4.6.2 Завершення проекту або фази: інструменти і методи

.1 Експертні оцінки

Експертні оцінки застосовуються при проведенні дій по адміністративному закриттю. Ці експерти підтверджують, що закриття проекту або фази проводиться відповідно до необхідних стандартів.

4.6.3 Завершення проекту або фази: виходи

.1 Передача кінцевого продукту, послуги або результату

Вихід відноситься до передачі кінцевого продукту, послуги або результату, для виробництва якого був санкціонований проект (або в разі закриття фази це відноситься до проміжного продукту, послуги або результату даної фази).

.2 Поновлення активів процесів організації

Активи процесів організації, які оновлюються в результаті процесу завершення проекту або фази, містять, серед іншого:

• архіви проекту. Документи, отримані в результаті виконання операцій проекту, наприклад план управління проектом, календарі змісту, вартості, розклади та проекту, реєстри ризиків, документація по управлінню змінами, дії з реагування на заплановані ризики і вплив ризиків.

• документи завершення проекту або фази. Документи завершення проекту або фази, що складаються з формальної документації, що вказує на завершення проекту або фази, а також передача результатів завершеного проекту або фази, наприклад до групи операційної діяльності або в наступну фазу. Під час завершення проекту менеджер проекту виробляє огляд документів попередньої фази, документації з приймання замовником з процесу підтвердження змісту (5.4) і контракту (якщо є), щоб переконатися, що всі вимоги проекту виконані до остаточного завершення проекту. Якщо проект був припинений до завершення, формальна документація пояснює, чому проект був припинений, і встановлює процедури передачі завершених і незавершених результатів скасованого проекту іншим особам.

• історична інформація. Історична інформація та інформація про накопичені знання передається в базу накопичених знань для використання в майбутніх проектах або фазах. Сюди може входити інформація з проблем і ризиків, а також по успішно застосованим методам, які можуть бути використані в майбутніх проектах.

Розділ 5 . Управління змістом проекту

Управління змістом проекту включає в себе процеси, що забезпечують включення в проект тих і тільки тих робіт, які необхідні для успішного завершення проекту. Управління змістом проекту безпосередньо пов'язані з визначенням і контролем того, що включено і що не включено в проект. На рис. 5-1 представлена загальна схема процесів управління змістом проекту, які включають в себе наступне:

5.1 збір вимог - Процес визначення та документування потреб зацікавлених сторін проекту для досягнення цілей проекту.

5.2 визначення вмісту - Процес розробки детального опису проекту і продукту.

5.3 створення ієрархічної структури робіт (ІСР) - процес поділу результатів проекту та робіт проекту на більш дрібні елементи, якими легше керувати.

5.4 підтвердження змісту - Процес формалізованого приймання завершених результатів проекту.

5.5 управління змістом - Процес моніторингу статусу проекту та вмісту продукту, а також управління змінами базового плану по змісту.

Рис. 5-1. Управління змістом проекту: входи, інструменти і методи, виходи.

Ці процеси взаємозалежні один з одним, а також з процесами з інших областей знань. Кожен процес може включати в себе дії одного або декількох осіб в залежності від потреб проекту. Кожен процес відбувається в кожному проекті не менше одного разу і виконується в одній або декількох фазах проекту, якщо проект розбитий на фази. Хоча процеси представлені тут у вигляді дискретних елементів з чітко виділеними межами, на практиці вони накладаються один на одного і роблять взаємний вплив, а також вони накладення та взаємодії тут не описані. Взаємодії процесів детально розглядаються в розділі 3 «Процеси управління проектом». У контексті проекту термін «зміст» може позначати:

• зміст продукту. Властивості та функції, які характеризують продукт, послугу або результат; та / або

• зміст проекту. Роботи, які необхідно виконати для створення продукту, послуги або результату із зазначеними характеристиками і функціями.

Процеси, що використовуються для управління змістом проекту, а також допоміжні інструменти та методи різняться залежно від прикладної області і зазвичай визначаються як частина життєвого циклу проекту. Схвалене докладний опис змісту проекту разом з ІСР і словником ІСР представляють собою базовий план проекту за змістом. Далі зміст, оформлене в базовому плані, відстежується, підтверджується і контролюється на всьому протязі життєвого циклу проекту.

Роботі, пов'язаній із здійсненням п'яти процесів управління змістом проекту, передують дії команди управління проектом з планування, хоча вони і не представлені тут у вигляді дискретного процесу. Роботи з планування є частиною процесу розробки плану управління проектом (розділ 4.2), в результаті якого створюється план управління змістом, що надає вказівки щодо того, як зміст проекту буде визначатися, документуватися, підтверджуватися, управлятися і контролюватися. План управління змістом може бути формальним і неформальним, деталізованим, або задавати лише загальні рамки в залежності від потреб проекту.

Виконання змісту проекту вимірюється щодо плану управління проектом (розділ 4.2.3.1). Виконання вмісту продукту порівнюється з вимогами до продукту (розділ 5.1). Процеси управління змістом проекту повинні бути добре інтегровані з процесами інших галузей знань, щоб роботи проекту привели до створення заданого змісту проекту.