3. Роль информации в системе управления

В современных условиях принятие эффективных решений в области управления требует переработки больших объемов информации. Все процессы управления, протекающие в системе управления, отражаются в виде информационных процессов и оперируют экономической информацией.

Экономическая информация – это информация, отражающая и обслуживающая процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ. Иными словами, экономическая информация – это объективизированное воплощение, с помощью знаков и сигналов, знаний о материальных, трудовых и стоимостных аспектах воспроизводимых в экономике процессов, устраняющих неопределенность в отношении исходов этих процессов.

Экономическая информация служит инструментом управления и одновременно принадлежит к его элементам. Ее необходимо рассматривать как одну из разновидностей управленческой информации, которая решает задачи организационно-экономического управления экономическими объектами.

Экономическая информация представляет собой совокупность сведений (данных), отражающих состояние и определяющих направление развития народного хозяйства и его отдельных звеньев. В информационных процессах, осуществляемых в управлении, информация играет роль предмета труда (исходная информация) и продукта труда (обработанная информация).

Если рассматривать понятие «экономическая информация» с кибернетических позиций, информационный процесс управления можно охарактеризовать как превращение сведений (исходных данных) в экономическую информацию, необходимую для принятия решений, направленных на обеспечение заданного состояния объекта управления и его оптимального развития.

Экономическая информация насчитывает много разновидностей (типов), которые выделяются на основе соответствующих классификационных критериев:

• по принадлежности к сфере материального производства и непроизводственной сфере, а внутри по отраслям и подотраслям народного хозяйства;

• по стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса. В силу этого выделяется информация, отражающая снабжение, производство, распределение и потребление, а также материальные, трудовые и финансовые ресурсы;

• по временным стадиям управления. С этих позиций выделяются: прогнозная информация, плановая, учетная, информация для экономического анализа, оперативного управления;

• по критериям соответствия отражаемым явлениям подразделяется на достоверную и недостоверную;

• по полноте отражения событий подразделяется на достаточную (полную), недостаточную и избыточную;

• по стадии возникновения бывает исходная (первичная) и производная (вторичная);

• по стабильности во времени делится на постоянную и переменную;

• по технологии решения экономических задач различают входную, промежуточную и выходную информацию.

Экономической информации свойственны некоторые особенности, вытекающие из ее сущности. Принципиальное значение для создания систем обработки экономической информации и формирования информационных технологий имеют следующие ее свойства:

• преобладание алфавитно-цифровых знаков;

• необходимость оформления результатов обработки данных в форме, удобной для восприятия человеком;

• широкое распространение документов как носителей исходных данных и результатов их обработки;

• значительный объем переменных и постоянных (условно-постоянных) данных;

• дискретность, объясняющаяся тем, что экономическая информация характеризует состояние объекта или процесса либо на определенный момент времени, либо за определенный интервал времени;

• организованность, вытекающая из того, что экономическая информация отражает результат интеллектуальной деятельности человека;

• неоднородность в силу основного назначения информации – различать элементы и свойства отражаемых процессов;

• рассредоточенность источников и принципиальная невозможность концентрации процессов сбора данных;

• сохраняемость при ее использовании (потреблении);

• возможность многократного использования одних и тех же данных, в том числе и одновременно разными потребителями;

• возможность сохранения переработанной информации у отправителя;

• возможность длительного хранения с воспроизведением и обновлением;

• способность к преобразованию, агрегированию по определенным признакам, детализации (разукрупнению) и сжатию (укрупнению);

• определенная самостоятельность данных по отношению к своему носителю.

В условиях выполнения функций управления теми или иными объектами экономическая информация должна отвечать определенным требованиям. Наиболее существенные из них:

• быть достоверной, правдивой;

• быть своевременной и точной;

• должна быть отражена документально;

• быть актуальной, необходимой для лиц, принимающих решения;

• должна быть экономичной.