Лекция № 4 (1)поMicrosoft Access

Тема 3. Введение в базы данных и системы управления базами данных 8+10

Базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).

База данных — это компьютерный термин, используемый для обозначения информации по определенной теме или сведений, связанных с некоторым приложением. Для удобного доступа к ней, поиска и извлечения нужных фрагментов хранимая информация преобразуется в соответствующую структуру.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и отбора отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройство вывода или передачи по каналам связи.

Сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в БД не только информацию, но и программные средства для взаимодействия с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами.

Составляющие (объекты) БД.

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Хранение этих данных осуществляется в файлах. Но работа с файлами достаточно хлопотная и трудоемкая. Проблемы возрастают на порядок, когда приходится работать с системой файлов. Чтобы выбрать требуемые данные из одного файла нужно написать довольно нетривиальную программу. Если же такие данные распределены по нескольким файлам, то найти все нужные данные – это достаточно сложная задача. Учтите, что найденные данные требуется обработать, провести хотя бы элементарные расчеты над ними и записать их в отчет, имеющий удобную для их просмотра и анализа форму, то понятно насколько трудоемка такая задача.

Поэтому для работы с системами файлов применяются базы данных – комплексы программ, которые уже содержат необходимый набор средств, способный достаточно эффективно решать такие задачи. Мы коротко ознакомимся с базой данных (БД) Microsoft Access.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной базе данных. Основными ее объектами являются таблицы, формы, запросы и отчеты. Их относительно просто создавать, они позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки. Кроме них используются Страницы (Pages), Макросы (Macros), Модули (Modules).

1. Общие сведения.

1.1. Общие сведения о таблицах

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. Она хранится на диске и эквивалентна файлу, но, в отличие от последнего, средства БД позволяют работать с ней именно как с таблицей. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами и усложнение работы небольшое.

Таблица – это специально организованный файл, обеспечивающий хранение, ввод и корректировку данных, а также их обработку. С ней можно работать в режиме конструирования и в режиме выполнения (режим таблицы).

В режиме конструирования можно создать целую таблицу, добавить новые или удалить имеющиеся поля таблицы, а также изменить параметры полей. Т.е. в этом режиме создается или изменяется структура таблицы.

В режиме выполнения (таблицы) осуществляется ввод и корректировка данных, их сортировка и обработка. В этом режиме структура таблицы неизменна, а работа ведется непосредственно с данными. В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

1.2. Запросы и их применение. Общие сведения.

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создаются запросы. Они позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.

Запрос – это своеобразный заказ к БД на поиск и отбор информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Т.е. обычно сначала отбираются требуемые данные через запрос, потом они обрабатываются формой (можно в Visual Basic), а затем оформляются в виде отчета. Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

Запрос можно создать с помощью программы "Мастер" или самостоятельно. Во втором случае надо в режиме конструирования выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса.

Запрос позволяет отобразить данные из нескольких таблиц и отсортировать их в нужном порядке, выполнить вычисления над группами записей, вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном электронной таблице. В процессе выполнения запроса отбираются требуемые данные, затем они объединяются указанным способом и выводятся в виде таблицы.

1.3. Общие сведения о формах

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Они позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Форма в Microsoft Access, как и форма в Visual Basic, содержит элементы управления, которые выполняют соответствующие операции.

Формы используются для различных целей, например для ввода данных в таблицу, или для открытия других форм или отчетов. Т.е. форма – это окно управления, аналогично форме в Visual Basic. Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, не связанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете формы. Для создания связи между формой и записями таблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты, называемые элементами управления. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле.

1.4. Общие сведения об отчетах

Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления.

1.5. В Microsoft Access существует Мастер баз данных, позволяющий создавать типичные базы данных, например «Контакты». Базы данных, создаваемые мастером, можно использовать просто как обыкновенные базы данных или как учебное пособие для создания собственных баз.

Таблицы БД. Создание и связывание таблиц, обеспечение целостности данных.

2. Таблицы.

Таблица имеет двумерную структуру и состоит из столбцов и строк. Столбец, называемый в Microsoft Access поле, содержит однородные данные для всех строк, например "Цена". Строка, называемая в Microsoft Access записью, содержит описание одного объекта, например товара.

Таблицы, как правило, содержат данные по конкретному вопросу. Например, таблица "Товары" содержит данные только о товарах: марка, цена, количество, код поставщика и т.д. А таблица "Поставщики" содержит данные только о компаниях, поставляющих товары. Это позволяет исключить дублирование данных. Данные в таблице организованы в столбцы, называемые полями, и в строки, называемые записями.

В режиме выполнения добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

В режиме конструирования можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

Создание таблицы. В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника. В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.

• Создание новой пустой таблицы

• Создание новой таблицы, используя уже существующие данные

• Получение сведений о таблицах и их работе

В Microsoft Access существует четыре способа создания новой пустой таблицы.

• Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, но его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

• Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

• Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

• Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструирования.

Чаще всего новая таблица создаётся конструктором таблиц. Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

Окно конструктора таблиц

Окно конструктора таблиц состоит из двух областей:

области описания полей;

области свойств полей.

В области описания полей вводятся имена, типы данных полей, а также их необязательные описания. В области свойств вводятся другие характеристики полей размер поля, формат, маска ввода, подпись для форм, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке, признак "обязательное поле", признак допустимости пустых строк, признак индексированности поля и сжатие Юникод. Эти характеристики именуются свойствами.

Работа с полями

Создание полей таблицы эквивалентно созданию её шапки на бумаге. Для этого соответствующие строки области описания полей окна конструктора таблиц заполняются их именами и типами данных. В столбце Описание (Description) можно указать назначение поля; этот текст появляется в строке состояния при вводе данных в соответствующем поле. После ввода имени и типа данных поля можно определить порядок его использования. Для этого в области свойств нужно ввести свойства поля. Однако перед вводом любых свойств вам необходимо ввести все имена полей и их типы данных для этого примера. Некоторые из полей, которые вам понадобятся, вы уже создали.

Имя поля

Значение имени поля однозначно идентифицирует поле для пользователя и для Access. Имена полей должны быть достаточно содержательными, но при этом как можно более краткими. Чтобы ввести имя поля, нужно установить указатель мыши в первый столбец первой строки окна конструктора таблиц, а затем ввести допустимое имя, соблюдая следующие правила.

• Имена полей могут быть длиной от 1 до 64 символов.

• Имена полей могут включать буквы, цифры и специальные символы.

• Имена полей не могут включать запятых (,), восклицательных знаков (!), квадратных скобок ([]) и знаков ударения (')

• Не допускается использование ASCII-символов, коды которых попадают в диапазон от 0 до 31, например © или ©.

• Имя поля не может начинаться с пробела.

• В именах полей могут использоваться и строчные, и прописные знаки. Если при вводе имени поля допущена ошибка, то нужно поместить в соответствующее место указатель и ввести исправление. И вообще, имя поля можно изменить в любой момент, даже когда в таблице уже содержатся данные.

Определение типа данных

Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

• Текстовый (Text) — тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов). Текстовые данные) — это просто набор символов. Имена, адреса, описания, а также числовые данные, которые не используются в вычислениях (номера телефонов, номера документов, почтовые индексы), — все это данные текстового типа. Длина текстового поля задается в области свойств, но общее ограничение составляет 255 символов. Независимо от количества введенных символов, Access автоматически использует то значение длины, которое задано в свойствах поля, заполняя незначащие позиции пробелами. Возможно, вы найдете, что ваш MDB - файл быстро растет, и хотя текстовые поля не главная причина этого, однако хорошей практикой считается установление ограничений на длину тестовых полей до максимального значения, которое может быть использовано вами в данном поле. По умолчанию Access ограничивает длину текстовых полей 50 символами. Ограничивая длину текстового поля, вы также ограничиваете число символов, которое можно ввести при использовании этого поля в форме. Если реальная длина текстовых полей варьируется в значительных пределах (например, десять из ста полей имеют длину, превышающую 90 символов, а длина остальных — до 20 символов), то имеет смысл вместо текстового поля использовать поле MEMO.

• Поле Мемо (Memo) — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда. В поле MEMO содержится текст произвольной длины (от 0 до 64000 символов на одну запись). Таким образом, если в одной записи используется 100 символов, в другой — 10, а еще в одной — 3000, то в результате для них будет отведено ровно столько места, сколько требуется. За счет этого будет сэкономлен существенный объем памяти.

• Числовой (Number) — тип данных для хранения действительных чисел. Данные числового типа — это числа, используемые в вычислениях. (Исключение составляют данные денежного (Currency) типа, при выполнении вычислений над которыми могут задаваться еще и различные типы валют.)

• Дата/время (Date/Time) — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени. Данные предназначены для хранения значений дат, времени или обеих этих величин. Для данных этого типа предусмотрено несколько форматов. Формат задается в области свойств полей.

• Денежный (Currency) — тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

• Счетчик (AutoNumber) — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественно, использование — для порядковой нумерации записей. Используются для хранения целых числовых значений, которые Access автоматически увеличивает при переходе к новым записям. Счетчик можно использовать в качестве уникального идентификатора записи таблицы, в которой не предусмотрено другой такой величины. Например, если речь идет о персональном списке, то счетчик в качестве уникального идентификатора позволит легко отличить двух разных Джонов Смитов.

• Логический (Yes/No) — тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет). Данные логического (Yes/No) типа представлены всего двумя значениями: значению Да соответствует -1, а значению Нет— 0. Для отображения логических величин могут использоваться пары значений Да/Нет (Yes/No), Истина/Ложь (True/False) или Вкл/Откл (On/Off). Часто данные этого типа используют со специальными логическими элементами управления форм.

• Поле объекта OLE (OLE-objects) — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных. Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной). Данные наподобие объектов OLE (OLE-objects) обеспечивают связь с OLE-сервером. Они охватывают растровые рисунки (такие, как файлы графического редактора Microsoft Paint), файлы со звуком (такие, как WAV), деловую графику (например, из Word или Excel) и даже файлы видео. Разумеется, просматривать файлы видео можно только при наличии соответствующих аппаратных возможностей и программного обеспечения OLE-сервера.

• Гиперссылка (Hyperlink) — специальное поле для хранения URL-адресов Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне. В полях гиперссылок (Hyperlink) содержатся комбинации текста и чисел в виде текста. Они используются в качестве адресов гипертекстовых связей. Такие поля состоят из трех частей: визуального текста, т.е. текста, который появляется в поле (обычно подчеркнут); адреса Internet — пути к файлу (пути UNC) или к странице (URL); любого подадреса внутри файла или страницы. Примером подадреса может служить имя формы или отчета Access 2000. Каждая часть отделяется знаком фунта (#).

• Мастер подстановок (Lookup Wizard)— это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод в данных поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка. Данным типа мастера подстановок (Lookup Wizard) соответствует поле со списком, позволяющее выбирать значение из другой таблицы или списка. Такие поля наиболее удобны для хранения ключевых полей из другой таблицы для связи с данными этой таблицы. При выборе в списке этого типа данных запускается мастер подстановок, с помощью которого определяется тип данных и организуется связь с другой таблицей. Подробнее эти поля будут рассмотрены ниже.

На раскрывающееся меню Тип данных (Data Type). После щелчка на любой ячейке столбца Тип данных (Data Type) она становится полем со списком, т.е. справа в ней появляется кнопка со стрелкой вниз, в результате щелчка на которой раскрываемся список-меню.