Вопрос 7. Нормативно-справочная и оперативная информация. Роль нормативно-справочной информации в исуп.

Нормативно-справочная и оперативная информация.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко. Нормативно-справочной информацией на предприятии являются: время, предназначенное для изготовления типовой детали (нормы трудоемкости); среднедневная оплата рабочего по разряду; оклад служащего; адрес поставщика или покупателя и т.д.

Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.

Роль нормативно-справочной информации в ИСУП.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко. Нормативно-справочной информацией на предприятии являются: время, предназначенное для изготовления типовой детали (нормы трудоемкости); среднедневная оплата рабочего по разряду; оклад служащего; адрес поставщика или покупателя и т.д.

Состав определяется типом производства, номенклатурой и сложностью выпускаемых изделий, технологией и организацией производства и т.д.

НСИ обеспечивает хранение, обработку и предоставление постоянной и условно-постоянной информации пользователям системы.

Системы НСИ предназначены для поддержания корпоративных данных в актуальном состоянии, обеспечению полноты, устранению ошибок, контролю целостности и непротиворечивости данных.

Вопрос 8. Понятие документа и документооборота. Системы электронного документооборота.

Понятие документа и документооборота.

Документ – материальный носитель данных, имеющий юридическую силу, содержащий оформленные в определенном порядке сообщения, предназначенные для использования человеком. Это средство закрепления данных о фактах, явлениях и деятельности, служащие для передачи экономической информации во времени и на расстояние.

Документ - носитель упорядоченных данных и основа для принятия управленческих решений.

Общие функции документа:

информационная: документ создается для сохранения информации;

коммуникативная: документ выступает как средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управлен­ческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления; приказы, постановления;

правовая: документы, которые несут юридическую силу

Виды документов:

Первичные ( созданы для отражения операции)

Вторичные ( созданы на основании первичных)

Распорядительные ( разрешают проведение документов ) (распоряжения)

Оправдательные (исполнительные) (факт операции , акт, расходный ордер )

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие и специальные.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания до момента их исполнения.

Перечислим основные действия с документами, которые повсеместно выполняются на предприятии:

1.  Создание документа. Для каждого документа определена дата и время создания, автор, статус (черновик, рабочий (редактируемый), утвержденный (нередактируемый), и т.д.), гриф секретности (общего пользования, ограниченного использования, секретный)

2. Утверждение документа. После создания, документ требуется завизировать (что может привести к редактированию документа, и появлению нескольких версий одного и того же документа). Процесс утверждения документа зависит только от специфики документооборота предприятия, и может быть как строго формализован (тогда говорят, что для каждого документа есть свой маршрут утверждения), так и неформализован (тогда говорят, что используется открытый маршрут)

3. Использование документа. После того, как документ был отредактирован и утвержден, он поступает в архив, где доступен группе лиц (в зависимости от грифа секретности).