственно. Если использовать режим заполнения, указав ячейку A3 и заполнив ячейки B3 и C3, то в них появятся формулы =B1+B2 и =C1+C2, т. е. суммы второго и третьего столбца, соответственно. При копировании ячейки D1 в ячейку D2 в последней будет записана формула =A2+B2+C2, т. е. сумма второй строки, равная 75.

Изменим ссылки в обеих исходных формулах. В ячейку A3 запишем формулу =$A$1+A2, а в ячейку D1 – формулу = A1+$B$1+C$1. При копировании первой формулы в ячейки B3 и C3 в них появятся записи =$A$1+B2 и =$A$1+C2, соответственно. При копировании второй формулы в ячейку D2 в последней появится запись = A2+$B$1+C$1. Так как в формулах указаны абсолютные ссылки (перед номером строки или именем столбца стоит знак $), то при копировании формулы из одной ячейки в другую такая ссылка в формуле не изменяется. Если надо найти сумму соседних ячеек, то можно воспользоваться кнопкой ∑ (автосуммирование) на вкладке Главная, группа Редактирование. Для этого требуется выделить ячейки, которые надо сложить, вместе с ячейкой, в которой будет находиться результат суммирования, и нажать кнопку ∑.

Excel содержит обширный список функций, по которым выполняются вычисления. Для вычисления значений функций используются аргументы. Аргументы функций записываются в скобках, причем задаваемые аргументы должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Функция вводится в ячейку как часть формулы. Если функция стоит в самом начале формулы, то ей должен предшествовать знак = , как и во всякой другой формуле. Чтобы выполнить расчет, используя функцию, нужно предпринять следующие действия:

1. выбрать вкладку Формулы группа Библиотека функций или нажать кнопку f_x строки формул;

2. щ елкнуть по кнопке f_x (вставить функцию) в группе Библиотека функций, выделить нужную категорию, выбрать требуемую функцию и щелкнуть дважды по имени функции или нажать кнопку ОК (рис. 8.5) или выбрать требуемую функцию на ленте инструментов в группе Библиотека функций;

3. указать аргументы.

На первом шаге выбрана математическая функция SIN(), на втором шаге указывается аргумент функции.

Данные, содержащиеся в таблице, можно отобразить графически в виде диаграммы. Построение диаграмм выполняется с помощью вкладки Вставка / Диаграммы. Диаграмма отображает зависимость значений, образующих ряды данных, от признаков, называемых категориями. Например, на любой диаграмме, которая показывает изменение величин во времени, категорией будет время. Ряды данных могут быть в строках или столбцах таблицы. Категории часто размещаются в первом столбце или в первой строке. Для примера приведена таблица 8.3. В ней ряды данных – Продажи, Расходы, категории данных – Годы. На рис. 8.6 показаны соответствующие диаграммы.

Таблица 8.3

Ряды и категории данных

	Год 1	Год 2	Год 3	Год 4	Год 5
Продажи	125000	187500	281250	421875	632813
Расходы	112500	143750	190625	260938	366406

Рис. 8.6. Диаграммы в виде графиков и гистограмм

Рис. 8.7. Окно выбора типа и вида диаграммы

Построение диаграмм состоит из следующих шагов:

1. выделить диапазон, содержащий ряды данных с подписями – с именами строк или столбцов;

2. выбрать вкладку Вставка;

3. выбрать тип и вид диаграммы с помощью кнопки дополнительные инструменты группы Диаграммы (рис. 8.7), нажать кнопку ОК; или выбрать тип и вид диаграммы в группе Диаграммы;

4. во вкладке Работа с диаграммами/Конструктор/Строка/Столбец уточнить (при необходимости) положение рядов данных, а в кнопке Выбрать данные указать местоположение подписей оси Х – категорий и элементы легенды (ряды);

5. ввести необходимые заголовки (название диаграммы, названия осей) и условные обозначения, если они необходимы, – вкладка Макет группы Подписи и оси;

6. разместить диаграмму на том же листе, где находится таблица или на отдельном листе – вкладка Конструктор группа Расположение.

Форматирование элементов диаграммы выполняется следующим образом. Щелкнув правой кнопкой мыши на элементе диаграммы, надо выбрать команду Формат, а затем требуемую вкладку для форматирования диаграммы, или воспользоваться вкладками Конструктор, Формат.