2.10.2. Інформаційна технологія управління

Характеристика і призначення. Метою інформаційної технології керування є задоволення інформаційних потреб усіх без винятку співробітників фірми, що мають справу з прийняттям рішень. Вона може бути корисна на будь-якому рівні керування.

Ця технологія орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи керування і використовується при гіршій структурованості розв'язуваних задач, якщо їх порівнювати з задачами, розв'язуваними за допомогою інформаційної технології обробки даних.

Інформаційні системи керування ідеально підходять для задоволення подібних інформаційних потреб працівників різних функціональних підсистем (підрозділів) чи рівнів керування фірмою. Інформація, що поставляється ними, містить зведення про минуле, теперішній стан фірми і ймовірне: майбутнє фірми. Ця інформація має вид регулярних чи спеціальних управлінських звітів.

Для прийняття рішень на рівні управлінського контролю інформація має бути представлена в агрегованому виді так, щоб проглядалися тенденції зміни даних, причини відхилень і можливі рішення. На цьому етапі зважуються наступні задачі обробки даних:

• оцінка планованого стану об'єкта керування;

• оцінка відхилень від планованого стану;

• виявлення причин відхилень;

• аналіз можливих рішень і дій.

Інформаційна технологія керування спрямована на створення різних видів звітів.

Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їхнього створення, наприклад місячний аналіз продажів компанії.

Спеціальні звіти створюються по запитах чи керівників коли в компанії відбулося щось незаплановане.

І ті, і інші види звітів можуть мати форму підсумовуючих, порівняльних і надзвичайних звітів.

У підсумовуючих звітах дані об'єднані в окремі групи, відсортовані і представлені у виді проміжних і остаточних підсумків по окремих полях.

Порівняльні звіти містять дані, отримані з різних чи джерел класифіковані по різних ознаках і використовувані для цілей порівняння.

Надзвичайні звіти містять дані виняткового (надзвичайного) характеру.

Використання звітів для підтримки керування виявляється особливо ефективним при реалізації так називаного керування по відхиленнях.

Керування по відхиленнях припускає, що головним змістом одержуваних менеджером даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких установлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів керування по відхиленнях до створюваних звітів пред'являються наступні вимоги:

· звіт повинний створюватися тільки тоді, коли відхилення відбулося;

· зведення в звіті повинні бути відсортовані за значенням критичного для даного відхилення показника;

· усі відхилення бажано показати разом, щоб менеджер міг уловити існуючу між ними зв'язок;

· у звіті необхідно показати кількісне відхилення від норми.

Основні компоненти

Основні компоненти інформаційної технології керування показані на мал. 3.13.

Вхідна інформація надходить із систем операційного рівня. Вихідна інформація формується у виді управлінських звітів у зручному для ухвалення рішення виді.

Рис. 3.13. Основні компоненти інформаційної технології керування

Уміст бази даних за допомогою відповідного програмного забезпечення перетвориться в періодичні і спеціальні звіти, що надходять до фахівців, що участвуют у прийнятті рішень в організації. База даних, використовувана для одержання зазначеної інформації, повинна складатися з двох елементів: