4. Офіс керування проектами.

Офіс керування проектами (Project Management Ofce, PMO) - це підрозділ або організація, що здійснює різні функції, що відносяться до централізації й координації керування проектами, що входять у його сферу відповідальності. Сфера відповідальності офісу керування проектами може варіюватися від надання підтримки в керуванні проектами до прямого керування проектом.

Проекти, підтримувані або керовані PMO, можуть бути незв'язаними, але управлятися в сукупності. Конкретна форма, функції й структура PMO залежать від потреб організації, підтримку якої він здійснює.

Конкретний PMO може одержати повноваження діяти як невід'ємна зацікавлена сторона проектів, що має вирішальне слово в початковій стадії кожного проекту. Він може мати повноваження давати рекомендації або зупиняти проекти, або виконувати інші дії, щоб цілі компанії залишалися погодженими й несуперечливими. Крім того, PMO може брати участь у відборі, керуванні й розподілі загальних або виділених ресурсів проекту.

Основна функція PMO заключається в підтримці керування проектами різними способами, серед яких можна виділити наступні:

• керування загальними ресурсами всіх проектів, що адмініструються PMO;

• визначення й розробка методології, кращих практик і стандартів керування проектами;

• коучинг, наставництво, навчання й нагляд;

• моніторинг відповідності стандартам, процедурам і шаблонам керування проектами за допомогою аудитів проектів;

• розробка й керування принципами, процедурами, шаблонами проекту й іншою загальною документацією (активами процесів організації); і координація комунікацій між проектами.

Менеджери проектів і PMO переслідують різні цілі й, таким чином, керуються різними вимогами. Проте, усі їхні дії орієнтовані на стратегічні інтереси організації. Різниця між роллю менеджера проекту й PMO може міститися в наступному:

• Менеджер проекту зосереджується на конкретних цілях проекту, у той час як PMO управляє основними змінами в змісті програми й може розглядати їх як потенційні можливості для більш успішного досягнення цілей.

• Менеджер проекту управляє ресурсами, переданими проекту, з метою більш точного виконання цілей проекту, а PMO оптимізує використання загальних ресурсів організації у всіх проектах.

• Менеджер проекту управляє обмеженнями (змістом, розкладом, вартістю і якістю і т.д.) окремих проектів, а PMO управляє методологіями, стандартами, загальними ризиками/ можливостями й взаємозв’зками проектів на рівні підприємства.

5. Керування проектами й керування операційною діяльністю.

Операційна діяльність організації - це функція, спрямована на безперервне виконання дій з виробництва того самого продукту або надання повторюваної послуги. Приклади: виробничі операції, технологічні операції й бухгалтерські операції. Незважаючи на тимчасовий характер, проекти також можуть допомагати в досягненні цілей організації, якщо вони орієнтовані на стратегію організації. Іноді організації вносять зміни у свою операційну діяльність, продукти або системи за допомогою стратегічних бізнес-ініціатив. Проектна діяльність вимагає керування проектами, а операційна діяльність вимагає керування бізнес-процесами або керування операціями. Проекти можуть перетинатися з операціями в різних точках протягом життєвого циклу продукту, наприклад:

• у кожній завершальній фазі;

• при розробці нового продукту, модернізації продукту або збільшенні випуску продукції;

• при вдосконалюванні операційної діяльності або в процесі розробки продукту; або

• до моменту згортання виробництва наприкінці життєвого циклу продукту.

У кожній точці результати й знання передаються між проектами й операційною діяльністю для подальшого застосування. Це здійснюється через передачу ресурсів проекту в операційну діяльність наприкінці проекту або через передачу операційних ресурсів проекту у його початку.

Операційна діяльність - це постійний вид діяльності, який провадить повторювані результати, при цьому ресурси виділяються для виконання практично аналогічного ряду завдань у відповідності зі стандартами, впровадженими в життєвий цикл продукту. На відміну від операційної діяльності, яка носить постійний характер, проекти являють собою тимчасові підприємства