4.3.2 Создание серийных документов

 Для создания серий документов, одинаковых по содержанию, но имеющих, например, разных адресатов, в Word предусмотрена технология слияние, которая предоставляет возможность слияния основного документа, содержащего постоянную информацию, и источника переменной информации – записей базы данных.

И сточником переменной информации (источником данных) для слияния может быть таблица, созданная в любом текстовом редакторе, СУБД реляционного типа (dBASE, Paradox, FoxPro, Access и др.), в электронной таблице (Excel, Lotus и др.).

Основной документ – документ, представляющий собой, например, письмо, в которое вместо конкретной информации (фамилий, имен и адресов) вставляются поля слияния, содержащие ссылки на источник данных. В результате подстановки значений полей слияния в текст основного документа, создается новый документ, в котором для каждой записи источника данных создается новая страница.

Облегчает процесс создания документа слияния Мастер слияния, который вызывается командой Сервис/Письма и рассылки/Слияние. Эта команда на экран выводит панель Слияние (рис. 4.22) в области задач окна Word. Слияние выполняется за шесть шагов.

2. В папке Word создать документ Письма, содержащий основной документ – уведомление о выигрыше в рекламной акции, и источник данных с информацией об участниках акции.

Рекомендации по выполнению

• В текстовом процессоре Word создайте документ Письма.

• Активизируйте Мастера слияния командой Сервис/ Письма и рассылки/ Слияние. На экране в области задач откроется панель Слияние.

• Организуйте слияние, отвечая на запросы Мастера слияния:

Этап 1 – выберите тип основного документа – письма и нажмите ссылку Далее;

Этап 2 – выберите способ создания основного документа – Текущий документ и нажмите ссылку Далее;

Этап 3 – выберите получателей – Создание списка и нажмите ссылку Создать. На экран выведется окно Новый список адресатов;

• для изменения структуры источника данных нажмите [Настройка];

• в открывшемся окне Настройка списка адресов с помощью кнопок: [Добавить], [Удалить], [Переименовать], [Вверх], [Вниз] создайте поля источника (см. рис. 4.23) и нажмите [ОK];

Рис. 4.23 Окно Настройка списка адресов

• заполните источник данных двумя-тремя записями с произвольной информацией по всем полям, например, о себе и студентах своей группы (рис. 4.24) и нажмите [Закрыть];

• в открывшемся окне Сохранение списка адресатов укажите имя файла Список_выигрыш и папку Word. Нажмите [Сохранить];

• в открывшемся окне Получатели слияния (рис. 4.25) можно сортировать или редактировать данные списка. Нажмите [ОК] и ссылку Далее;

Этап 4 – наберите текст основного документа и в нужные места вставьте поля слияния (обозначены серым цветом), которые открываются кнопкой [Вставить поля слияния] на панели инструментов Слияние (рис. 4.26) и нажмите ссылку Далее;

Рис. 4.24 Вид окна Новый список адресов

Этап 5 – просмотрите результат слияния, используя кнопки панели Слияние и нажмите ссылку Далее;

Рис. 4.25 Вид таблицы источника данных

Этап 6 – при необходимости распечатайте результаты слияния.

• Сохраните и закройте документ Письма.

Рис. 4.26 Вид основного документа

3. Выполнить редактирование основного документа и источника данных в документе слияния Письма.

Рекомендации по выполнению

• Откройте файл Письма.

• В открывшемся окне Microsoft Office Word (рис. 4.27) нажмите [Да]. Откроется страница документа слияния, которая содержит текст уведомления о выигрыше для одного из адресатов, и панель Слияние.

Рис. 4.27 Запрос на разрешение слияния

• Просмотрите письма для всех адресатов, используя кнопки навигации на панели Слияние.

• Измените в основном документе дату выплаты выигрыша, например, на 10 августа. Убедитесь, что изменения произошли во всех письмах, используя кнопки навигации.

• Добавьте в таблицу источника данных новую запись об участнике акции:

• нажмите кнопку [Адресаты слияния] на панели Слияние;

• в открывшемся окне Получатели слияния нажмите [Изменить];

• в открывшемся окне источника данных Список_выигрыш нажмите [Создать запись];

• в открывшемся окне с чистыми полями введите информацию ещё об одном студенте из своей группы и нажмите [Закрыть], а затем [ОК] в окне Получатели слияния.

• Просмотрите подготовленные письма, используя кнопки навигации.

• Сохраните и закройте документ Письма.

4. Для рассылки писем создать документ слияния Конверты, содержащий основной документ – конверт, на основе документа слияния Письма.

Рекомендации по выполнению

• Откройте файл Письма.

• В открывшемся окне Microsoft Office Word (рис. 4.27) нажмите [Да] для разрешения слияния.

• Создайте конверты для рассылки писем:

• нажмите кнопку [Выбрать тип документа] на панели Слияние;

• в открывшемся окне Тип основного документа установите переключатель – конверты и нажмите [ОК];

• в открывшемся окне на вкладке Параметры конверта настройте поля, например, следующим образом: Размер конверта – выберите Размер 14 (127х292 мм); в группе Адрес получателя – нажмите [Шрифт] и установите Arial 16 пт, в счетчике слева введите 18 см;

• на вкладке Параметры печати укажите Способ подачи конверта на принтер, например, адресом вверх и нажмите [ОК];

• в появившемся сообщении (рис. 4.28) нажмите [ОК]. Основной документ примет вид конверта. На странице будут указаны области ввода адреса отправителя и получателя.

Рис. 4.28 Запрос на разрешение изменения

• Заполните конверты:

• введите с клавиатуры адрес отправителя, например, БГЭУ, пр-т Партизанский, 26, 220006, г. Минск;

• введите адрес получателя. Для этого нажмите кнопку [Блок адреса] на панели Слияние и выберите поля адреса получателя, например, как на рис. 4.29. Нажмите [ОК]. Результат – конверты с адресами рассылки. Просмотрите их, используя кнопки навигации.

Рис. 4.29 Настройка заполнения адреса получателя

• Сохраните документ слияния с новым именем Конверты в папке Word командой Файл/Сохранить как.

5. Представить преподавателю результаты работы в папке Word с файлами Форма, Письма и Конверты.

Задания для самостоятельной работы

1. Создать таблицу Ведомость начислений (рис. 4.30) с интерактивным вводом числа отработанных дней (столбец Отработано дней) (по умолчанию значение 22). Введенные значения использовать в формулах столбца Начислено.

Всего рабочих дней		22
№	Фамилия	Оклад, руб.	Отработано дней	Начислено, руб.
1	Иванов	400000	19	?
2	Петров	500000	20	?
3	Сидоров	450000	20	?
4	Николаев	660000	19	?
5	Ильин	900000	18	?

Рис. 4.30 Вид таблицы Ведомость начислений

2. Создать документ слияния Приглашение, содержащий основной документ – приглашение на встречу выпускников, и источник данных с информацией об одногруппниках.

3. Для рассылки приглашений создать документ слияния Конверты1 на основе документа слияния Приглашение.

Контрольные вопросы

1. Для чего предусмотрена технология слияния в Word?

1. Назовите источники переменной информации для слияния.

2. Что такое основной документ в слиянии?

3. Что называется полем в документе Word?

4. Где расположены поля Word?

5. С помощью какой команды вызывается Мастер слияния?

6. Охарактеризуйте основные этапы реализации технологии слияния.

Индивидуальные задания

1. Создать источник данных и основной документ на тему, заданную преподавателем из табл. 4.4. При создании основного документа для визуального его оформления использовать графические возможности Word (например, графические примитивы, автофигуры, рисунки, цвет, тень, объект WordArt и т.д.).

Таблица 4.4

Темы основного документа

Вариант	Тема
1	Напоминание о сроках оплаты
2	Извещение о задолженности по оплате за поставку товара
3	Напоминание об уплате земельного налога
4	Приглашение на презентацию нового диска исполнителя
5	Приглашение на просмотр конкурсных фильмов
6	Рассылка прайс-листа фирмы
7	Рассылка новых предложений по сотрудничеству.
8	Рассылка изменений в реквизитах фирмы
9	Уведомление о выигрыше в рекламной кампании
10	Предложения об участии в рекламной кампании
11	Приглашение на презентацию нового товара фирмы
12	Приглашение на участие в выставке
13	Приглашение на участие в конкурсе
14	Уведомление о задолженности
15	Предложения об участии в благотворительном аукционе

2. Создать письма и конверты c использованием функции слияния.

52