2.Составление и оформление должностной инструкции.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. общее положение

2. должностные обязанности

3. взаимоотношения

4. права

Состав реквизитов: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, гриф утверждения, заголовок, текст, подпись, виза согласования, оттиск печати, отметка об исполнителе.

Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже - с наименованием документа.

Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения.

При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы.

Должностная инструкция вступает в силу с момента её утверждения руководителем или другим уполномоченным должностным лицом.

Требования должностной инструкции является обязательными для сотрудника, работающий в данной должности с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения.

1. Раздел общие положения устанавливает область деятельности классификационных требований, требования, подчинения, условия назначения на должность и освобождения от неё.

2. Должностные обязанности указывают на обязанности сотрудника с учетом задач и функций конструктивного подразделения предприятия с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Кроме того, в этом разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответветствии со сложившемся в данном структурном подразделении, практикой, распространенной иных обязанностей выполняемых данным подразделением по решению руководителей структурного подразделения предприятия.

3.Раздел права устанавливает права работника, способствует успешному выполнению работ. Допускается конкретизировать те или иные права с учётом специфики, выполняемой сотрудником должностных обязанностей.

4. Ответственность, указывающая меру ответственности сотрудника за не соблюдение требований должностной инструкции и других должностных (нормативных) документов. В данном разделе так же указывается, каким образом данное ответственное материальное лицо несет с указом РФ материальную ответственность за ущерб нанесённому предприятию.

5. Взаимоотношение, содержащие сведения о том, какую информацию, какие сроки и от кого получает работник, с кем совместно готовит документы, в какие сроки предоставляет документы и другие вопросы информационные взаимосвязи работника с другими подразделениями, сотрудника и тд.

Билет №6.

1.Работа с конфиденциальными документами.

Печатание документов с грифом КТ (коммерческая тайна) производится централизованно в специально отведенном помещении, рабочем месте, исключается доступ посторонних лиц.

Отпечатанный подписанный документ передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.

Черновики и варианты документа уничтожается этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии, исходящего документа: «Черновик» (и варианты уничтожены). Подпись, дата.

Все документы, сод. конфиденциальную информацию должны регистрировать отдельно от основной документации в журнале регистрации документа с грифом КТ.

При значительном объеме документов могут быть заведены в журнал отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов.

Все листы журнала нумеруются, прошиваются и на каждый лист печать. В конце журнала в заверительном листе написано количество листов цифрой и прописью.

Все входящие с грифом КТ вынимаются и вскрываются спецназначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции (кол-во листов, приложение)

В случае отсутствия или недостачи составляется акт в 2ух экземплярах, одни из которых отправляется отправителю.

Документы, имеющие КТ, формируется в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставится отметка КТ, на внутренней стороне обложки пишется список сотрудников, имеющие право пользоваться этим отделом.

Все листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, в начале дела прошивается внутренняя опись документа, содержащаяся в нем. В конце дела подшивается завирительный документ. Хранятся такие дела в сейфе, который отпечатывается должностным лицом, другие работники – не имеют доступ.

При выдаче документа работник с грифом КТ должен сверить номер (индекс) с номером индекса в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале подпись.

Выданные документы с грифом КТ на работе принадлежат возврату в тот же день. Только с разрешения руководства предприятия отдельные документы с КТ могут находиться у исполнителя.

Сверяются номера, листы и подпись по журналу.

Запрещается изъятия из дел и перемещения документов с грифом КТ из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в журнале.

Запрещается выносить из офиса документы с грифом КТ.

На документе с грифом КТ указывается количество экземпляров документа. На обороте листа этого документа руководитель пишет фамилию тех лиц, которые могут пользоваться этим документом.