1.3 Создание форм

Формы — это инструмент, предназначенный для удобного введения и редактирования записей таблицы, или нескольких таблиц. С помощью форм можно красиво оформить данные, применять цветовое выделение и заливку, на формах отображаются OLE-объекты, такие как рисунки. Кроме того, если хорошо продумать форму, то при необходимости на экране можно уместить одновременно несколько десятков записей. Наконец, формы можно сделать похожими на привычные бумажные бланки.

Создание форм:

Существует несколько способов создания таблиц:

• Создать автоформу. В этом случае потребуется лишь указать таблицу, для которой вы создаете форму. Все остальное Access сделает самостоятельно. Однако, поскольку все делается автоматически, вы не сможете повлиять на вид формы или указать, какие поля следует включить в форму.

• Воспользоваться мастером форм. Мастер форм выполнит за вас всю техническую работу, задав несколько вопросов. Если вы не планируете создавать очень сложную форму, мастер форм будет лучшим выходом. При использовании мастера Access ведет себя более интеллектуально, чем при использовании автоформу.

• Создать форму в режиме конструктора. Access не делает здесь для вас абсолютно ничего. Вам предлагается пустое окно формы, которое вы заполняете элементами управления, такими как поля ввода, кнопки и т. д. и связываете эти элементы управления с полями таблиц.

После того, как форма создана, вы также можете воспользоваться режимом конструктора.

Чтобы воспользоваться формой, нужно выбрать ее на закладке «Формы» окна базы данных и либо нажать кнопку «Открыть», либо дважды щелкнуть на имени формы. Кроме того, Access может открыть форму сразу после ее создания с помощью мастера (если вы не выбрали редактирование формы в режиме конструктора).

В открывшемся окне вы можете выбрать создание нового объекта (типы объектов ограничены списком) или открытие объекта из существующего файла.

1.4 Создание отчетов

Отчеты — наиболее удобный инструмент для просмотра на экране или печати на бумаге готовой информации. Информация может быть представлена с различным уровнем детализации, использованием итоговых вычислений, рисунков и диаграмм.

Отчеты очень похожи на формы. Они составляются на основе таблицы или запроса, а если вы открыть отчет в режиме конструктора, то наверняка можно отметить сходство с формой. Однако предназначены отчеты для несколько других задач. Если формы используются в основном для ввода информации в базу данных, то отчеты выдают эту информацию в виде, максимально удобном для просмотра на экране или для печати на бумаге.

Как и формы, отчеты можно создавать различными способами: вы можете создать автоотчет, воспользоваться мастером отчетов или создать отчет самостоятельно в режиме конструктора. При создании отчетов, как и при создании форм, удобнее всего воспользоваться мастером отчетов, а при необходимости подкорректировать созданный отчет в режиме конструктора.

Для создания отчета, как и для создания других объектов, следует переключиться на закладку «Отчеты» окна базы данных и нажать кнопку «Создать». При этом, как и при создании формы, Access выведет на экран окно, в котором предложит указать способ создания отчета и таблицу или запрос, на основе которого он должен быть создан. Если вы выбрали создание отчета с помощью мастера, Access задаст несколько вопросов о создаваемом отчете, чтобы настроить его вид в соответствии с вашими желаниями.

Для исправления некоторых недостатков следует воспользоваться режимом конструктора. Перейти в режим конструктора из режима просмотра отчета можно с помощью той же кнопки «Вид» панели инструментов, которой пользуются для таблиц и запросов.