71. Оформлення довідково – інформаційних документів. Подати зразок доповідноз записки.

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага. Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

- докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;

- протокольні документи, стенограми, звіти;

- службові листи, телеграми, телефонограми.

Доповідна записка - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації (керівників структурного підрозділу), в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події й факти, котрі мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить свої висновки й пропозиції. Доповідні записки можуть готуватись як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки - спонукали керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини: в першій - констатувальній (описовій) - наводять факти або описують ситуацію, а в другій - викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно.

Реквізити зовнішньої доповідної записки:

- назва виду документа (доповідна записка);

- дата (проставляють у день підписання);

- індекс (проставляють у день підписання);

- місце складання чи видання;

- адресат;

- заголовок до тексту;

- текст;

- позначки про наявність додатка (оформляють у разі потреби);

- підпис.

72. Оформлення довідково – інформаційних документів.Подати зразок пояснювальної записики.

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага. Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

- докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;

- протокольні документи, стенограми, звіти;

- службові листи, телеграми, телефонограми.

Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного доку мента (плану, звіту, проекту тощо) чи причини якихось подій, фактів, провин.

За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи:

•записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці, оформленій машинописним способом;

•записки з приводу якихось випадків, ситуацій, що склалися, провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

73. Оформлення довідково-інформаційних документів. Звіт.

Звіт – документ, який містить відомості про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівнику структурного підрозділу,організації або до керівного органа.

Державна статистична і відомча звітність укладається на підставі уніфікованихформ й у відповідності до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення.

Внутрішньоорганізаційна звітність менш регламентована щодо форми ніж попередні.

Реквізити:

- Гриф затвердження – праворуч (для зовнішніх)

-Штамп установи (якщо не на бланку) –для зовнішнього документа; .

-Назва виду документа

.-Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).

-Текст, який має такі частини:

а) вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

б) основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

в) висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

-Додаток: проїздні документи, квитанції;

-Підпис автора документу;

-Посада керівника установи, його підпис, ініціали, прізвище.

-Дата складання.

-Печатка.