3Проверка вводимых данных

3.1Проверка значений

Чтобы определить тип данных, разрешенный для ячейки или диапазона, выполните следующие действия:

1. Выделите ячейку или диапазон.

2. Выберите команду Проверка в меню Данные, а затем откройте вкладку Параметры.

3. Выберите значение из раскрывающегося списка Тип данных. Для того, чтобы определить формулу, необходимо выбрать значение Другой.

4. Выберите условие из списка Значения. Задайте необходимые данные в появившихся полях. Можете использовать константы, ссылки на ячейки и даже формулы.

5. Если пустые записи допускаются, то установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

6. Если вносимые изменения нужно применить ко всем другим ячейкам, содержащим исходные условия проверки, то установите флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием.

7. Чтобы при выборе ячейки пользователем отображалось дополнительное сообщение для ввода, перейдите на вкладку Сообщение и установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей, после чего укажите заголовок и введите текст для сообщения. Эта возможность используется для того, чтобы подсказать пользователю, какие данные должны вводиться.

8. Перейдите на вкладку Сообщения об ошибке и установите флажок Выводить сообщение об ошибке. Определите сообщение, которое будет выводиться при вводе неверного значения. С помощью списка Вид можно определить, какие действия будут доступны пользователю при вводе неверных данных. Чтобы не допустить ввод неверного значения, выберите опцию Останов. Это действие выполнять необязательно.

Вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений позволяет определить условия для следующих типов данных: Любое значение, Целое число, Действительное, Список, Дата, Время, Длина текста, Другой.

Если в качестве условия вы выбрали Список и установили флажок Список допустимых значений, то пользователь должен будет выбирать значение из указанного списка. Диапазон, используемый для списка, определяется в поле Источник. Диапазон должен представлять собой строку или столбец и находиться на том же рабочем листе. Если список находится на другом рабочем листе, то можно определить для него имя, которое затем использовать в качестве источника. В этом случае перед именем нужно поставить знак равенства. Если список небольшой, то его можно ввести непосредственно в поле. Элементы списка разделяются символом, определенным в настройках региональных стандартов системы (для России это обычно точка с запятой, иногда – запятая).

Если в качестве условия вы выбрали Другой, то для проверки корректности данных может использоваться формула. Формула задается непосредственно в поле Формула, или же определяется как ссылка на ячейку, содержащую формулу. Формула должна иметь значение ИСТИНА для корректных данных и ЛОЖЬ ^_ для некорректных данных. При использовании относительных ссылок формулу нужно задавать для левой верхней ячейки диапазона так же, как в формулах условного форматирования.

После того как данные введены, можно найти значения, не удовлетворяющие условиям. Для этого используется панель инструментов Зависимости. Чтобы ее вывести на экран, в меню Сервис укажите на пункт Зависимости формул, а затем выберите команду Панель зависимостей. Если щелкнуть на кнопке Обвести неверные данные, ячейки, содержащие неверные данные будут обведены. Если неверные данные исправить, обводка будет снята. Можно удалить обводку с помощью кнопки Удалить обводку неверных данных той же панели, не исправляя данных.

Для обнаружения ячеек, имеющих условия на значения, можно воспользоваться диалоговым окном Переход (открывается командой Правка / Перейти или клавишей F5). Щелкните на кнопке Выделить и затем выберите переключатель проверка данных. Далее выберите переключатель всех или этих же и нажмите кнопку ОК.