3. Роль внешних участников проекта

Помимо проектного коллектива к числу участников проекта относятся различные люди и организации из внешней среды, которые взаимодействуют с проектом на различных стадиях его осуществления. Необходимость изучения этих внешних участников проекта возникает в связи с тем, что наряду со спонсорами, владельцами и потребителями эти люди направляют всю работу менеджера проекта и его команды.

Академия «АйТи» предлагает следующий список внешних участников проекта и их роли:

1. Инициатор проекта - в качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта. Он выдвигает главную идею, готовит предварительное обоснование и предложения по осуществлению проекта. Но деловая инициатива по осуществлению проекта, в конечном счете, принадлежит заказчику или владельцу проекта.

2. Заказчик - будущий владелец проекта и потребитель его результатов. Он определяет основные требования к проекту и обеспечивает его финансирование за счет своих либо привлеченных от спонсоров или инвесторов средств. Он же заключает контракты с основными исполнителями проекта и управляет процессами взаимодействия между всеми участниками проекта.

3. Инвесторы - банки, инвестиционные фонды, другие организации или физические лица, которые вкладывают средства в проект с целью получения на вложенные инвестиции максимально возможной прибыли. Инвесторы заключают соответствующие контракты с заказчиком, а затем контролируют их выполнение и осуществляют необходимые расчеты с другими участниками проекта по мере его реализации.

4. Потребители конечной продукции проекта - это может быть как сам заказчик, так и различные организации и физические лица, являющиеся покупателями конечной продукции проекта. Они определяют требования к производимой продукции и оказываемым услугам. От их поведения зависит возмещение затрат и прибыль от проекта.

5. Поставщики - организации, осуществляющие поставки для проекта материалов, оборудования, транспортных средств и т.д. на контрактной основе.

6. Конкуренты основных участников проекта.

7. Органы власти - представители местных, региональных и центральных органов власти, контролирующие выполнение определенных государственных и общественных требований к проекту.

8. Лицензоры - организации, выдающие лицензии на право выполнения определенных видов работ и услуг, ведение торгов, на право владения земельным участком и т.д.

9. Консалтинговые, инжиниринговые, юридические организации, вовлеченные в процесс осуществления проекта.

10. Общественные группы и организации, население, чьи значимые интересы затрагивает реализация проекта.

Этот перечень участников не является исчерпывающим и может дополнятся другими позициями, которые важны для той или иной области проектной практики с учетом ее специфики.

4. Внедрение «менеджера проектов» на примере Microsoft

В книге Скотта Беркуна «Искусство управления IT-проектами» очень красочно описано управление проектами и программами на примере компании Microsoft – одной из первых компаний, внедривших в свой штат сотрудника, который занимался управлением проектами. Я считаю данный пример наиболее точным и подходящим, т.к. использование таких кардинальных решений позволило успешно реализовать множество проектов.

В конце 80-х годов компания Microsoft решала непростую проблему увязывания инженерных работ с маркетинговыми задачами каждого подразделения. Джейб Блюменталь (Jabe Blumenthal) предложил ввести специальную должность, в которой функции лидера совмещались бы с функциями координатора. Он должен был работать над проектом с первого дня, когда строятся общие планы, и до последнего, когда производится финальное тестирование. На данную должность следовало взять грамотного «технаря», способного завоевать авторитет в среде программистов и одновременного имеющего склонность к всеобъемлющему участию в создании продукта.

Чтобы эта идея сработала, этот сотрудник должен любить заниматься составлением технических условий, отслеживанием маркетинговых планов, составлением графиков работ, управлением командой, стратегическим планированием, выявлением ошибок и дефектов, воспитанием командного духа, а также выполнением еще ряда функций, которыми некогда заниматься другим сотрудникам.

Новая должность в связи с этим набором обязанностей получила в Microsoft название руководителя программ. Далеко не вся команда разработчиков попадала в подчинение руководителю программ, но, несмотря на это, ему были предоставлены значительные полномочия по ведению проектов.

Джейб сыграл значительную роль в разработке продукта под названием Multiplan (который впоследствии перерос в Microsoft Excel), и его схема работала отлично. Улучшение инженерного процесса и процесса разработки наряду с улучшением координации с бизнес-командой на самом деле вселили радость в сердца всех сотрудников Microsoft. После множества совещаний и собраний большинство команд свыклось с новой системой организации труда.

Определив роль «рядового универсала», причем не «мальчика на побегушках» и не лакея, а одного из уважаемых лидеров команды, компания Microsoft навсегда изменила динамику деятельности команд разработчиков. Джейб был руководителем программ большую часть периода своей работы в этой компании, ведя, помимо прочего, проекты Intrenet Explorer, MSN и Windows. Со временем он стал руководить командами руководителей программ.

Сейчас в Microsoft работают более 5000 менеджеров программ (всего в этой компании более 50000 человек), и, невзирая на несколько обедненное (и иногда неверное) применение первоначальной идеи, ее ключевые черты прослеживаются во многих командах и группах.

Хотя название должности именовалось как «руководитель программ», функции на этой должности сводились к обязанностям руководителя проектов. Проще говоря, это означало, что человек на этой должности несет ответственность за успешную реализацию проекта и отвечал за всех его участников.