42.Доповідна та пояснювальна записки, їх реквізити
Доповідна записка — це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.
Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.
Пояснювальна записка — це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи) на вимогу керівника. Інколи це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).
За формою доповідна і пояснювальна записки близькі й містять такі реквізити:
1) посаду, прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка;
2) назва документа;
3) заголовок;
4) зміст записки;
5) посаду, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;
6) дату складання записки. ,
Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформлятися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються до іншої установи, то їх пишуть на бланку і звичайно реєструють.
43. Протокол, витяг із протоколу.Їх реквізити
Протокол — це документ, який відбиває процес і результати роботи колегіальних органів, проведення різних нарад, засідань, обговорень тощо. Протоколом оформляється також діяльність адміністративних органів, слідчих та ін. У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення.
Текст протоколу може складатися з одного або кількох розділів, кожен з яких ділиться на три частини, що починаються словами: Слухали; Виступили; Постановили (Ухвалили). Після цих слів ставиться двокрапка.
.
44.Розпорядчі документи. Їх різновиди
Це документи, за допомогою яких здійснюється
розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі,
організації, фірмі, на підприємстві.
23
ПОСТАНОВА
Постанова — це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.
Постанови приймаються Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.
Текст складається із двох частин: констатаційної і розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).
Реквізити: герб України; назва установи, що підготувала постанову; назва виду документа (постанова); дата; місце видання; заголовок (стислий виклад змісту постанови); підписи.
УХВАЛА
Ухвала — правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами. Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів — колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.
Групи
Нормативна
Індивідуальна
Що є змістом Про роботу підприємств торгівлі, побутового обслуговування населення тощо Про прийняття до експлуатації будівлі, встановлення опіки тощо
Хто готує
Члени держадміністрацій, місцевих, рад, постійні комісії, депутати, спеціалісти та зацікавлені організації
В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, ЩО зобов'язані контролювати виконання документи/ 3 ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.
Реквізити: герб України; назва вищої установи; зазначення місця видання; назва виду документа (ухвала); дата або дата й номер; заголовок; текст ухвали; підписи голови та
секретаря держадміністрації чи іншої вищої установи; печатка.
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
Розпорядження — правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.
Групи:
1. Загальні.
2. Часткові.
Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства, закладу в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.
Реквізити: герб України; назва органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа (розпорядження); заголовок; дата або дата й номер; місце видання; текст
розпорядження; підпис відповідальної особи.
НАКАЗИ
Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.
Наказ видають на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень урядуг наказів та директивних вказівок вищих органів.
Група
Наказ про особовий
склад
Зміст, мета
Оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди та стягнення
Реквізити (оформлення, склад)
Оформляються кутовим способом або повздовжним:
1. Назва організації
(підприємства)
2. Назва виду
документа (наказ)
3. Дата підписання
наказу
4. Місце видання
наказу
5. Номер заголовка
до тексту
6. Текст
7. Підпис керівника
установи,
організації, підприємства
8. Види погодження
Текст наказу складається з констатаційної і розпорядчої частини. Констатаційна частина містить такі елементи: вступ (вказано причину видання наказу); доведення (переказано
основні факти); висновок (викладено мету видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то в констатаційній частині вказують назву,
номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу. Конста- таційної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз'яснень. У наказах із різнопланових питань, з особового складу констатаційної частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів. Розпорядчу частину позначають словом «Наказую», вона складається із пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.
Текст повинен мати наказову форму викладу розпорядчої частини. Зокрема, пропоновані до виконання дії називаються в інфінітивній формі (зарахувати, здійснити, покласти на...);
якщо фактові надається більше значення, ніж особі, то вживається пасивна форма (Серйозні порушення виявлено...); активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії
(начальник планового відділу зобов'язаний...). Як виконавці звичайно вказуються організації (структурні підрозділи), службові особи із зазначенням прізвища, ініціалів, посади в давальному відмінку (управлінню, ст. інженерові правління Бондаренку Є. І...). Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається назвою виконавця (у давальному відмінку), продовжується — назвою дії (в інфінітиві) та терміном виконання (за десятинною системою): 1. Відділові стилістики та культури української мови провести атестацію співробітників до 17.05.2004 р.
Значна за кількістю пунктів розпорядча частина! може оформлятися у вигляді таблиці.
Наказ підписує лише перший керівник установи.
Візи треба розташовувати нижче від підпису керівника так:
ВКАЗІВКИ
Вказівки — розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об'єднань, організацій, установ.
Вказівки — правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-мето-дачного характеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління. Вказівки видають при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.
Реквізити: назва відомства, закладу та структурного підрозділу; назва виду документа (вказівки); дата і місце видання; індекс; заголовок, підпис; відмітка про узгодження; текст.
І Міністерство легкої промисловості України І
Луганське трикотажне об'єднання «Лутрі»