10.3.3 Поширення інформації: виходи

1) Поновлення активів процесів організації

Активи процесів організації, які можуть бути оновлені, включають в себе, серед іншого:

• сповіщення зацікавлених сторін проекту. Зацікавленим сторонам проекту може надаватися інформація про вирішених проблемах, схвалених зміни та загальний стан проекту.

• звіти за проектом. Формальні і неформальні звіти за проектом описують поточний стан проекту і включають накопичені знання, журнали реєстрації проблем, звіти про завершення проекту і виходи з інших галузей знань (глави 4-12).

• представлення проекту. Команда проекту формально чи неформально надає інформацію деяким або всім зацікавленим сторонам проекту. Інформація та метод подання повинні відповідати потребам аудиторії.

• документи проекту. Документи проекту можуть включати в себе кореспонденцію, службові записки, протоколи нарад та інші документи, що описують проект. Дана інформація повинна в максимально можливої ​​та належної ступеня підтримуватися в організованому стані. Члени команди проекту також можуть вести книгу або реєстр документів проекту, які можуть бути фізичними або електронними.

• зворотній зв'язок від зацікавлених сторін проекту. Інформація, що отримується від

зацікавлених сторін проекту і пов'язана з роботами проекту, повинна розподілятися та використовуватися для модифікації або поліпшення майбутнього виконання проекту.

• документація по накопичених знань. Ця документація включає в себе причини проблем, обгрунтування обраних коригувальних впливів і інші типи накопичених знань про поширення інформації. Накопичені знання документуються і розподіляються таким чином, щоб вони могли стати частиною історичної бази даних як проекту, так і виконуючою організації.

10,4 Управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту

Управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту являє собою процес спілкування і роботи із зацікавленими сторонами проекту для задоволення їх потреб і вирішення виникаючих проблем. Див рис. 10-11 і 10-12.

Управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту включає в себе наступні комунікаційні дії, спрямовані на надання впливу на очікування зацікавлених сторін проекту та дозвіл турбують їхніх питань і проблем:

• активне управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту для збільшення імовірності приймання проекту шляхом проведення переговорів і здійснення впливу на їх бажання для досягнення і підтримки цілей проекту;

• врегулювання турбують питань, які ще не стали проблемами і зазвичай пов'язані з попередженням майбутніх проблем. Необхідно виявляти і обговорювати дані питання турбують і оцінювати ризики, і

• прояснення і дозвіл виявлених проблем. Їх вирішення може привести до запиту на зміну, або воно може бути здійснено за межами проекту, наприклад, відкладено до наступного проекту або фази або передане іншому підрозділу організації.

Управління очікуваннями допомагає збільшити ймовірність успіху проекту, забезпечуючи розуміння зацікавленими сторонами проекту переваг і ризиків, пов'язаних з проектом. Це перетворює їх в активних прихильників проекту і переконує надавати допомогу в оцінці ризиків, викликаних рішеннями проекту.

У результаті передбачення реакції людей на проект можуть бути зроблені попереджувальні дії для того, щоб заручитися їхньою підтримкою або мінімізувати потенційний негативний вплив.

Менеджер проекту відповідає за управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту. Активне управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту скорочує ризик того, що проект не зможе досягти своїх цілей і завдань внаслідок невирішених проблем із зацікавленими сторонами проекту, а також обмежує згубні впливу в ході реалізації проекту.