Що таке електронна таблиця

Електронна таблиця -комп'ютерний еквівалент звичайної таблиці, у клітках (осередках) якої записані дані різних типів: тексти, дати, формули, числа.

Результат обчислення формули в клітці є зображенням цієї клітки. Числові дані і дати можуть розглядатися як окремий випадок формул. Для керування електронною таблицею використовується спеціальний комплекс програм - табличний процесор.

Головне достоїнство електронної таблиці - це можливість миттєвого перерахування всіх даних, зв'язаних формульними залежностями при зміні значення будь-якого операнда.

Рядка, стовпці, осередки і їхні адреси

Робоча область електронної таблиці складається з рядків і стовпців, що мають свої імена. Імена рядків - це їхнього номера. Нумерація рядків починається з 1і закінчується максимальним числом, установленим для даної програми. Імена стовпців - це букви латинського алфавіту спочатку від А до Z , потім від АА до AZ , ВА до BZ і т.д..

Максимальна кількість рядків і стовпців визначається особливостями використовуваної програми й обсягом пам'яті комп'ютера, Сучасні програми дають можливість створювати електронні таблиці, що містять більш 1 млн. осередків, хоча для практичних цілей у більшості випадків цього не потрібно.

Перетинання рядка і стовпця утворить осередок таблиці, що має своя унікальна адреса. Для вказівки адрес осередків у формулах використовуються посилання (наприклад, А2 чи З4).

Осередок - область, обумовлений перетинанням стовпця і рядка електронної таблиці.

Адреса осередку - визначається назвою (номером) стовпця і номером рядка.

Посилання - спосіб (формат) вказівки адреси осередку.

Указівка блоку осередків

В електронній таблиці існує поняття блоку (діапазону) осередків, що також має свою унікальну адресу. Як блок осередків може розглядатися чи рядок частина рядка, чи стовпець частина стовпця, а також прямокутник, що складається з декількох рядків і чи стовпців їхніх частин (мал. 14.1). Адреса блоку осередків задається вказівкою посилань першої й останній його осередків, між якими, наприклад, ставиться розділовий символ - двокрапка <:> чи дві крапки підряд <. . >.

Приклад 14.1.

Адреса осередку, утвореної на перетинанні стовпця G і рядка 3, буде виражатися посиланням G3.

Адреса блоку, утвореного у виді частини рядка 1, буде А1..Н1.

Адреса блоку, утворена у виді стовпця B, буде В1..У10.

Адреса блоку, утворена у виді прямокутника, буде D4..F5.

Кожна команда електронної таблиці вимагає вказівки блоку (діапазону) осередків, у відношенні яких вона повинна бути виконана.

Блок використовуваних осередків може бути зазначений двома шляхами: або безпосереднім набором із клавіатури початкової і кінцевої адрес осередків, що формують діапазон, або виділенням відповідної частини таблиці за допомогою клавіш керування курсором. Зручніше задавати діапазон виділенням осередків.

Типовими установками, прийнятими за замовчуванням на рівні всіх осередків таблиці, є: ширина осередку в 9 розрядів, ліве вирівнювання для символьних даних і основний формат для цифрових даних з вирівнюванням вправо.

Блок осередків - група послідовних осередків. Блок осередків може складатися з одного осередку, рядка (чи її частини), стовпця (чи його частини), а також послідовності чи рядків стовпців (чи їхніх частин).

Типова структура інтерфейсу

Як видно на мал. 14.1, при роботі з електронною таблицею на екран виводяться робоче поле таблиці і панель керування. Панель керування звичайно включає: Головне меню, допоміжну область керування, рядок введення і рядок підказки. Розташування цих областей на екрані може бути довільним і залежить від особливостей конкретного табличного процесора.

Рядок головного меню містить імена меню основних режимів програми. Вибравши один з них, користувач одержує доступ до спадаючого меню, що містить перелік вхідних у нього команд. Після вибору деяких команд спадаючого меню з'являються додаткові підменю.

Рис. 14.1. Вид електронної таблиці на екрані

Допоміжна область керування включає:

• рядок стану;

• панелі інструментів;

• вертикальну і горизонтальну лінійки прокручування.

У рядку стану (статусному рядку) користувач знайде зведення про поточний режимі роботи програми, імені файлу поточної електронної таблиці, номері поточного вікна і т.п. Панель інструментів (піктографічне меню) містить визначена кількість кнопок (піктограм), призначених для швидкої активізації виконання визначених команд меню і функцій програми. Щоб викликати на екран ті області таблиці, що на ньому в даний момент не відображені, використовуються вертикальна і горизонтальна лінійки прокручування . Бігунки (движки) лінійок прокручування показують відносну позицію активного осередку в таблиці і використовуються для швидкого переміщення по ній. У деяких табличних процесорах на екрані утворяться спеціальні зони швидкого виклику. При щиглику миші в такій зоні викликається відповідна функція. Наприклад, при щиглику миші на координатній лінійці викликається діалог завдання параметрів сторінки.

Рядок уведення відображає дані, що вводяться в осередок. У ній користувач може чи переглядати редагувати вміст поточної осередку. Особливість рядка введення - можливість бачити формулу, що міститься в поточній осередку, чи функцію, a не її результат. Рядок уведення зручно використовувати для чи перегляду редагування текстових даних.

Рядок підказки призначений для видачі повідомлень користувачу щодо його можливих дій у даний момент.

Приведена структура інтерфейсу є типової для табличних процесорів, призначених для роботи в середовищі Wіndows. Для табличних процесорів, що працюють у DOS, найчастіше відсутні командні кнопки панелей інструментів і лінійки прокручування.

Робоче поле - простір електронної таблиці, що складає з осередків, назв стовпців і рядків.

Панель керування - частина екрана, що дає користувачу інформацію про активний осередок і її вміст, меню і режимі роботи.

Поточна осередок і екран

Поточної (активної) називається осередок електронної таблиці, у якій у даний момент знаходиться курсор. Адреса і вміст поточної осередку виводяться в рядку введення електронної таблиці. Переміщення курсору як по рядку введення, так і по екрані здійснюється за допомогою клавіш руху курсору.

Можливості екрана монітора не дозволяють показати всю електронну таблицю. Ми можемо розглядати різні частини електронної таблиці, переміщаючи по ній за допомогою клавіш керування курсором. При такім переміщенні по таблиці нові рядки (стовпці) автоматично з'являються на екрані замість тих, від яких ми ідемо. Частина електронної таблиці, що ми бачимо на екрані монітора, називається поточним (активним) екраном.

Вікно, робоча книга, лист

Основні об'єкти обробки інформації - електронні таблиці - розміщаються табличним процесором у самостійних вікнах, і чи відкриття закриття цих таблиць є, по суті, чи відкриття закриття вікон, у яких вони розміщені. Табличний процесор дає можливість відкривати одночасна безліч вікон, організувати тим самим "многооконный режим" роботи. Існують спеціальні команди , що дозволяють змінювати взаємне розташування і розміри вікон на екрані. Вікна, що у даний момент ми бачимо на екрані, називаються поточними (активними).

Робоча книга являє собою документ, що містить кілька аркушів, а які можуть входити таблиці, чи діаграми макроси. Ви можете створити книгу для спільного збереження в пам'яті цікавлячих вас аркушів і вказати, яке кількість аркушів вона повинна містити. Всі аркуші робочої книги зберігаються в одному файлі. Помітимо, що, термін "робоча книга" не є стандартним. Так, наприклад, табличний процесор Framework замість нього використовує поняття Frame (рамка).

ДАНІ, ЗБЕРЕЖЕНІ В ОСЕРЕДКАХ ЕЛЕКТРОННОЇ ТАБЛИЦІ

Типи вхідних даних

У кожен осередок користувач може ввести дані одного з наступних можливих видів: символьні, числові, формули і функції, а також дати.

Символьні (текстові) дані мають описовий характер. Вони можуть містити в собі алфавітні, числові і спеціальні символи. У якості їхнього першого символу часто використовується апостроф, а іноді - чи лапки пробіл.

Приклад 14.2. Символьні дані:

Відомість по нарахуванню премії 'Група N142

Числові дані не можуть містити алфавітних і спеціальних символів, оскільки з ними виробляються математичні операції. Єдиними виключеннями є десяткова крапка (кома) і знак числа, що коштує перед ним.

Приклад 14.3. Числові дані:

100 -135

123.32. 435

Формули. Видиме на екрані вміст осередку, можливо, - результат обчислень, зроблених по наявної, але не видимої в ній формулі. Формула може включати ряд арифметичних, логічних і інших дій, вироблених з даними з інших осередків.

Приклад 14.4. Припустимо, що в осередку знаходиться формула +У5 + ( З5 + 2 * Е5) / 4. У звичайному режимі відображення таблиці на екрані ви побачите не формулу, а результат обчислень по ній над числами, що містяться в осередках У5, З5 і Е5.

Функції. Функція являє собою програму з унікальним ім'ям, для якої користувач повинний задати конкретні значення аргументів функції, що коштують у дужках після її імені. Функцію (так само, як і число) можна вважати часткою случаємо формули. Розрізняють статистичні, логічні, фінансові й інші функції.

Приклад 14.5. Осередок містить функцію обчислення середнього арифметичного значення безлічі чисел, що знаходяться в осередках У4, У5, У6, У8. у наступному виді:

@AVG (У4 .. У6, У8).

Дати. Особливим типом вхідних даних є дати. Цей тип даних забезпечує виконання таких функцій, як додавання до дати числа (перерахування дати вперед та назад) чи обчислення різниці двох дат (тривалості періоду). Дати мають внутрішній (наприклад, дата може виражатися кількістю днів від початку 1900 чи року порядковим номером дня по Юліанському календарі) і зовнішній формат. Зовнішній формат використовується для введення і відображення дат. Найбільш уживані наступні типи зовнішніх форматів дат:

- ДД-МММ-ГГ (04-янв-95);

- МММ-ДД-ГГ (Янв-04-95);

- ДЦ-МММ (04-янв);

- МММ-ГГ (Янв-95).

Увага! Тип вхідних даних, що містяться в кожнім осередку, визначається першим символом, що повинний трактуватися не як частина даних, а як команда переключення режиму:

якщо в осередку містяться числа, те перший їхній символ є або цифрою, або десятковою крапкою, або знаком числа ( чиплюсом мінусом); якщо в осередку міститься формула, те перший її символ повинний бути обраний певним чином у відповідності зі специфікою конкретного табличного процесора. Для цього часто використовуються ліва кругла дужка, знак числа ( чиплюс мінус), знак рівності і т.п.;

осередок, що містить функцію, завжди використовує в якості першого спеціальний символ @ ;

якщо осередок містить символьні дані, її першим символом може бути одинарна (апостроф) чи подвійні лапки, а також пробіл.

Форматування числових даних в осередках

Ви можете використовувати різні формати представлення числових даних у рамках однієї і тієї ж електронної таблиці. За замовчуванням числа розташовуються в клітці, вирівнюючи по правому краї. У деяких електронних таблицях передбачена зміна цього правила. Розглянемо найбільш розповсюджені формати представлення числових даних.

Основний формат використовується за замовчуванням, забезпечуючи запис числових даних в осередках у тім же виді, як вони чи вводяться обчислюються.

Формат з фіксованою кількістю десяткових знаків забезпечує представлення чисел в осередках із заданою точністю, обумовленої встановленим користувачем кількістю десяткових знаків після коми (десяткової крапки). Наприклад, якщо встановлений режим форматування, що включає два десяткових знаки, то число, що вводиться в осередок, 12345 буде записано як 12345,00, а число 0.12345 - як .12.

Процентний формат забезпечує представлення введених даних у формі відсотків зі знаком % (відповідно до встановленої кількості десяткових знаків). Наприклад, якщо встановлена точність в один десятковий знак, то при введенні 0.123 на екрані з'явиться 12.3%, а при введенні 123 - 12300.0%.

Грошовий формат забезпечує таке представлення чисел, де кожні три розряди розділені коми. При цьому користувачем може бути установлена визначена точність представлення (з округленням до цілого чи числа в два десяткових знаки). Наприклад, уведене число 12345 буде записано в осередку як 12,345 (з округленням до цілого числа) і 12,345-00 (з точністю до двох десяткових знаків).

Науковий формат, використовуваний для представлення дуже великих чи дуже маленьких чисел, забезпечує представлення чисел, що вводяться, у виді двох компонентів:

- мантиси, що має один десятковий розряд ліворуч від десяткової крапки, і якогось (обумовленого точністю, заданої користувачем) кількості десяткових знаків праворуч від її;

- порядку числа.

Приклад 14.6. Уведене число 12345 буде записано в осередку як 1.2345Е +04 (якщо встановлена точність складає 4 розряди) і як 1.23Е +04 (при точності в 2 розряди). Число .0000012 у науковому форматі буде мати вид 1.2Е-06.

Форматування символьних даних в осередках

За замовчуванням символьні дані вирівнюються по лівому краї осередку. Ви можете змінити формат представлення символьних даних в електронній таблиці. Для цього існують наступні можливості.

Вирівнювання до лівого краю осередку розташовує перший символ даних, що уводяться вами, у крайній лівій позиції осередку. Для багатьох програм цей режим використовується за замовчуванням як основний.

Вирівнювання до правого краю осередку розташовує останній символ даних, що вводяться в осередок, у її крайній правій позиції.

Вирівнювання по центрі осередку розташовує вводимые дан по центрі осередку.

Форматування даних - вибір форми представлення числових чи символьних даних в осередку.

Зміна ширини стовпчика

Відображення числових даних залежить не тільки від обраного формату, але також і від ширини стовпчика (осередку), у якій ці дані розташовуються. Ширина стовпчика при текстовому режимі екрана встановлюється в знаках, а при графічному режимі екрана - у незалежних одиницях. Кількість знаків в осередку залежить від її ширини, кегля, гарнітури, а також від конкретного тексту. Так, наприклад, не складає проблеми розташувати число 12345 у форматі з коми без дробової частини в осередку шириною в 9 знаків. Однак ви не зможете його розташувати там у грошовому форматі з двома десятковими знаками, оскільки число $12,345.00 займає 10 розрядів, перевищуючи тим самим ширину осередку. У даному випадку необхідно змінити використовуваний формат представлення числа або збільшити ширину стовпчика.

Увага! Якщо ширина числа, що вводиться, перевищує ширину осередку (стовпчика), осередок заповнюється зірочками, що сигналізують про те, що ширина осередку недостатня для відображення даних.

Формули

Обчислення в таблицях виробляються за допомогою формул. Результат обчислення міститься в осередок, у якій знаходиться формула.

Формула починається зі знака чи плюс лівої круглої дужки і являє собою сукупність математичних операторів, чисел, посилань і функцій.

При обчисленнях за допомогою формул дотримується прийнятий у математику порядок виконання арифметичних операцій.

Формули складаються з операторів і операндов, розташованих у визначеному порядку. У якості операндов використовуються дані, а також посилання окремих чи осередків блоків осередків. Оператори у формулах позначають дії, вироблені з операндами. У залежності від використовуваних операторів розрізняють арифметичні (алгебраїчні) і логічні формули.

В арифметичних формулах використовуються наступні оператори арифметичних дій:

+ додавання,

- вирахування,

* множення,

/ розподіл,

^ зведення в ступінь.

Кожна формула в електронній таблиці містить трохи арифметичних дій з її компонентами. Установлено послідовність виконання арифметичних операцій. Спочатку виконується зведення в ступінь, потім - множення і розподіл і тільки після цього - вирахування і додавання. Якщо ви вибираєте між операціями одного рівня (наприклад, між множенням і розподілом), то варто виконувати їх ліворуч праворуч. Нормальний порядок виконання операцій змінюють уведенням дужок. Операції в дужках виконуються першими.

Арифметичні формули можуть також містити оператори порівняння: дорівнює (=), не дорівнює (< >), більше (>), менше (<), не більш (<=), не менш (>=). Результатом обчислення арифметичної формули є число.

Логічні формули можуть містити зазначені оператори порівняння, а також спеціальні логічні оператори:

#NOT# - логічне заперечення "НЕ",

#AND# - логічне "И",

#OR# - логічне "ЧИ".

Логічні формули визначають, вираження щире чи ложно. Щирим вираженням привласнюється чисельна величина 1, а помилковим - 0. Таким чином, обчислення логічної формули закінчується одержанням оцінки "Істинно" (1) чи "Ложно" (0).

Приклад 14.7. Приведемо кілька прикладів обчислення арифметичних і логічних формул по наступним даним:

	A		B		C
1	3		5		2
2	3		12		1
3	4		7		6
Формула		Результат		Объяснение
=А1+В1*3		18		Содержимое ячейки В1 умножается на 3, и результат складывается с содержимым ячейки А1. (Умножение выполняется первым).
=А2-В3+С2		-3		Содержимое ячейки В3 вычитается из содержимого ячейки А2, а затем к результату добавляется содержимое ячейки С2. (Сложение и вычитание как действия одного уровня выполняются слева направо).
=В2/(С1*А2)		2		Содержимое ячейки С1 умножается на содержимое А2, и затем содержимое ячейки В2 делится на полученный результат. (Любые действия в скобках выполняются первыми).
=В1^С1-В2/А3		22		Содержимое ячейки В1 возводится в степень, определяемую содержимым ячейки С1, затем определяется частное от деления содержимого ячейки В2 на содержимое ячейки А3. Полученное частное вычитается из первого результата. ( Возведение в степень выполняется первым, затем выполняется деление и только потом - вычитание).
=А1>0#OR#C3>0		1		Поскольку содержимое ячеек А1 (3>0) и С3 (6>0) представляет собой положительные числа, всему выражению присваивается численная величина 1 ('Истинно').

За замовчуванням електронна таблиця обчислює формули при їхньому введенні, перераховує їх повторно при кожній зміні вхідних у них вихідної даних, формули можуть включати функції.

Функції

Під ф у н к ц и е й розуміють залежність однієї перемінної (у) від однієї (х) чи декількох перемінних (х1, х2, ..., xn). Причому кожному набору значень перемінних х1, х2, ..., xn буде відповідати єдине значення визначеного типу залежної перемінний y. Функції вводять у таблицю в складі формул або окремо. В електронних таблицях можуть бути представлені наступні види функцій:

математичні;

статистичні;

текстові;

логічні;

фінансові;

функції дати і часу й ін.

Математичні функції виконують різні математичні операції, наприклад, обчислення логарифмів, тригонометричних функцій, перетворення радіан у градуси і т.п..

Статистичні функції виконують операції по обчисленню параметрів випадкових чи величин їхніх розподілів, представлених безліччю чисел, наприклад, стандартного відхилення, середнього значення, медіани і т.п..

Текстові функції виконують операції над текстовими чи рядками послідовністю символів, обчислюючи довжину рядка, перетворюючи заголовні букви в рядкові і т.п.

Логічні функції використовуються для побудови логічних виражень, результат яких залежить від істинності умови, що перевіряється.

Фінансові функції використовуються в складних фінансових розрахунках, наприклад визначення норми дисконту, розміру щомісячних виплат для погашення кредиту, визначення амортизаційних відрахувань і ін.

Усі функції мають однаковий формат запису і включають ім'я функції і перелік аргументів, що знаходиться в круглих дужках, розділених комами. Приведемо приклади найбільше що часто зустрічаються функцій.

Приклад 14.8. SUM(Список) - статистична функція визначення суми всіх числових значень у Списку. Список може складатися з адрес осередків і блоків, а також числових значень.

SUM(B5..E5)

SUM(A3..E3, 230)

AVERAGE(Список) - статистична функція визначення середнього арифметичного значення всіх перерахованих у Списку величин.

AVERAGE(5, 20, 10, 5)

AVERAGE(B10..B13, B17)

МАХ(Список) - статистична функція, результатом якої є максимальне значення в зазначеному Списку.

МАХ(У3..У8,А3.,А6)

ІF(Умова, Істинно, Ложно) - логічна функція, що перевіряє на істинність задана логічна умова. Якщо умова виконується, то результатом функції є значення аргументу "Істинно". Якщо умова не виконується, то результатом функції стає значення аргументу "Ложно".

ІF(B4<100, 100, 200)

- якщо осередок У4 містить число менше 100, то функції привласнюється значення 100, якщо ж ця умова не виконується (тобто вміст осередку В4 чи більше дорівнює 100), функції привласнюється значення 200.

АВТОМАТИЧНА ЗМІНА ВІДНОСНИХ ПОСИЛАНЬ ПРИ КОПІЮВАННІ І ПЕРЕМІЩЕННІ ФОРМУЛ

Буфер проміжного збереження

Важливою особливістю багатьох електронних таблиць є буфер проміжного збереження. Буфер використовується при виконанні команд копіювання і переміщення для тимчасового збереження копируемых чи переміщуваних даних, після якого вони направляються по новій адресі. При видаленні даних вони також містяться в буфер. Уміст буфера зберігається доти , поки в нього не буде записана нова порція даних.

Буфер проміжного збереження - це область оперативної пам'яті, надана в розпорядження користувача , за допомогою якої він може перенести дані з однієї частини таблиці в іншу, з одного вікна (таблиці) в інше чи з одного додатка Wіndows в інше.

Відносна й абсолютна адресація

При чи копіюванні переміщенні формули в інше місце таблиці необхідно організувати керування формуванням адрес вихідних даних. Тому в електронній таблиці при написанні формул поряд із уведеним раніше поняттям посилання використовуються поняття відносного й абсолютного посилань.

Абсолютне посилання - це що не змінюється при копіюванні і переміщенні формули адреса осередку, що містить вихідне дане (операнд).

Для вказівки абсолютної адресації вводиться символ $. Розрізняють два типи абсолютного посилання: повна і часткова.

Повне абсолютне посилання вказується, якщо при чи копіюванні переміщенні адреса клітки, що містить вихідне дане, не міняється. Для цей символ $ ставиться перед найменуванням стовпця і номером рядка.

Приклад 14.9. $B$5; $D$12 - повні абсолютні посилання.

Часткове абсолютне посилання вказується, якщо при копіюванні і переміщенні не міняється номер чи рядка найменування стовпця. При цьому символ $ у першому випадку ставиться перед номером рядка, а в другому - перед найменуванням стовпця.

Приклад 14.10. У$5, D$12 - часткове абсолютне посилання, не міняється номер рядка; $B5, $D12 - часткове абсолютне посилання, не міняється найменування стовпця.

Відносне посилання - це змінюється при копіюванні і переміщенні формули адреса осередку, що містить вихідне дане (операнд). Зміна адреси відбувається за правилом відносної орієнтації клітки з вихідною формулою і кліток з операндами.

Форма написання відносного посилання збігається зі звичайним записом.

Правило відносної орієнтації клітки

Формула, де в якості операндов використовуються посилання осередків, сприймається системою як шаблон, а посилання осередків у такому шаблоні - як засіб указівки на місце розташування осередків з операндами щодо осередку з формулою.

Розглянемо правило відносної орієнтації клітки на прикладі.

Приклад 14.11. Клітка з посиланням З2 містить формулу-шаблон додавання двох чисел, що знаходяться в осередках A1 і В4. Ці посилання є відносними і відбивають ситуацію взаємного розташування вихідних даних в осередках A1 і В4 і результати обчислення по формулі в осередку З2. За правилом відносної орієнтації кліток посилання вихідних даних сприймаються системою не самі по собі, а так, як вони розташовані щодо клітки З2:

посилання A1 указує на клітку, що смешена щодо клітки З2 на одну клітку нагору і на двох кліток уліво;

посилання В4 указує на клітку, що смешена щодо клітки З2 на двох кліток вниз і одну клітку вліво.

Копіювання формул

Іншою особливістю електронних таблиць є можливість автоматичної зміни посилань при копіюванні і переміщенні формул.

Копіювання вмісту одного осередку (блоку осередків) в іншу (блок осередків) виробляється для спрощення введення однотипних даних і формул. При цьому здійснюється автоматичне настроювання відносних посилань операндов. Для заборони автоматичного настроювання адрес використовують абсолютні посилання осередків.

Вихідна формула, що підлягає чи копіюванню переміщенню, сприймається як деякий шаблон, де вказується місце розташування вхідних даних щодо місця розташування клітки з формулою.

Копируемую формулу назвемо формулою-оригіналом. Скопійовану формулу - формулою-копією. При копіюванні формул діє правило відносної орієнтації кліток. Тому після закінчення копіювання відносне розташування кліток, що містять формулу-копію і вихідні дані (заданими відносними посиланнями), залишається таким же, як у формулі-оригіналі. Пояснимо на прикладі.

Приклад 14.12. На мал. 14.2 ми бачимо результат копіювання формули, що міститься в осередку A3, при використанні відносних, цілком абсолютних і частково абсолютних посилань. При копіюванні формули з використанням відносних посилань відбувається їхнє автоматичне підстроювання (мал.14.2а). Результати копіювання з використанням абсолютних посилань зі знаком $ приведені на мал.14.2б. Як неважко помітити, застосування абсолютних посилань забороняє автоматичне настроювання адрес, і копируемая формула зберігає свій первісний вид. У приведеному на мал. 14.2у прикладі для заборони автоматичного підстроювання адрес використовуються змішані посилання.

Рис. 14.2. Копіювання формул: а - з відносними посиланнями;

б - з абсолютними посиланнями; у - з частково абсолютними посиланнями

Автоматична зміна посилань відбувається не тільки при копіюванні суб'єкта (тобто формул, що містять посилання), але і при переміщенні об'єкта (тобто осередку, на яку маються зсипання в інших місцях).

Переміщення формул

В електронній таблиці часто переміщають дані з одного осередку (діапазону осередків) в інший заданий осередок (блок осередків). Після переміщення даних вихідний осередок виявиться порожньою. Це головна відмінність переміщення від процесу копіювання, у якому копируемая осередок зберігає свої дані. Переміщення формул також зв'язано з автоматичним підстроюванням вхідних у неї адрес операндов. При переміщенні формул, так само як при їхньому копіюванні, діє правило відносної орієнтації кліток. Тому після переміщення відносне розташування кліток, що містять переміщену формулу і вихідні дані (заданими відносними адресами), зберігається таким же, як у формулі-оригіналі.

Приклад 14.13. На мал. 14.3а ми бачимо переміщення вмісту окремого осередку A3 в осередок З3. У цьому випадку уміст вихідного осередку, не змінюючись, переміщається в осередок призначення, а вихідний осередок залишається порожній. Рис. 14.3б ілюструє випадок переміщення вмісту трьох осередків Al, A2 і A3. При цьому осередки взаємозалежні - уміст третього осередку містить у собі вміст перших двох. Після переміщення ми бачимо, що в результаті автоматичного підстроювання посилань содержащаяся в осередку A3 формула змінився, щоб відбити, що відбулися в електронній таблиці зміни (тепер компоненти содержащейся в осередку З3 суми знаходяться в інших осередках). Так само як і в попередньому випадку, діапазон вихідних осередків після виконання операції переміщення спорожнів.

На мал. 14.3у ми бачимо переміщення вмісту осередку A3 а осередок З3, коли адрес стерпного осередку входить в іншу формулу. Це випадок переміщення залежних осередків. Наприклад, мається додатковий осередок У1, уміст якої залежить від умісту переміщуваного осередку A3. У даному випадку вміст переміщуваного осередку не змінюється, але змінюється вміст залежного осередку В1 (хоча вона не переміщається). Автоматичне підстроювання адрес і в даному випадку відіб'ють зміни в електронній таблиці так, щоб результат формули, що міститься в осередку В1, не змінився.

Останній випадок, не розглянутий на мал. 14.3, зв'язаний з можливістю використання абсолютних адрес. Неважко помітити, що використання абсолютних адрес при виконанні команди переміщення не має змісту, оскільки над ними також виконується автоматичне підстроювання адрес для відображення змін, происходимых у таблиці.

Рис. 14.3. Переміщення вмісту осередків: а-одного осередку;

б - стовпчика; у - залежних осередків

У цілому команда переміщення є непростою командою, і вам належить добре подумати, перш ніж переміщати формули і функції, що містять посилання. При переміщенні символьних даних ніяких труднощів не виникає.

14.2. ФУНКЦІОНАЛЬНІ МОЖЛИВОСТІ ТАБЛИЧНИХ ПРОЦЕСОРІВ

Характеристика режимів і команд

Графічні можливості

ХАРАКТЕРИСТИКА РЕЖИМІВ І КОМАНД

Режими роботи табличного процесора

Табличний процесор може мати кілька режимів роботи, найбільш важливі з них: режим готовності, режим уведення даних, командний режим, режим редагування.

Режим готовності - режим, у якому відбувається вибір чи осередку блоку осередків для чи коректування виконання якої-небудь операції. У цьому режимі текстового курсору ні, а є виділення активного осередку кольором (підсвічування).

Режим уведення даних. Як тільки ви почали вводити дані у визначений осередок, ви автоматично залишаєте режим готовності і входите в режим уведення даних. Цей режим може також ініціюватися спеціальною комбінацією "гарячих" клавіш. Закінчивши введення даних в осередок, ви залишаєте режим введення і шукайте новий осередок у режимі готовності. Така послідовна зміна режимів відбувається при роботі з електронною таблицею багаторазово доти , поки ви не закінчите введення даних в усі потрібні вам осередку.

Робота в режимі введення сконцентрована на виборі визначених осередків. Однак чи рано пізно вам буде потрібно зберегти введені дані, відсортувати, чи роздрукувати зробити інші дії. У цьому випадку об'єктом ваших дій буде вже не один осередок, а деяка їхня чи сукупність уся таблиця. Вам буде потрібно перейти в командний режим.

Командний режим. Найбільш розповсюдженим способом переходу з режиму готовності в командний режим є натискання клавіші </> (слэш) чи <F10>. Після цього користувачу надається можливість чи мишею комбінацією клавіш вибрати і виконати потрібну йому команду (пункт) головного меню. Після виконання команди відбувається повернення до режиму готовності.

Примітка. Пункти головного меню часто називають режимами головного меню, командами, іноді іменами викликуваних підміню.

Режим редагування. При переході в режим уведення даних колишній уміст поточної осередку губиться. Якщо ми хочемо, щоб цього не відбувалося, використовуємо спеціальний режим редагування, инициируемый визначеною клавішною комбінацією. Режим редагування дає можливість вносити зміни у вміст осередку без повного повторення її набору з клавіатури. Цей режим особливо зручний, коли зміни в порівнянні з вмістом осередку невеликі. У режимі редагування вміст активного осередку з'являється на контрольній панелі, доступне для внесення змін.

Основні групи команд

Табличний процесор має у своєму розпорядженні велику кількість команд, кожна з який має різні параметри (опції). Команди разом з додатковими опціями утворять систему ієрархічного меню, що у кожного типу табличних процесорів має свої особливості. На верхньому рівні ієрархічного меню знаходиться головне меню. Вибір команди з меню виробляється одним із двох способів:

за допомогою клавіш керування курсором з натисканням клавіші введення;

уведенням із клавіатури спеціально виділеного символу обраної команди (цей символ може бути виділений у меню кольором, чи підкресленням використанням верхнього регістра).

Додаткову інформацію про команди, що складають меню електронної таблиці, і їхньому використанні можна одержати, викликавши систему допомоги.

Незважаючи на особливості командних систем у табличних процесорах, сукупність команд, наданих у розпорядження користувача деякою усередненою електронною таблицею, можна розбити на наступні типові групи:

команди для роботи з файлами;

команди редагування;

команди форматування;

команди для роботи з вікнами;

команди для роботи з електронною таблицею як з базою даних;

печатка;

сервіс;

одержання довідкової інформації;

використання графіки.

Команди для роботи з файлами

Щоб створений документ використовувати в подальшій роботі з електронною таблицею, його потрібно зберегти, записавши у файл. При роботі з файлами програма дозволяє зберігати і завантажувати файли у вікна електронної таблиці. Кожен файл при цьому відкривається в окремому вікні. Спеціальні команди дають можливість користувачу відкривати і закривати визначені вікна. При запуску програми, як правило, відкривається нове, порожнє вікно.

При великій кількості інформації на диску пошук потрібного файлу для його завантаження у вікно електронної таблиці може стати проблемою. Для її рішення в групу команд, призначених для роботи з файлами, звичайно включаються команди, що забезпечують можливість пошуку необхідних файлів без виходу з програми електронної таблиці.

Команди редагування

Уведення даних і зміну вмісту будь-якого діапазону осередків здійснюються за допомогою групи команд редагування, головними з який є переміщення, копіювання і видалення.

Поряд зі зміною і видаленням вмісту осередків електронної таблиці в ряді випадків потрібно вставка (видалення) у неї визначеного діапазону осередків. Вставка (видалення) осередків зв'язана зі зміною структури таблиці. При вставці стовпця інші стовпці зрушуються з місця вставки на одну позицію вправо. При вставці рядка інші рядки зрушуються від місця вставки на одну позицію вниз. У ряді електронних таблиць маються також команди вставки нового робочого листа, макросу, діаграми, малюнка і т.п. , включаючи об'єкти, створені в інших програмних середовищах.

Серед команд редагування особливе місце займають команди пошуку і заміни визначеного контексту в рамках усього чи документа виділеної його частини, а також скасування останніх уведених команд (відкочування).

Команди форматування

Важливе значення мають не тільки представлені в електронній таблиці дані, але і їхнє візуальне представлення. Табличні процесори надають у розпорядження користувача велике число команд, зв'язаних з оформленням таблиць. За допомогою цих команд користувач може варіювати напрямок вирівнювання даних в осередках, види шрифту, товщину і розташування ліній, висоту рядка, ширину стовпця, колір тла і т.п. При виконанні будь-якої команди форматування варто виділити область, на которую буде поширюватися дія команди. Якщо цього не зробити, то нові параметри форматування будуть визначені тільки для активного осередку. Більшість табличних процесорів дозволяє призначати і видаляти параметри форматування для даного діапазону осередків незалежно від його вмісту.

Вибір формату і напрямку вирівнювання виробляється автоматично в залежності від характеру даних, що вводиться. Дані, интерпретируемые програмою як текст, вирівнюються по лівому краї, а числа - по правому. Автоматичний вибір формату і способу вирівнювання виробляється тільки в тому випадку, якщо для заповнюваних осередків користувачем попередньо не задані інші параметри.

Багато табличних процесорів дозволяють сховати окремі чи стовпці рядки таблиці.

Сукупність обраних параметрів форматування утворить "стиль", що може бути заданий різним для окремих осередків таблиці. Підтримка списку стилів дозволяє користувачу призначати тому чи іншому об'єкту відразу всю групу потрібних атрибутів форматування (тобто стиль) як єдине ціле. Це не просто прискорює процес форматування, а дозволяє, класифікуючи об'єкти по їхньому виді, реалізувати принцип объектно - орієнтованого форматування. Стиль, обраний користувачем у рамках реалізації режиму автоформатирования, використовується для всього документа.

Команди для роботи з вікнами

Табличний процесор дозволяє одночасно відкривати безліч вікон, організувати тим самим "многооконный режим" роботи. При цьому деякі вікна видні на екрані, інші знаходяться під ними. Відкривши кілька вікон, ви відразу працюєте з декількома електронними таблицями, швидко переміщаючи від однієї до іншої. Існують спеціальні команди, що дозволяють відкривати нове вікно, переходити в інше вікно, змінювати взаємне розташування і розміри вікон на екрані. Крім того, користувач може розділити вікно на двох частин для одночасного перегляду різних частин великої чи таблиці фіксувати шапку (чи інші частини) таблиці, що не буде зникати з екрана при переміщенні курсору в далекі частини таблиці. Існує також можливість роботи з тим самим документом у декількох вікнах.

Команди для роботи з електронною таблицею як з базою даних

При роботі з великими таблицями іноді потрібно знайти потрібний рядок (стовпець) чи зробити сортування таблиці. Для реалізації таких задач до складу табличного процесора входить група команд для роботи з електронною таблицею як з базою даних. Єдиною вимогою, якій повинні задовольняти оброблювані за допомогою таких команд таблиці, є однорідність усіх вхідних у неї рядків. Типовими операціями, що виконують дані команди, є пошук визначених рядків і сортування рядків.

Для пошуку визначених рядків таблиці користувач задає критерій пошуку. Критерій пошуку визначає точне значення визначеного чи полючи чи полів указує деякий діапазон, у якому ці значення знаходяться. Для побудови складних критеріїв, що сполучать у собі вимоги, пропоновані до декількох полів, використовуються логічні оператори "ЧИ" і "И". Завдання складних критеріїв обмежує область пошуку.

Сортування рядків таблиці виробляється за значеннями обраного користувачем стовпця, незалежно від виду даних, що міститься в ньому. За заданим порядком сортування текстові дані сортуються за алфавітом чи в зворотному алфавіту порядку, а числові дані - у порядку чи убування зростання. При цьому користувач повинний указати "блок сортування", що включає всі сортируемые рядка, і "послідовність полів сортування". Остання визначає початкове поле, за значеннями якого буде відсортована вихідна таблиця на першому етапі сортування, вторинне поле, за значеннями якого будуть відсортовані рядки, що мають однакові значення в первинному полі, на другому етапі сортування, і наступні полючи сортування. Таким чином, сортування виконується одночасно по декількох полях сортування.

Крім розглянутих типових операцій табличний процесор може мати ряд спеціальних, наприклад автоматичне підведення підсумків по виділених групах даних, створення зведених таблиць, консолідацію даних і ін.

Примітка. Якщо вихідна таблиця неоднорідна по рядках, але однорідна по стовпцях, перед початком роботи з базами даних таблицю варто транспонувати (тобто провести з нею операцію заміни місцями рядків і стовпців).

Печатка

Процес печатки починається з вибору драйвера принтера. Для кожного типу принтера необхідний свій драйвер. Наступний крок складається в завданні параметрів сторінки, формуванні колонтитулів, а також у виборі виду і розміру шрифту. Далі варто установити число копій, якість печатки і чи кількість номери сторінок документа, що друкуються.

Команда перегляду сторінки дозволяє одержати представлення про її загальний вид ще до печатки. Розміщення інформації на сторінці може бути оптимально пристосоване до її обраних параметрів за допомогою масштабирования і центрування.

Сервіс

Група команд (ми умовно назвали її "сервіс") призначена для надання додаткових можливостей досвідченим користувачам. Ці можливості зв'язані зі створенням макросів, об'єднанням електронних чи таблиць їхніх частин, установкою захисту, експортом і імпортом даних з інших і в інші програмні середовища, підключенням додаткових математичних інструментів і т.п..

Макроси. Макрос, як відомо, - записана послідовність чи команд дій користувача на клавіатурі. Табличні процесори дозволяють створювати власні макроси і тим самим автоматизувати часто повторювані робочі операції. Для запису макросу використовуються спеціальні мови макропрограмування. Так, в електронній таблиці

Excel 5.0 використовуються мови Excel 4.0 і Vіsual Basіc. Макроси, написані на цих мовах, зберігаються й обробляються на окремих аркушах у робочій книзі. Найбільш простий спосіб створення макросу - застосування макрорекордера, що міститься в деяких електронних таблицях; він перетворить послідовність обираних користувачем дій на клавіатурі в код мови макропрограмування. Однак використання макрорекордера має свої обмеження. Так, якщо користувач створює програму, що містить цикли, крапки розгалуження й інші складні елементи програмування, йому доведеться самому написати (і налагодити) програму мовою, убудованому в середовище табличного процесора. Існують спеціальні команди для запису, програвання і налагодження макросів.

Установка захисту. Щоб не допустити внесення змін у вміст деяких (чи усіх) осередків електронної таблиці, установлюється захист. Після установки захисту введення в осередки нових даних, їхня чи зміна видалення буде неможливим доти , поки захист не буде знята. Осередку електронної таблиці можуть бути захищені чи глобально локально вказівкою адреси блоку.

Багато програм захищають створювані в них електронні таблиці від несанкціонованого доступу за допомогою паролів. Уводячи пароль, помнете, що він чуттєвий до обираному вами регістру (рядкових чи заголовних букв).

Експорт і імпорт даних. Дня рішення складних задач часто виникає необхідність обміну даних електронної таблиці з іншими програмними продуктами. Електронні таблиці перетворять файли, створені в інших програмах, у "свій" формат і навпаки. У деяких з них особливо виділяється режим імпортування текстових файлів.

Використання математичних інструментів. Потреби користувача електронних таблиць часто не обмежуються тільки рішенням поставленої задачі. Користувач найчастіше зацікавлений у додатковій інформації і її дослідженні (моделюванні). Моделювання в електронній таблиці зв'язано з рішенням цілого ряду загальних задач, таких, як "Що буде, якщо ?", "Як зробити, щоб ?", аналіз чутливості, оптимізація й ін. Іноді використовуються спеціальні методи дослідження, У їхньому числі регресійний і дисперсійний аналіз, звертання матриць, використання спеціальних функцій. Багато математичних інструментів надаються користувачу електронною таблицею.

Система одержання довідкової інформації

Табличні процесори мають електронні довідники, що надають користувачу інструкції про можливість виконання основних операцій, інформацію з конкретних команд меню й інші довідкові дані. Особливість одержання довідкової інформації за допомогою електронного довідника в тім, що вона видається в залежності від ситуації, у якій виявився користувач. Так, якщо в меню користувачем обрана визначена команда, те після звертання до довідкової системи

( звичайно воно ініціюється клавішею <F1>) на екрані буде представлена сторінка довідника, що містить інформацію про виділену команду, У деяких табличних процесорах можливе перебування необхідної інформації в довіднику шляхом завдання теми пошуку.

ГРАФІЧНІ МОЖЛИВОСТІ

Використання графіки

Значення представлення даних у графічній формі важко переоцінити. Це підвищує наочність отриманих результатів і показує співвідношення різних значень і динаміку їхньої зміни. Табличні процесори розташовують поруч команд для побудови різних типів діаграм, за допомогою яких можна по-різному інтерпретувати числові значення. З огляду на важливість використання графічних можливостей при роботі з електронною таблицею, розповімо про їх докладніше.

Розглядаючи графічні можливості табличних процесорів, ми скористаємося даними про прибуток, отриманої протягом року по кварталах, у трьох магазинах фірми.

	A	B	C	D	E
1		1-й кв.	2-й кв.	3-й кв.	4-й кв.
2
3	Магазин 1	20,4	27,4	90	20,4
4	Магазин 2	30,6	38,6	34,6	31,6
5	Магазин 3	45,9	46,9	45	43,9

Таблиця 14.1. Дані про прибуток по кварталах

Види використовуваних діаграм

На приведених діаграмах розглядаються дані табл. 14.1, представлені в різних графічних форматах.

Кругова діаграма (мал. 14.4) використовується для графічної інтерпретації одного перемінної - поквартального розподілу прибутку одним з магазинів.

Значення цієї перемінної представляються в діаграмі секторами кола. Цей тип діаграм звичайно використовується для порівняння окремих значень перемінної між собою і з загальною їхньою сумою.

Діаграми, приведені на мал. 14.4 - 14.7, призначені для інтерпретації декількох перемінних (поквартального розподілу прибутку трьох магазинів).

Вертикальна столбцовая діаграма зображує кожне значення перемінної як вертикальний стовпчик. Використовується для порівняння значень перемінних у різні моменти часу.

Лінійний графік зображує кожну перемінну у виді ламаної лінії. Використовується для ілюстрації динаміки перемінної в часі.

Стопочная діаграма зображує значення кожної з перемінних у виді шарів (paзной товщини) стовпчиків. Ці багатошарові стовпчики графічно зображують сумарні значення перемінних у різні моменти часу, а також внесок у ці суми їх складових.

Оборотний увага на супровідний кожну чи діаграму графік список позначень перемінних, ув'язнений у рамочку. Він називається легендою.

Крім зазначених типів діаграм, найбільше часто використовуваних для інтерпретації електронних таблиць, існує велика кількість інших типів.

Рис.14.4. Круговая диаграмма

Рис.14.5. Вертикальная столбцовая диаграмма

Рис.14.6. Линейный график

Рис.14.7. Стопочная диаграмма

Створення діаграми

У будь-якому табличному процесорі ви легко знайдете меню, що містить безліч опцій для побудови діаграм. Згадаємо найбільш важливі з них.

Тип графіка - дозволяє вибрати тип чи графіка діаграми

( наприклад, стопочную чи кругову).

Визначити серії - допомагає знайти осередку електронної таблиці, що містять дані для побудови графіка. Кожна серія - те набір послідовних значень однієї з перемінних (наприклад, поквартальні значення прибутку, отриманої в магазині 1).

Вісь х - задає параметри, необхідні для розмітки осі х. У нашому прикладі варто вказати осередку електронної таблиці, що містять розмітку осі х: кв. 1, кв. 2, кв. 3 і кв. 4.

Атрибути - задає додаткові параметри створюваного чи графіка діаграми (назви осей і самого графіка, легенду, використовувані кольори й ін.).

14.3. ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ В ЕЛЕКТРОННІЙ ТАБЛИЦІ

Узагальнена технологія роботи

Проектування електронної таблиці

Об'єднання електронних таблиць

Макроси як засіб автоматизації роботи

Електронна таблиця для підтримки прийняття рішень

УЗАГАЛЬНЕНА ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ

Хоча робота в кожній електронній таблиці має свої особливості, можна говорити про деякої узагальненій (усередненої) технології роботи з нею. Схема такої технології приведена на мал. 14.8.

Н а э т а п е 1 формується структура таблиці. Структура включає: визначення заголовка таблиці, назв рядків і стовпців, а також введення в осередки таблиці вихідних даних, формул і функцій.

Рис.14.8. Узагальнена технологія роботи з електронною таблицею

Н а э т а п е 2 виробляється робота з даними, що складається в дослідженні сформованої таблиці. Таке дослідження може бути зв'язане з використанням визначених математичних моделей (моделюванням), методів одночасної роботи з декількома таблицями і методів роботи з базами даних.

Математичні моделі допомагають користувачу на основі наявної таблиці одержати нову інформацію рішенням таких типових задач комп'ютерного моделювання: "Що буде, якщо ?", аналіз чутливості й ін. Рішення задач типу: "Що буде, якщо?" - дає можливість користувачу довідатися, як зміняться вихідні параметри при зміні однієї чи декількох вхідних величин (умов). Розширенням таких задач є задачі аналізу чутливості, що дозволяють визначити, як зміниться рішення моделі при зміні однієї чи декількох вхідних величин із заданим кроком у визначеному діапазоні значень. Зворотної стосовно задачі: "Що буде, якщо?" - є задача: "Як зробити, щоб?". Вона виникає у випадку, якщо ваша мета - досягнення визначеного значення моделі і ви шукаєте значення вхідних параметрів, що забезпечують досягнення цієї мети. Різні види аналізу даних, що містяться у вихідній таблиці, можна проводити з використанням убудованих функцій і процедур. Так, що входять до складу електронної таблиці статистичні функції можуть використовуватися в статистичному чи аналізі для прогнозу даних, що містяться в таблиці. Використання фінансових функцій дозволяє зробити аналіз ефективності планованих капітальних вкладень, розрахувати вартість цінних чи паперів розмір амортизаційних відрахувань. Для рішення оптимизационных задач використовуються спеціальні моделі математичного програмування.

Часто фірма має центральний офіс і кілька філій. У таких умовах з'являється задача об'єднання різних документів і звітів, що приходять з цих філій. Рішення подібної задачі вимагає використання спеціальних многотабличных зв'язків і програмних методів для маніпулювання з файлами і генерації звітних форм. Одночасна робота з декількома таблицями - це одна з можливостей роботи з даними в електронних таблицях.

Іноді при роботі з великими електронними таблицями потрібно знайти той чи інший рядок (стовпець) чи відсортувати рядка (стовпці) у потрібному порядку. Для цього в електронній таблиці передбачений обмежений програмний інструментарій СУБД, що дозволяє маніпулювати рядками і стовпцями як компонентами баз даних.

Э т а п 3 технології дозволяє в графічному виді представити результати, отримані на першому і другому етапах, і найбільше яскраво їхній інтерпретувати.

Э т а п 4 забезпечує висновок результуючих даних на печатку. При цьому результати можуть бути роздруковані в табличному чи виді у виді графічних діаграм.

ПРОЕКТУВАННЯ ЕЛЕКТРОННОЇ ТАБЛИЦІ

Розглянемо проектування електронних таблиць. З цією метою проведемо формування прогнозу фінансової діяльності деякої компанії за 5 років (табл. 14.2). Доход у будь-якому році визначається як добуток об'єму продажів у натуральному вираженні на продажну ціну. Розмір прибутку при цьому визначається як різниця між доходом і сумою витрат даного року.

Користувачем задаються вихідні дані першого року. Дані всього наступного років обчислюються електронною таблицею на основі допущень про характер їхніх змін у майбутньому. Ці дані розташовані в нижньому лівому куті табл. 14.2. Витрати і продажні ціни визначаються з урахуванням заданого росту цін, а обсяги продажів - з урахуванням росту обсягів продажів. При зміні даних допущень електронна таблиця повинна негайно перераховувати значення всіх прогнозованих фінансових характеристик. Для цього електронна таблиця проектується таким чином, щоб прогнозовані параметри визначалися по формулах, залежним від вихідних прогнозних допущень.

Проектування електронної таблиці, розрахунки по який ми бачимо в табл. 14.2, засновано на використанні вже розглянутих нами команд копіювання і переміщення.

Розробка будь-якої електронної таблиці починається з постановки мети. Електронна таблиця, проектована для цілей фінансового прогнозування, повинн усякий раз перераховувати фінансові показники компанії при зміні прийнятих прогнозних допущень.

Створення електронної таблиці починається з уведення назв стовпців і рядків. Стовпцями в нашій таблиці є роки, що складають прогнозний період, а рядками - прогнозовані фінансові показники. Крім того, у таблицю входять прогнозні допущення.

Далі вводяться дані першого року (у нашому прикладі 1995), що частково задаються як числові дані (обсяг продажів, продажна ціна), а частково - як формули. Так, наприклад, в осередок У5 записується формула для обчислення доходу +ВЗ*У4, а в осередок У7 - формула для обчислення прибутку +У5-У6. Одночасно вводяться числові дані, що виражають прогнозні допущення.

Таблиця 14.2. Фінансовий прогноз діяльності компанії

	А	B	C	D	E	F
1	Прогноз деятельности компании
2		1995	1996	1997	1998	1999
3	Объем продаж, шт.	10000	11800	13924	16430	19388
4	Цена	$2.00	$2.10	$2.21	$2.32	$2.43
5	Доход	$20000	$24780	$30702	$38040	$47132
6	Расходы	$15000	$15750	$16537	$17364	$18232
7	Прибыль	$5000	$9030	$14165	$20676	$28900
8
9	Прогнозные допущения
10	Рост объема продаж	18.00%
11	Рост цен	5.00%

Найбільш складний момент проектування нашої таблиці - це уведення формул у стовпець другого року (1996). Ці формули враховують результати першого року і, крім того, відбивають прогнозні допущення. Так, наприклад, обсяг продажів у 1996 р. визначається як обсяг продажів 1995 р., помножений на відсоток росту, зазначений у прогнозних допущеннях (мал.14.9).

Використання в зазначеній формулі відносних і абсолютних адрес дозволить скопіювати її в стовпчики, що залишилися. Абсолютна адреса для осередку, що містить відсоток росту обсягу продажів, припускає її обов'язкове використання для всіх розрахунків у рамках даної електронної таблиці. Відносна адреса осередку, що містить обсяг продажів попереднього року, дає можливість його підстроювання при копіюванні формули, оскільки зберігається логіка розрахунку обсягу продажів для наступного років.

Рис. 14.9. Використання абсолютних і відносних адрес

Перерахування інших параметрів зі стовпця В в стовпець З виконується аналогічним образом.

Таким чином, інші стовпці (Д, Е, F) заповнюються простим копіюванням формул, що містяться в стовпці С. Команда копіювання при цьому автоматично підбудує відносні адреси осередків, що містяться в них. На закінчення ви можете захистити створену електронну таблицю від внесення змін (крім осередків, що містять значення прогнозних допущень).

Побудована електронна таблиця дає можливість створювати усілякі фінансові прогнози, змінюючи прогнозні допущення. Ви можете, наприклад, змінивши одне чи кілька прогнозних допущень, визначити, що відбудеться з прибутком у 1999 р.

Отримані результати можуть бути також представлені в графічному виді.

Таблиця 14.3. Електронна таблиця для фінансового прогнозування в режимі перегляду формул

	А	B	C	D	E	F
1	Прогноз деятельности компании
2		1995	1996	1997	1998	1999
3	Объем продаж, шт.	10000	(1+$B$10)*B3	┘.	┘.	(1+$B$10)*E3
4	Цена	$2.00	(1+$B$11)*B4	┘.	┘.	(1+$B$11)*E4
5	Доход	+B3*B4	+C3*C4	┘.	┘.	+F3*F4
6	Расходы	15000	(1+$B$11)*B6	┘.	┘.	(1+$B$11)*E6
7	Прибыль	+B5-B6	+C5-C6	┘.	┘.	+F5-F6
8
9	Прогнозные допущения
10	Рост объема продаж	18.00%
11	Рост цен	5.00%

ОБ'ЄДНАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ТАБЛИЦЬ

При роботі з електронними таблицями часто виникає необхідність їхнього об'єднання. Серед інструментів об'єднання електронних таблиць відзначимо:

організацію межтабличных зв'язків;

консолідацію електронних чи таблиць їхніх частин; об'єднання файлів.

Організація межтабличных зв'язків

Зв'язку між таблицями здійснюються шляхом використання зовнішніх посилань (адрес осередків), що містять крім імені стовпця і номера рядка ім'я файлу, дані з який використовуються. Так, наприклад, якщо ми хочемо використовувати дані з осередку З2 таблиці, що міститься у файлі Exam. wq1. у потрібну нам осередок поточної таблиці ми можемо записати зовнішнє посилання в такий спосіб: [Exam.wql] C2.

При організації межтабличных зв'язків враховують можливість комплектування зв'язаних таблиць у робочу книгу. При цьому таблиця, на яку є зовнішні посилання , розглядається як додаткова. Таблиця, в осередках якої є зовнішні посилання на інші таблиці, вважається основною. При завантаженні таблиці, що містить зовнішні посилання, необхідно також завантажити всі зв'язані з нею допоміжні таблиці. У противному випадку в осередках основної таблиці, що мають зовнішні посилання, з'являться повідомлення про чи помилку представлені вам результати виявляться невірними.

Між окремими таблицями можливі двосторонні зв'язки (таблиця А посилається на таблицю В, а В, у свою чергу, чи прямо опосредованно, наприклад через таблицю З, посилається на А).

Консолідація електронних чи таблиць їхніх частин

Крім створення межтабличных зв'язків шляхом вказівки імен файлів, що містять таблиці, що зв'язуються, у посиланнях і формулах, багато електронних таблиць пропонують користувачу спеціальний режим консолідації. Цей режим містить необхідні команди для об'єднання чи таблиць їхніх частин, розташованих як на одному листі, так і на різних чи аркушах навіть у різних робочих книгах. За допомогою консолідації можуть бути зведені в одній таблиці, наприклад, дані про продажі і витрати різних філій фірми.

Команда об'єднання файлів

Багато сучасних табличних процесорів мають у своєму арсеналі команду об'єднання файлів. Ця команда має три форми, використовувані для копіювання, чи підсумовування вирахування даних з вихідних таблиць в об'єднану таблицю. Технологія створення електронної таблиці, що поєднує дані декількох вихідних таблиць, така: ми створюємо електронну таблицю в оперативній пам'яті і засилаємо в неї дані з вихідних електронних таблиць, що знаходяться на твердому (чи гнучкому) диску. Процес починається з підготовки шаблона об'єднаної електронної таблиці.

Приклад 14.14. Допустимо, що цікавляча нас компанія має три магазини, від яких вона одержує регулярні звіти у формі електронних таблиць. Однак, якщо в цілому справи йдуть нормально, керівництво компанії мало цікавить фінансова діяльність кожного з магазинів. Йому хотілося б побачити результати діяльності всієї компанії й усвідомити, який з магазинів приносить прибуток, а який - збитки. Тут виникає задача об'єднання даних із трьох звітів (електронних таблиць) в один. Ця задача може бути вирішена встановленням межтабличных чи зв'язків об'єднанням файлів електронних таблиць.

Допустимо, що вихідні звіти, що надходять від магазинів компанії, мають вид, зазначений у табл. 14.4.

Для об'єднання дачних по прибутку з декількох звітів, що надходять від різних магазинів, створюється об'єднаний звіт, подібний зазначений у табл. 14.5. У посиланнях, що знаходяться в осередках цього звіту, вказуються імена вихідних файлів, що містять дані про кожне з магазинів. При використанні команди об'єднання файлів у режимі копіювання в результаті об'єднання даних по прибутку з декількох звітів, що надходять від різних магазинів, будемо мати об'єднаний звіт, подібний зазначений у табл. 14.6.

Таблиця 14.4. Звіт, що надходить від одного з магазинів

	А	B	C	D	E
1	Компания L&M. Магазин # 1.
	Данные за 1995 г. по кварталам:
2		1-й	2-й	3-й	4-й
3	Объем продаж, дол.	84,000	92,000	110,000	102,000
4
5	Зарплата	48,000	48,000	68,000	68,000
6	Себестоимость	31,000	32,500	36,000	35,000
7	Суммарные затраты	79,000	80,500	104,000	103,00
8
9	Прибыль	5,000	11,500	6,000	-500

Таблица 14.5. Объединенный отчет, полученный организацией межтабличных связей (в режиме просмотра формул)

	А	B	C	D	E
1	Компания L&M. Все магазины.
	Данные═ по кварталам:
2		1-й	2-й	3-й	4-й
3	Магазин 1	[имя файла1] B9	[имя файла1] C9	[имя файла1] D9	[имя файла1] E9
4	Магазин 2	[имя файла2] B9	[имя файла2] C9	[имя файла2] D9	[имя файла2] E9
5	Магазин 3	[имя файла3] B9	[имя файла3] C9	[имя файла3] D9	[имя файла3] E9
6	Общая прибыль	SUM(B3,B4,B5)	SUM(C3,C4,C5)	SUM(D3,D4,D5)	SUM(E3,E4,E5)

Таблица 14.6. Объединенный отчет, полученный при объединении (в режиме копирования)

	А	B	C	D	E
1	Компания L&M. Все магазины.
	Данные═ по кварталам:
2		1-й	2-й	3-й	4-й
3	Магазин 1	5,000	11,500	6,000	-500
4	Магазин 2	7,500	14,500	22,000	29,000
5	Магазин 3	8,500	5,000	13,000	26,000

У ряді випадків отримані в табл. 14.6 дані можуть виявитися недостатніми для керівництва компанії, що цікавлять сумарні дані не тільки по прибили, але і по продажах і витратам. Тут використовується команда об'єднання файлів у режимі підсумовування, що забезпечує інший порядок формування даних в об'єднаному звіті. Об'єднаний звіт (електронна таблиця) у цьому випадку буде формуватися в такому ж виді, як і звіти, одержувані від магазинів, однак уміст кожного осередку в ньому буде дорівнювати сумі умісту відповідних осередків поєднуваних таблиць. Так, наприклад, зарплата в першому кварталі в об'єднаному звіті буде визначатися сумою заробітної плати у всіх магазинах у першому кварталі.

Аналогічно використовується команда об'єднання файлів у режимі вирахування. Цей режим може бути використаний, наприклад, у випадку, коли поточні показники обчислюються як різниця показників цього і минулого років.

МАКРОСИ ЯК ЗАСІБ АВТОМАТИЗАЦІЇ РОБОТИ

Поняття макросу

М а к р о з являє собою записану комбінацію клавіш, що зберігається під визначеним ім'ям для багаторазового використання (мал.14.10). Макроси є ефективним засобом автоматизації трудомістких часто повторюваних робочих операцій.

Створення макросу багато в чому нагадує запис програми алгоритмічною мовою, Цей процес може бути представлений як послідовність наступних кроків:

визначення мети, для виконання якої ви створюєте макрос (наприклад, для об'єднання даних, що надходять з окремих магазинів, у загальну електронну таблицю);

визначення послідовності команд (натискань клавіш), що забезпечують досягнення поставленої вами мети;

набір із клавіатури послідовності команд, причому розташування створюваного макросу не повинне заважати введенню в таблицю нових рядків чи стовпців;

присвоєння імені макросу, створеному в процесі виконання кроку 3.

Приклад 14.15. Приведемо приклад створення макросу в електронній таблиці Lotus 1-2-3. Ім'я макросу містить у собі лівий слэш і букву (наприклад, \З чи \У). Уміст макросу починається в сусідньому осередку праворуч від імені і далі продовжується в даному стовпці. Для виконання макросу варто натиснути клавішу <Alt> і відповідну букву, що міститься в його імені. Так, для виконання макросу, що ви бачите нижче, варто набрати на клавіатурі <Alt> <C>.

Приклад макросу

\З (goto}upprleft~

/fcanquarters~store1.wkl~

<down>

/fcanquarters~store2. wkl~

<down>

/fcanquarters~store3 .wkl~

/reallstore

Макрос з ім'ям \Із призначений для об'єднання даних, що надходять від магазинів, у загальну електронну таблицю (послідовність запрограмованих тут дій цілком совладает з діями, що починаються при одержанні табл. 14.6). Жирним шрифтом позначені імена діапазонів переміщуваних осередків. При створенні макросів використовуються спеціальні позначення. В електронній таблиці Lotus 1-2-3, наприклад, використовуються наступні позначення. У прикладі макросу використовується команда об'єднання файлів (Fіle Combіne Add command) для діапазону осередків QUARTERS, узятих з електронної таблиці store1.wkl.

Рис.14.10. Позначення, використовувані при написанні макросів

Як уже вказувалося, найбільш простим способом створення макросу є його запис за допомогою м а к р о р е к о р д е р а. При використанні макросів, записаних за допомогою макрорекордера, виконання операцій відбувається не завжди так бездоганно, як хотілося б. Тому в користувача часто виникає потреба відредагувати текст макросу. Існують команди редагування макросів, за допомогою яких помилки, допущені при написанні макросу, виправляються. Досить часто потрібно простежити виконання макросу крок за кроком. Для цього використовують покроковий режим макросу (режим налагодження).

Створення користувальницьких меню

Ідея об'єднання двох і більш макросів привела до створення користувальницьких меню. На мал. 14.11 ми бачимо користувальницьке меню, побудоване для об'єднання електронних таблиць. Меню має чотири пункти (Об'єднати, Видалити, Роздрукувати і Вийти), кожний з який реалізується виконанням спеціально розробленого макросу. Вибір і запуск виконання того чи іншого макросу в залежності від особливостей конкретного табличного процесора можуть здійснюватися в такий спосіб:

спеціальною клавішною комбінацією з наступним введенням імені макросу;

указівкою зухвалої клавіші окремо для кожного макросу;

включенням виклику макросу як нового пункту в системне меню;

додаванням кнопки виклику макросу в панель інструментів;

контекстним викликом менеджера макросів мишею.

Объединить

Удалить

Распечатать

Выйти

Рис. 14.11. Приклад користувальницького меню

ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ ДЛЯ ПІДТРИМКИ ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ

Покажемо роль електронної таблиці як засобу підтримки прийняття рішень, застосувавши аналіз одержання кредиту.

Спробуємо використовувати можливості електронної таблиці для рішення питання про можливість покупки в кредит автомобіля. Допустимо, ви хочете знати, "подужаєте" чи ви щомісячний платіж за машину, що купується, величина якого залежить від її ціни, первісного платежу й умов надання кредиту (позички). Іншими словами, вас цікавить:

чи можете ви дозволити собі визначений місячний платіж за машину ?

що буде, якщо ви погодитеся на менший автомобіль і одержите знижку від його виробника ?

що буде, якщо ви в наступне літо заробите деяку додаткову суму для первісного платежу ?

що буде, якщо ви збільшите термін повернення позички й одержите більш низьку процентну ставку ?

Ваше рішення про вибір і покупку автомобіля залежить від відповідей на ці й інші питання. На мал. 14.13 аналіз даної ситуації проведений за допомогою електронної таблиці.

На мал.14.12 ми бачимо шаблон (порожню таблицю), що має відповідні назви рядків і стовпців, а також формули без числових даних. У шаблон додатково вводяться наступні числові дані: ціна автомобіля, знижка виробника, первісний внесок, річна процентна ставка і час повернення позички. Після введення зазначених даних електронна таблиця автоматично обчислює значення щомісячного платежу, використовуючи спеціальну функцію @PMT.

Цена автомобиля
Скидка производителя
Первоначальный платеж
	---------------------------------
Полные затраты	+В1-(В2+В3)
Процентная ставка (%)
Срок возврата ссуды (годы)
Ежемесячный платеж	@РМТ(В5,В6/12,В7*12)

Рис. 14.12. Шаблон таблицы

Показатели	Альтернатива 1	Альтернатива 2	Альтернатива 3	Альтернатива 4
Цена автомобиля	$ 14999	$13999	$13999	$13999
Скидка производителя	$0	$1000	$1000	$1000
Первоначальный платеж	$0	$0	$3000	$3000
	------------------	------------------	------------------	------------------
Полные затраты	$14 999	$12 999	$9 999	$9 999
Процентная═ ставка (%)	13.00	13.00	13.00	12.00
Срок возврата ссуды (годы)	3	3	3	4
Ежемесячный платеж	$505.38	$437.99	$336.91	$263.31

Рис. 14.13. Аналіз ситуації за допомогою електронної таблиці

Функція @PMT(Pv, Rate, Nper) обчислює суму періодичного платежу, необхідну для погашення позички Pv із процентною ставкою Rate за число платіжних періодів Nper. При цьому значення, що визначаються для Rate, повинні корелюватися з одиницями, використовуваними для Nper. Якщо платежі робляться щорічно, Nper виміряється в літах. Якщо платежі виробляються щомісяця, Nper являє собою число платіжних місяців. Для розрахунку щомісячних платежів при використанні річної процентної ставки її варто розділити на 12. Так, наприклад, у рамках табл. на мал. 14.13 функція @РМТ використовується в наступному виді:

@РМТ(14999,.13/12,36).

Помітимо, однак, що в електронній таблиці аргументи функцій можуть бути представлені не самими їх значеннями, а адресами осередків, у яких ці значення знаходяться:

@РMT(У5,У6/12,У7*12).

Зазначений шаблон дозволяє розглянути кілька альтернатив і одержати представлення про корисність електронних таблиць для прийняття рішень.

Альтернатива 1, що ми бачимо, не здається нам занадто привабливої, оскільки покупка машини за ціною 14 999 діл. - це неприйнятна для нас величина щомісячного платежу, що перевищує 500 діл.

Погоджуючись на менший автомобіль і одержуючи при цьому знижку, ми трохи зменшуємо розмір щомісячного платежу, доводячи його до 437 діл. (альтернатива 2).

Далі ми бачимо альтернативу 3 - необхідність одержання додаткового доходу в 3000 дол. для внесення первісного платежу.

Остання альтернатива 4 покупки - збільшення терміну повернення позички до 4 років з більш низькою процентною ставкою, можливо, улаштує нас.

Таблиця в такий спосіб ілюструє, як використовувати електронну таблицю для підтримки прийняття рішень. Користувач визначає проблему, уводить необхідна кількість перемінних і потім будує електронну таблицю в декількох версіях, у кожній з який варіюється одна чи трохи перемінних.