2.6 Учетная документация по личному составу

Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров. С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) личное дело

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.

Личное дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью. Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации. В состав личного дела входят следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

• характеристики или рекомендательные письма;

• заявление о приеме на работу;

• трудовой договор;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

•  копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки из них);

•  справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

2.7 Вспомогательные учетные формы

• Журнал учета приема на работу

• Журнал учета перевода работников

• Журнал учета увольнения

• Журнал учета трудовых книжек

• Журнал учета прибывающих в командировках

• Журнал учета трудовых договоров

• Журнал учета отпусков

• Журнал учета справок

• Журнал учета взысканий и т.д

2.8 Унифицированные формы по учету кадров

• Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1),

• Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а),

• Личная карточка работника (форма № Т-2),

• Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС),

• Штатное расписание (форма № Т-3),

• Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4),

• Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5),

• Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а),

• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6),

• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а),

• График отпусков (форма № Т-7),

• Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8)

• , Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а),

• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9),

• Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а),

• Командировочное удостоверение (форма № Т-10),

• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а),

• Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11),

• Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а).