14. Структуризация проекта: принципы и последовательность.

Структуризация проекта

Структуризация целей и задач проекта

Одним из способов исследования и управления сложными системами (к которым относится и проект) является их структуризация - разбивка (декомпозиция) системы на отдельные подсистемы и элементы. Предусматривается, что структурно-детализированная система становится более понятной и конкретной.

К основным задачам структуризации проекта относятся такие:

а) переход от общих целей проектов к конкретным направлениям деятельности, задач и функций исполнителей;

б) формирование структуры процесса выполнения проекта - схемы его жизненного цикла;

в) распределение полномочий между организациями, структурными под разделами или отдельными личностями, которые принимают участие в реализации проекта или заинтересованные в его результатах;

г) построение комплекса взаимозависимых работ и распределение ресурсов, необходимых для их выполнения;

д) ввязывание во времени и пространства выполняемых работ.

Базой для формирования большинства структур проекта является иерархическая структура его целей и функций.

Структура проекта призвана определить продукцию, которую необходимо разработать или произвести, и связывает элементы работы, которые предстоит выполнить — как между собой, так и с конечной целью проекта.

Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и приемку, бухгалтерский учет, администрирование.

Исполнение проекта.

Управление исполнением проекта — определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к простому исполнению плана, то есть доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации.

Контроль исполнения проекта - все основные элементы проекта должны контролироваться руководством. Менеджер должен определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, анализировать полученные данные, текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ.

Построение эффективной системы контроля исполнения проекта основывается на соблюдении четырех основных принципов.

1. Наличие четкого плана проекта. Для обеспечения основы контроля план должен быть содержательным, четко структурированным и зафиксированным. Если план проекта обновляется слишком часто и без применения процедур контроля за вносимыми изменениями, то контроль над проектом может быть потерян.

2. Наличие ясной системы отчетности. Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев.

3. Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. В результате анализа собранных данных руководство проекта определяет, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то необходимо рассчитать размер и серьезность последствий возникших отклонений. Два основных показателя хода выполнения работ — время и стоимость.

4. Наличие эффективной системы реагирования. Завершающий шаг процесса контроля — действия, направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта.