7.1.3 Оцінка вартості: виходи
.1 Оцінки вартості операцій
Оцінка вартості операцій - це кількісна оцінка імовірних витрат, необхідних для виконання робіт по проекту. Оцінка вартості може представлятися в узагальненій формі або у деталях. Витрати оцінюються за всіх ресурсів, використаних в оцінці вартості операцій. До ресурсів відносяться, зокрема, прямі витрати праці, матеріали, устаткування, послуги, споруди,
інформаційні технології та особливі статті витрат, такі як облік рівня інфляції або витрати на можливі втрати. Непрямі витрати, якщо вони включені в оцінку вартості проекту, когут враховуватися на рівні операцій або на більш високих рівнях.
.2 Основа для оцінок
Кількість і тип додаткових деталей, що обгрунтовують оцінку вартості, різняться залежно від прикладної області. Незалежно від рівня деталізації, допоміжна документація повинна забезпечувати чітке і повне розуміння того, яким чином була розрахована вартість. Допоміжні деталі для оцінок вартості операцій можуть включати в себе:
документацію по основі для оцінки (тобто того, як оцінка отримана);
документацію по всім прийнятим допущенням;
документацію по всіх відомих обмежень;
вказівку діапазону можливих оцінок (наприклад, 10 000 дол (± 10%), щоб показати, що очікувана вартість предмета повинна лежати в межах вказаного діапазону значень);
вказівку ступеня достовірності остаточної оцінки.
.3 Поновлення документів проекту
Документи проекту, які можуть бути оновлені, включають в себе, зокрема, реєстр ризиків.
7.2 Визначення бюджету
Визначення бюджету - процес об'єднання оціночних вартостей окремих операцій або пакетів робіт для розробки санкціонованого базового плану по вартості. Даний базовий план містить в собі всі санкціоновані бюджети, за винятком управлінських резервів. Див. рис. 7-4б і 7-5б.
Рис. 7-4б. визначення бюджету: входи, інструменти, методи і виходи.
Рис. 7-5б. блок-схема даних при визначенні бюджету.
Бюджети проекту представляють собою грошові кошти, санкціоновані для виконання проекту. Виконання вартості проекту порівнюється з санкціонованим бюджетом.
7.2.1 Визначення бюджету: входи
.1 Оцінка вартості операцій
Оцінка вартості кожного пакета робіт складається з суми оцінок вартості кожної операції (розділ 7.1.3.1), що входить в пакет робіт.
.2 Основа для оцінок
Допоміжні деталі для оцінок вартості повинні бути визначені, як описано в розділі 7.1.3.2. Будь-які головні припущення, пов'язані з включенням або виключенням непрямих витрат з бюджету проекту, вказуються в основі для оцінок.
.3 Базовий план по змісту
опис змісту. Формальні обмеження по періоду витрати коштів на проект можуть бути встановлені організацією або іншими органами, такими як урядові установи, а також можуть бути закріплені в контракті (розділ 12.2.3.2). Ці обмеження фінансування відображаються в описі змісту проекту.
ієрархічна структура робіт. Ієрархічна структура робіт проекту (ІСР) (розділ 5.3.3.1) визначає взаємовідносини між всіма результатами проекту та їх різноманітними елементами.
словник ІСР. Словник ІСР (розділ 5.3.3.2) і відповідні детальні описи робіт дають точні визначення результатів і опис робіт для кожного елемента ІСР, необхідного для досягнення кожного результату.
.4 Розклад проекту
Розклад проекту (розділ 6.5.3.1), як частина плану управління проектом, включає в себе планові дати початку і закінчення операцій, контрольних подій, пакетів робіт, що плануються пакетів робіт і контрольних рахунків проекту. Дана інформація може бути використана для підсумовування витрат за календарні періоди, в які заплановано виникнення витрат.
.5 Ресурсні календарі
Ресурсні календарі містять інформацію про склад і часу виділення ресурсів. Дана інформація може використовуватися для зазначення вартості ресурсів протягом проекту.
.6 Контракти
При визначенні бюджету враховується застосовна контрактна інформація і витрати, пов'язані з набутими продуктами, послугами або результатами.
.7 Активи процесів організації
Активи процесів організації, які впливають на процес визначення бюджету, включають в себе, серед іншого:
існуючі формальні і неформальні правила, процедури та керівні;
вказівки, пов'язані з розробкою бюджету витрат;
інструменти розробки бюджету витрат;
методи складання звітів.
РИДОШ 10.2 планування комунікацій
Планування комунікацій являє собою процес виявлення потреб зацікавлених сторін проекту в інформації і визначення підходу до комунікацій. Див рис. 10-6 і 10-7.
У процесі планування комунікацій визначаються інформація та взаємодії, необхідні зацікавленим сторонам проекту, наприклад: яким особам яка інформація потрібна, коли вона їм знадобиться, хто і яким чином повинен їм цю інформацію надати. Хоча потреба в передачі проектної інформації існує в усіх проектах, потреби в інформації і способи її поширення можуть значно відрізнятися. Важливим фактором досягнення успіху проекту є виявлення інформаційних потреб зацікавлених сторін проекту та визначення відповідних засобів задоволення цих потребностейНеправільное планування комунікацій може призвести до таких проблем, як затримки у доставці повідомлень, передача конфіденційної інформації не тим особам, недостатня комунікація з деякими з важливих зацікавлених сторін проекту. План комунікацій дозволяє менеджеру проекту задокументувати підхід, що забезпечує найбільш ефективне і раціональне спілкування із зацікавленими сторонами проекту. Ефективне спілкування означає, що інформація надається в правильному форматі, у відповідний час і надає необхідну вплив. Раціональне спілкування означає надання тільки тієї інформації, яка дійсно необхідна. У більшості проектів планування комунікацій здійснюється на самих ранніх стадіях проекту, наприклад, під час розробки плану управління проектом. Це дозволяє виділити на дії з комунікацій відповідні ресурси, такі як час і бюджет. Результати даного процесу планування повинні періодично перевірятися протягом проекту і, при необхідності, змінюватися для забезпечення їх актуальності.
Процес планування комунікацій тісно пов'язаний з чинниками середовища підприємства, так як структура організації серйозно впливає на вимоги до комунікацій проекту.
10.2.1 планування комунікацій: входи
1. Реєстр зацікавлених сторін проекту.
Реєстр зацікавлених сторін проекту описаний в розділі 10.1.3.1.
2. Стратегія управління зацікавленими сторонами проекту.
Стратегія управління зацікавленими сторонами проекту описана в розділі 10.1.3.2.
3. Фактори середовища підприємства.
Всі фактори середовища підприємства використовуються як входи для даного процесу, оскільки комунікації повинні бути адаптовані до навколишнього середовища проекту.
4. Активи процесів організації.
Всі активи процесів організації використовуються як входи процесу планування комунікацій.
З них накопичені знання і історична інформація представляють особливу важливість, оскільки дозволяють ознайомитися як з рішеннями, що приймалися щодо проблем комунікацій, так і з результатами таких рішень в попередніх подібних проектах. Вони можуть бути використані в якості керівництва при плануванні дій з комунікацій для поточного проекту.