2. Що таке проект?

Проект - це тимчасове підприємство, призначене для створення унікальних продуктів, послуг або результатів.

Тимчасовий характер проекту означає, що в будь-якого проекту є певний початок і завершення. Завершення наступає, коли досягнуті цілі проекту; або визнане, що цілі проекту не будуть або не можуть бути досягнуті; або зникла необхідність у проекті. «Тимчасовий» не обов'язково припускає коротку тривалість проекту. «Тимчасовий», як правило, не ставиться до створюваного в ході проекту продукту, послузі або результату. Більшість проектів уживає для досягнення стійкого, тривалого результату. Так, результатом проекту по зведенню монумента на центральній площі міста стане монумент, який буде прикрашати місто протягом сторіч. Проекти також можуть приводити до впливів на соціальне, економічне й екологічне середовище, що перевищують тривалість самого проекту.

Кожен проект приводить до створення унікального продукту, послуги або результату. Незважаючи на те, що в результатах проекту можуть бути присутнім повторювані елементи, їх наявність не порушує принципової унікальності робіт із проекту. Наприклад, офісні будинки можуть будуватися з однакових матеріалів або однієї й тою же командою, але їх місце розташування може бути унікальним і відрізнятися архітектурою, обставинами, підрядниками і т.д.

Поточна діяльність, як правило, являє собою повторюваний процес, оскільки виконується відповідно до існуючих в організації процедур. І, навпаки, через унікальний характер проектів, можлива невизначеність відносно продуктів, послуг або результатів, створюваних у ході проекту. Завдання по проекту можуть бути новими для команди проекту, що обумовлює необхідність більш ретельного планування, на відміну від рутинних робіт. Крім того, проекти використовують на всіх рівнях організації. У проекті може брати участь одна людина, один структурний підрозділ або кілька структурних підрозділів організації.

У результаті проекту може вийти:

• продукт, що представляє собою елемент іншого виробу або кінцевий виріб;

• здатність надавати послуги (наприклад, бізнес-функції, що підтримують проведення або дистрибуцію); або

• результати, такі як наслідки або документи (наприклад, дослідницький проект провадить дані, які можна використовувати для визначення наявності тенденції або користі якого-небудь нового процесу для суспільства).

Прикладами проектів можуть служити, серед іншого:

• розробка нового продукту або послуги;

• здійснення змін у структурі, кадрах і стилі організації;

• розробка або придбання нової або вдосконаленої інформаційної системи;

• будівництво будинку або спорудження; або

• впровадження нової процедури або нового процесу на підприємстві.

3. Що таке керування проектами?

Керування проектами - це додаток знань, навичок, інструментів і методів до робіт проекту для задоволення вимог, що висуваються до проекту. Керування проектами виконується за допомогою застосування й інтеграції логічно згрупованих 42 процесів керування проектами, об'єднаних в 5 груп процесів. Ці 5 груп процесів наступні:

• ініціація;

• планування;

• виконання;

• моніторинг і керування;

• завершення.

У керування проектами, як правило, входить:

• визначення вимог;

• задоволення різних потреб, вирішення проблем і задоволення очікувань різних зацікавлених сторін проекту в ході планування й виконання проекту;

• зрівноважування конкуруючих обмежень проекту, серед інших:

зміст;

якість;

розклад;

бюджет;

ресурси;

ризики.

Кожен конкретний проект має обмеження, яким повинен приділяти увагу менеджер проекту.

Взаємовідношення між цими факторами таке, що якщо один із цих факторів зміниться, то з великою часткою ймовірності буде порушений як мінімум ще один фактор. Так, якщо стискається розклад, то найчастіше виникає необхідність збільшення бюджету й включення додаткових ресурсів для виконання того самого обсягу робіт у більш стислий термін. Якщо збільшення бюджету неможливо, може бути скорочено зміст або знижена якість для поставки продукту в більш стислий термін у межах установленого бюджету. Думка зацікавлених сторін проекту із приводу того, який з факторів більш важливий, можуть розділятися, що приводить до підвищення складності проекту. Зміна вимог, яким має задовільняти проект, може викликати додаткові ризики. Команда проекту повинна бути здатна оцінити ситуацію й зрівноважити вимоги з метою досягнення успіху проекту.

Через можливу зміну план керування проектом носить ітеративний характер і проходить через послідовну розробку на різних стадіях життєвого циклу проекту. Іншими словами, у міру нагромадження більш докладних і специфічних знань можна перейти до деталізації й поліпшенню плану. Послідовна розробка дозволяє команді керування проектом здійснювати керування на більш детальному рівні в міру розвитку проекту.