Подготовительная работа по установке ящиков-копилок

В первую очередь благотворительный фонд или некоммерческая организация должна оформить решение или приказ об установке ящиков-копилок. В этом документе должны быть указаны места размещения и периодичность вскрытия копилок. Назначается ответственный за эту деятельность человек.

НКО должна вести мониторинг всех установленных копилок. То есть организация должна заниматься нумерацией, регистрацией всех мест установки копилок. Знать дату и сроки установки всех ящиков, Ф.И.О. руководителя организации или предприятия, в котором установлена копилка, периодичность и даты вскрытия каждого ящика, сумму собранных средств.

Благотворительная организация ведет подбор сотрудников из числа волонтеров или добровольных помощников, которые будут в дальнейшем проводить мониторинг каждой копилки. Организовывать деятельность этих людей.

Составлять отчет (программная и финансовая часть) о проведении каждой акции (например, ежемесячно, если копилки установлены на длительный срок), или после завершения разовой акции.

В финансовом отчете указывается полная сумма средств, собранных с помощью этой копилки и себестоимость акции (себестоимость акции - это сумма средств, умноженная на расходы по организации акции).

Все расходы, которые некоммерческая организация понесла для организации мероприятия или акции учитываются отдельно, и компенсируются из собственных средств, а не из денег, собранных с помощью ящика-копилки.

Как установить ящик-копилку

Установить ящик-копилку не так просто, как кажется, поскольку чаще на просьбу установить копилку (в любом месте) благотворительная организация получает отказ. Чтобы получить разрешение нужно должным образом подготовить людей.

Таким образом, в первую очередь нужно выбрать место для размещения ящика для сбора денег, а затем провести индивидуальную работу с ответственным человеком с применением различных методов убеждения.

Далее нужно назначить человека, который будет отвечать за состояние копилки. Существует большой соблазн поручить это владельцу магазина или кафе, в котором установлен ящик (особенно если он поддерживает идеи БО и выражает готовность помогать). Однако правильнее будет поставить заниматься этим делом своего сотрудника или ответственного человека из числа добровольных помощников.

После того как копилка будет установлена, организация должна организовать постоянный мониторинг ее состояния. Нужно следить, чтобы копилка была на своем месте, чтобы на ней не было повреждений, следов взлома, попыток вскрытия, полноту наполнения (если она прозрачная). Если ящик прозрачный и в нем видны пожертвованные деньги, то людей можно простимулировать, бросив в копилку несколько относительно крупных купюр.

Следующий шаг - организация процесса регулярного вскрытия копилки и оприходования средств

Устанавливая ящики-копилки в магазинах, учреждениях и т.д., представители благотворительной компании должны сначала заключить договор с владельцем. Перед заключением договора нужно организовать встречу, на которой обсудить все детали, связанные с установкой, обслуживанием, мониторингом ящика.

Руководителю предприятия или владельцу магазина нужно представить сотрудника, который будет заниматься обслуживанием копилки, ознакомить его с образцом бейджа и удостоверения, который ответственный сотрудник будет показывать персоналу организации или учреждения, в котором будет установлена копилка.

Также нужно обязательно договориться о том, чтобы работники предприятия или организации в котором будет осуществляться сбор пожертвований через копилку, немедленно сообщали в случае повреждения или пропажи копилки. Если руководитель предприятия захочет прекратить акцию по сбору пожертвований и убрать ящик-копилку, то нужно договориться с ним заранее, чтобы он предупреждал об этом.

В обязанности некоммерческой организации, которая установила ящик-копилку, входит ее обслуживание, поэтому НКО должна следить за тем, правильно ли установлен ящик и проходит ли сбор денег от населения должным образом.