- •1.Определение доу и документа.
- •2.Составление и оформление приказа по личному составу.
- •1.Основные реквизиты, без которых документ не имеет юридической силы.
- •2.Составление и оформление служебного письма с угловым и продольным штампами
- •1.Перечислите документы по личному составу.
- •2.Составление и оформление акта.
- •1.Расшифруйте окпо, окуд, огрн, егсд, инн, гост.
- •2.Составление и оформление приказа по основной деятельности.
- •1.Перечислите информационно-справочные документы и укажите их основные реквизиты.
- •2.Составление и оформление должностной инструкции.
- •1.Работа с конфиденциальными документами.
- •2. Номенклатура дел.
- •1. Подготовка дел к передаче в архив.
- •2. Трудовой договор.
- •1. Перечислите документы по личному составу и укажите основные реквизиты одного из них.
- •2. Штатное расписание.
- •1.Перечислите организационные документы и укажите их основные реквизиты.
- •2.Оформить приказ по основной деятельности.
- •1.Перечислите распорядительные документы и укажите их основные реквизиты.
- •2.Оформить приказ по личному составу.
- •1.Перечислите признаки, по которым классифицируются документы.
- •2.Личная доверенность.
- •1. Экспертиза ценности документов.
- •2. Виды справок и правила их составления.
- •1.Формирование и оформление дел.
- •2.Правила составления акта.
- •1.Перечислите документы постоянного хранения.
- •2.Должностная инструкция.
- •1.Перечислите должности, относящиеся к доу.
- •2.Виды бланков документов.
- •1.Перечислите основные разделы договора купли-продажи.
- •2.Правила составления служебного письма с угловым и продольным штампами.
- •1.Перечислите виды орд.
- •2.Правила составления протокола.
- •1.Перечислите документы, на которые обязательно ставить печать.
- •2.Правила составления акта.
- •1.Перечислите документы, подлежащие длительному хранению.
- •2.Правила оформления распорядительных документов.
- •1.Перечислите документы, подлежащие обязательному утверждению.
- •2.Работа с внутренними документами.
- •1.Что относится к Единым правилам оформления документов.
- •2.Работа с исходящими документами.
- •1.Перечислите основные реквизиты документов.
- •2.Документооборот
- •1.Основные виды писем.
- •2.Составление и оформление описи дел.
2. Виды справок и правила их составления.
Справка – это официальный документ, содержащий факты деятельности организации или подтверждающий сведения биографического и служебного характера о ком-либо. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
В делопроизводстве различаются служебные справки (о штатной численности, о выполнении плана, о задолженности по заработной плате и т.д.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые «личные справки» (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы/учебы и т.п.).
Служебные справки, в свою очередь, делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.
Очевидно, что к исходящим документам относятся именно внешние справки, которые адресуются в соответствии с установленными требованиями (см. правила оформления реквизита «Адресат» в письмах – «Отдел кадров», 2001, № 12, с. 50-55). Они подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным на это лицом.
Внутренние справки, как вытекает из названия этой разновидности документа, не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они адресуются на имя руководителя той организации, в которой составлена справка, и подписываются ее непосредственным составителем (например, начальником отдела).
Внешние справки должны оформляться на общем бланке организации, а внутренние – на обычной бумаге формата А4 или А5.
Служебные справки независимо от того, напечатаны они на бланке или обычной бумаге, должны оформляться с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В соответствии со стандартом реквизитами справки являются наименование организации (структурного подразделения), название вида документа («СПРАВКА»), дата и регистрационный индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк), текст, подпись. При необходимости служебная справка может заверяться печатью.
В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), во исполнение которого составляется справка. В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования.
Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения-исполнители, точные даты либо хронологические рамки.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.
Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2002» или «за период с 01.01.2002 по 30.06.2002».
Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.
Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.
Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых нанесена постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа.
Личная справка о месте работы может быть подписана руководителем организации и начальником кадровой службы.
Внешние справки регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов, внутренние – в порядке, установленном для внутренних документов.
Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки.
К личным справкам по содержанию близки архивные справки, выдаваемые на основании социально-правовых запросов граждан, которые уже не работают в данной организации, например, о периоде работы в организации, размере заработной платы и т.п. Однако это тема отдельной статьи.
Билет№13