18) Создание и ведение информационной базы

Под системой создания и ведения информационной базы понимают некоторый комплекс программной, методической и технической документации, с помощью которой пользователь может осуществить своевременную загрузку и актуализацию данных, хранение достоверных данных, обеспечивать секретность данных, защиту их от сбоев ЭВМ и своевременное восстановление утраченной информации. Проектирование системы создания и ведения информационной базы означает проектирование и получение программной и технологической документации по следующим процедурам:

- загрузка и актуализация данных;

- обеспечение достоверности вводимых данных;

- обеспечение защиты данных;

- обеспечение надежности хранения данных.

Достоверность хранения данных в информационной базе подразумевает отсутствие ошибок, своевременность внесения изменений и непротиворечивость информации. Для обеспечения достоверности вводимых и хранимых данных необходимо выполнить следующие работы:

∙  обеспечить контроль вводимой информации при выполнении процедур загрузки и актуализации информации;

∙  обеспечить защиту хранимых данных от несанкционированного доступа;

∙  обеспечить одновременность актуализации одних и тех же данных, находящихся в разных файлах.

В процессе создания (загрузки) и актуализации информационной базы используются интерактивный и пакетный режимы. Интерактивный режим создания и актуализации информационной базы предполагает ввод или обновление отдельных записей файлов по мере необходимости. Режим интерактивного ввода или обновления данных в основном применяется при создании и ведении файлов оперативной информации, когда происходит получение и оформление отдельных документов первичной информации. Файлы оперативной информации создаются в режиме добавления записей по мере получения документов первичной информации. В этом смысле процессы создания и добавления оперативных данных не различаются. Кроме того, процессы первоначального ввода данных и возможной последующей их корректировки имеют небольшие технологические отличия. Например, ввод заказа и внесение изменений в заказ предполагают работу с одной и той же экранной формой. В первом случае заполняется пустая экранная форма, а во втором случае сначала вызывается заполненная экранная форма, а затем корректируется. В том и другом случае выполняются одинаковые методы контроля. При удалении записи также сначала вызывается соответствующая экранная форма для проверки целесообразности этой операции.

Пакетный режим создания и актуализации базы данных предполагает предварительный сбор пакета документов или подготовку входного файла первичной информации, с которых осуществляется загрузка (наполнение) основного файла или его обновление. Пакетный режим используется для работы с файлами оперативной информации только в тех случаях, когда требуется ведение централизованной базы данных из локальных источников при невозможности подключения этих источников к вычислительной сети или из соображений оптимизации объема передачи данных по вычислительной сети, например, при поступлении учетной информации в бухгалтерию. Пакетный режим всегда используется для создания файлов условно-постоянной информации в силу необходимости одноразового ввода большого объема данных, а также часто используется при актуализации этих файлов вследствие, как правило, массового характера обновлений, например, плановой информации или информации классификаторов.

В силу сложности технологии пакетного режима рассмотрим особенности проектирования технологического процесса загрузки и актуализации информационной базы на примере файлов условно-постоянной информации.

Под загрузкой информационной базы будем понимать совокупность операций по приему, контролю и регистрации поступившей информации, вводУ информации в ЭВМ, контролю и исправлению ошибок, записи данных в информационный файл.

Содержание операций приема, контроля и регистрации поступившей информации зависит от типа носителя первичной информации. Если поступающая информация представлена на бумажном носителе, то во время ее выполнения осуществляются следующая совокупность действий:

∙  контроль количества поступивших документов, полноты и качества их заполнения;

∙  отбор правильно заполненных документов и их регистрация в регистрационном журнале;

∙  отбраковка документов, не соответствующих требованиям, предъявляемых к документам;

∙  формирование запроса на исправление документов с ошибками и отсылка их к источнику информации, т.е. в то подразделение, из которого они поступили.

Если информация поступает на машинном носителе (гибком диске), то в этом случае проверяется качество записи диска, регистрируется имя файла, объем, источник и время поступления.

При поступлении информации по каналам связи определяется источник поступления, время, количество поступивших записей.

Операция ввода информации в ЭВМ может осуществляться несколькими методами:

∙  ручной ввод данных с бумажных документов с использованием макетов экранных форм;

∙  автоматизированное чтение данных, содержащихся в документах на бумажных носителях, и загрузка их в информационную базу.

При вводе больших объемов информации в ЭВМ с клавиатуры оператором допускается значительное количество ошибок, которые необходимо выявить и устранить. При этом контроль вводимой информации, как правило, осуществляется с использованием следующих методов:

- визуальный контроль на экране дисплея;

- метод контрольных сумм, рассчитываемых по каждой строке документа или по всему документу до ввода в ЭВМ и после ввода, которые затем сверяются между собой;

 метод верификации, при котором осуществляется сверка ранее введенных данных, записанных в файл, и данных первичных документов, вводимых оператором второй раз;

- метод двойного массива, при котором файлы по первичным документам создаются двумя разными операторами и после ввода сверяются по контрольным числам, вычисляемым для каждого из них.

Проверенные и исправленные данные заносятся в файл информационной базы.