2) Поновлення документів проекту

Документи проекту, які можуть бути оновлені, включають в себе, серед іншого:

• розклад проекту;

• Реєстр зацікавлених сторін проекту, і

• стратегію управління зацікавленими сторонами проекту.

10.3 Поширення інформації

Поширення інформації - це процес надання необхідної інформації зацікавленим сторонам проекту відповідно до плану. Див рис. 10-9 і 10-10.

Він здійснюється на всьому протязі життєвого циклу проекту і у всіх процесах управління. Ключовим у даному випадку є процес виконання, який включає в себе реалізацію плану управління комунікаціями, а також реагування на несподівані запити інформації. Ефективне поширення інформації включає в себе ряд методів, в тому числі:

• моделі «відправник-одержувач». Петлі зворотного зв'язку та бар'єри комунікацій.

• вибір засобів зв'язку. Прийняті рішення про те, коли краще спілкуватися усно, а корду письмово, коли краще написати неформальну записку, а коли формальний звіт, а також коли краще поговорити особисто, а коли написати електронного листа.

• стиль письма. Застосування дійсного або пасивного стану, структура пропозиції, підбір слів.

• методи ведення зборів. Підготовка порядку денного і вирішення конфліктів.

• методи представлення. Мова тіла і розробка наочних матеріалів.

• методи організації групової роботи. Досягнення консенсусу та подолання перешкод.

10.3.1 Поширення інформації: входи

1) План управління проектом

План управління проектом (розділ 4.2.3.1) містить план управління комунікаціями, описаний в розділі 10.2.3.1.

2) Звіти про виконання

Звіти про виконання, використовувані для розповсюдження інформації про виконання і поточний стан проекту, повинні надаватися перед нарадами за проектом і бути якомога болем актуальними і точними.

Прогнози оновлюються і складаються заново на основі показників виконання робіт, що надаються в міру виконання проекту. Дана інформація описує виконання проекту в минулому, яке може вплинути на проект в майбутньому, наприклад, прогнози по завершенні і прогнози до завершення. Прогнозована інформація часто генерується за допомогою методів освоєного обсягу (див. розділ 7.3.2.2), однак можуть використовуватися і інші методи, такі як аналогії з минулими проектами, повторні оцінки залишилася роботи, облік впливу зовнішніх подій в розкладі та ін

Дана інформація повинна надаватися разом з інформацією про виконання та іншою важливою інформацією, яка повинна розподілятися з метою прийняття рішень. Методи прогнозування описані в розділі 10.5.2.2. Додаткова інформація за звітами про виконання наведена в розділі 10.5.3.1.

3 активи процесів організації

Активи процесів організації (див. розділ 2.4.3), які можуть впливати на процес поширення інформації, включають в себе, серед іншого:

• правила, процедури і керівні вказівки щодо поширення інформації;

• шаблони; і

• історичну інформацію і накопичені знання.

10.3.2Поширення інформації: інструменти і методи

1) методи комунікацій

Індивідуальні та групові збори, відео-і аудіоконференції, чати та інші методи віддаленого спілкування, використовувані для розповсюдження інформації.

2) інструменти поширення інформації

Проектна інформація може поширюватися за допомогою різноманітних інструментів, включаючи:

• поширення друкованої документації, реєстраційні картотеки, прес-релізи та електронні бази даних із загальним доступом;

• електронні засоби спілкування та проведення конференцій (наприклад, електронна пошта, факс, голосова пошта, телефон, відео-та Інтернет-конференції, веб-сайти та Інтернет-публікації); і

• електронні інструменти управління проектами (наприклад, веб-інтерфейси програмного забезпечення для управління проектами та складання розкладів, програмне забезпечення для підтримки зборів і віртуальних офісів, портали та інструменти управління спільною роботою).