2. 3 Договорная документация

Договорная документация по кадровым вопросам регламентирует правовые основы взаимоотношений работников и работодателя в процессе различных аспектов их социального партнерства. Данные взаимоотношения закрепляются в коллективном договоре, соглашении и трудовом договоре. Некоторые виды договорной документации:

• трудовой договор;

• доп. Соглашения;

• гражданско – правовой договор;

• коллективный договор;

• о материальной ответственности

2.4 Персональные документы

Персональной документацией называется группа кадровой документации, которая относится к персоне (в переводе с греческого – «личность, особа») работника. Это очень большой и сложный комплекс документов, охватывающий сферу установления, ведения, изменения и прекращения трудовых правоотношений работника с работодателем. Так, в состав персональной документации входит, например:

1.   документы, выданные гражданину соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении, состоянии здоровья – паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности и другие;

2.   справочно-информационные документы, выдаваемые работникам по месту работы для подтверждения различных правовых фактов: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, пропуски, удостоверения, Почетные грамоты и другие;

3.   документы по учету кадров и их движению (личное дело, личная карточка работника, документационное сопровождение приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, предоставления отпусков, командирования);

4.   документы по анкетированию, тестированию, по повышению квалификации, переподготовке сотрудников, их аттестации и другие;

5.   автобиографии, характеристики и другие.

Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления регламентируются различными нормативными документами и государственными стандартами.

2.5 Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению. Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

• Докладная записка;

• Служебная записка;

• Объяснительная записка;

• Предложение;

• Представление;

• Заявление;

• Протокол;

• Акт;

• Справка;

• Заключение;

• Отзыв;

• Перечень;

• Список;

• Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).