1.3 Общие свойства организационных структур

1 Проблемная ориентация. Как правило, каждая ОС ориентирована на удовлетворение определённой общественной потребности. Однако не всегда эта проблемная ориентация чётко выражена. Некоторые ОС имеют многоцелевой характер. Например, ряд машиностроительных заводов выпускает непрофильную для них продукцию лёгкой промышленности. Бывают случаи полного перепрофилирования предприятий, но здесь уже следует говорить об утрате первоначальной целевой ориентации. Надо сказать, что ОС обладает «короткой памятью». Получив самостоятельность, они быстро «забывают» для чего, собственно говоря, создавались. Поэтому свойство проблемной ориентации наиболее ярко выражено у «молодых» ОС.

Следует заметить также, что не обязательно каждая народно-хозяйственная проблема должна решаться силами только одной ОС. Например, товары народного потребления производит не только лёгкая промышленность, но и десятки других отраслей. Однако по мере актуальности проблемы наблюдается тенденция к слиянию различных ОС в одну.

2 Единый центр управления. Каждая организационная структура имеет один управляющий орган. Например, для отраслей народного хозяйства управляющими органами являются соответствующие министерства, для предприятий и организаций управляющими органами являются их аппараты управления.

Централизация управления не исключает, а наоборот предполагает относительную самостоятельность подсистем, входящих в состав ОС. Примером тому являются межотраслевые государственные объединения, включающие производственные предприятия, организации различной ведомственной принадлежности, участвующие в полном жизненном цикле воспроизводства определённой конечной продукции. Все эти подразделения обладают правами юридического лица и в любой момент могут выйти из состава объединения.

3 «Вложимость«. ОС могут включать множество других ОС, являясь при этом частью ОС более высокого уровня. Отрасль включает множество объединений и предприятий, являясь при этом частью народного хозяйства. Некоторые ОС могут одновременно входить в состав нескольких ОС. Так, например, учреждения торговли и общественного питания, здравоохранения, культуры, входят в состав соответствующих отраслей и одновременно в состав территориальных систем.

Исторический процесс образования новых ОС развивался и развивается на основе интеграции (объединения) существующих ОС. Так, для эволюции производственных систем характерна такая последовательность: кустари– одиночки – ремесленные мастерские – мануфактуры – фабрики – предприятия – объединения – отрасли – народно-хозяйственные комплексы. При этом новые ОС, как правило, зарождается в недрах старых, постепенно вырастая из них.

4 Интеграция целереализующей деятельности. ОС состоят из элементов, осуществляющих деятельность, необходимую для достижения поставленной цели (решения проблемы). Удаление хотя бы одного из этих элементов неизбежно приводит к нарушению работы или снижению эффективности ОС.

Цехи и производства, входящие в состав промышленного предприятия, как правило, образуют технологическую цепочку (литейный цех, заготовительный цех, цех механической обработки, сборочный цех, отдел технического контроля), обеспечивающую нормальное функционирование всей структуры. Элементы ОС могут и не образовывать технологической цепочки. Например, современные концерны и конгломераты США, объединяющие различные заводы, комбинаты и компании, часто не имеют между собой технологических и производственных связей.

5 Иерархический принцип построения. Каждая ОС построена по иерархическому принципу. Наибольшее распространение получили линейная, функциональная, линейно-штабная и программно-целевая (матричная) структуры.

Главная особенность линейной структуры состоит в том, что каждый исполнитель (И) подчиняется только одному руководителю (Р) по всем вопросам своей деятельности. Основной недостаток линейной структуры – сильная зависимость результатов работы всей ОС от качества решений главного руководителя.

Линейная структура

При функциональной структуре каждый исполнитель подчиняется нескольким функциональным руководителям (ФР) одновременно, причём каждому по строго определённым вопросам: одному по вопросам планирования, второму - по вопросам технологии изготовления продукции, третьему – по вопросам качества и т.д. При такой структуре руководящие указания являются более квалифицированными (по сравнению с линейной структурой), но нарушается принцип единоначалия.

Функциональная структура

При линейно-штабной структуре в каждом звене управления создаются штабы (советы, отделы, лаборатории), в которых имеются специалисты по отдельным вопросам. Штабы (Ш) подготавливают квалифицированные решения, но утверждает и передаёт их на нижние уровни линейный руководитель.

Линейно-штабная структура

При программно-целевой структуре наряду с органами, осуществляющими управление по вертикали, создаются дополнительные органы, призванные обеспечить управление по горизонтали.

Программно-целевая организационная структура

6 Изменчивость. С течением времени состав и функции ОС меняются. В этом легко убедиться, наблюдая за эволюцией любой организации. Частота изменений может быть различной. Причины изменений могут быть как внешними, так и внутренними. Например, внедрение любой технологии производства - одна из типичных внутренних причин, а изменение спроса на продукцию - внешняя причина. Структура и функции ОС меняются в зависимости от состояния исходной проблемы. Так, по мере актуализации проблемы наблюдается рост масштабов ОС. Её границы охватывают всё новые и новые отрасли. Проблема охраны окружающей среды в 70-х годах решалась лишь небольшим числом организационной системы Госкомгидромета, но по мере актуализации проблемы в 80-х годах потребовалось создать новую структуру, включив в неё подразделения других отраслей (водное, лесное, рыбное и другие хозяйства).

7 Инерционность. ОС обладают значительной инерционностью. Они появляются не сразу в момент возникновения проблем, а со значительной задержкой во времени и продолжают существовать уже после того, как породившие их проблемы исчезли. Тот факт, что появление ОС отстаёт от появления проблем, объясняется необходимостью некоторого времени для выявления и изучения проблемы (потребности), а также выбора средств решения. В некоторых случаях разрыв во времени минимален. Примером тому служат многие кооперативы и малые предприятия, быстро возникающие там, где есть потребность в их продукции и услугах.

Что касается ОС, существующих после того или независимо от того, решена или не решена исходная проблема, то вспомним в этой связи закон С.Паркинсона, гласящий, что всякая организация склонна существовать для самой себя и увеличивать как объём своих задач, так и число работников, необходимых для их выполнения. С течением времени происходит перерождение ОС, они начинают выполнять несвойственные им функции, которые постепенно становятся основными, вытесняя прежние. В конце концов, такие ОС в большинстве случаев становятся бесполезными для общества.

В последние годы усиливается процесс ревизии существующих ОС. Критическому анализу подвергается работа большинства хозяйственных и общественных организаций. Бесполезность и неэффективность многих из них становятся всё более очевидной. Таковы особенности ОС, как класса систем, требующего глубокого и внимательного изучения. Ведь в рамках ОС сосредоточены все ресурсы страны, и от того, как эти структуры создаются и функционируют зависит, в конечном счете уровень благосостояния общества.

Тема 2

2 Методические основы организации проектирования систем управления ОС

2.1 Планирование и организация проектных работ

Разработка систем управления организационной структурой – сложный многоплановый процесс, требующий участия различных специалистов

-специалистов по решаемой проблеме - для постановки и исследования проблемы, а также выбора границ проблемного объекта и объекта управления

– специалистов - для проектирования и внедрения системы

- экономистов - для оценки экономической эффективности проектируемой системы

и выбора ее наилучшего варианта

- программистов и электронщиков - для оснащения СУ необходимыми программными и техническими

средствами

- специалистов по базам данных и знаний - для создания информационной основы системы

- юристов - для разработки документов, определяющих юридический статус системы и

регламентирующих порядок работы ее подразделений

Формирования комплексных бригад, включающих указанных специалистов, требует значительных организационных умений и затрат. Однако положительный опыт создания в 60-70-х годах подобных бригад для разработки АСУ говорит о том, что эта задача выполнима. Подобные бригады и группы могут создаваться на хозрасчетной основе при научно-исследовательских проектных организациях, занимающихся созданием АСУ, а также при центрах экономического консультирования.

В разработке системы должны участвовать:

- организация-заказчик (т.е. организация, ответственная за решение проблемы и обладающая соответственными технологиями и ресурсами)

- организация-разработчик (научно-исследовательский или проектный институт)

- НИИ (или их подразделения),специализирующиеся по данной проблеме, называемые в дальнейшем проблемные НИИ (научно-исследовательская подсистема)

- организации (подразделения) входящие в состав объекта управления (ОУ)

Аналогично также как АСУП процесс создания организационной системы управления должен осуществляться в три стадии:

1 Предпроектная, которая состоит из этапов подготовительного, проведения НИР, разработки технико-экономического обоснования (ТЕО) и технического задания на создание СУ.

2 Проектирования, которая включает этапы разработки технологического (ТП) и рабочего (РП) проектов или технорабочего проекта (ТРП).

3 Ввода в эксплуатацию СУ, которая включает выполнение монтажно-наладочных работ, опытную эксплуатацию и приемо-сдаточные испытания системы.

На подготовительном этапе уточняется постановка проблемы, определяется заказчик, разработчик и проблемные НИИ, заключается договор на проведение НИР, формируется экспертный совет, составляется и утверждается план-график совместных работ.

На этапе НИР проводится исследование проблемы, определяются границы проблемного объекта, проводится

обследование проблемного объекта, составляется ЦКП по решению проблемы, делается вывод о целесообразности или нецелесообразности разработки проекта СУ. Реализация плана мероприятий должна окупать затраты, связанные с проведением НИР. При положительном решении вопроса о целесообразности создания СУ заключается договор на разработку и внедрение системы.

На этапе ТЕО формируются альтернативные варианты построения СУ, оценивается их эффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант. ТЕО должно подтверждать необходимость и целесообразность создания организационной структуры и ее системы управления. В ТЕО обосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения СУ, выявляются и оцениваются факторы и источники эффективности, производится оценка затрат и эффекта, ожидаемого от внедрения системы.

На этапе ТЗ разрабатываются варианты структуры СУ, определяется ее функциональный состав, устанавливаются основные требования к информационному, программному, правовому и лингвистическому обеспечению системы, разрабатываются план график создания системы и перечень организационно-технических мероприятий по подготовке объектов управления к внедрению системы. Этап заканчивается составлением и утверждением ТЗ, которое должно содержать:

- основание для создания СУ

- постановку и описание решаемой проблемы

- результаты проведения НИР

- назначение и цель создания СУ

- требования к СУ и средствам ее обеспечения

- мероприятия по подготовке ОУ к внедрению в организационную систему

- показатели эффективности функционирования системы (источники ожидаемой эффективности, методика расчета эффективности, результаты расчета).

- стадии создания СУ (перечень стадий, этапов и видов работ, график их выполнения)

- порядок контроля и приемки СУ (элементов и системы в целом).

На этапе ТП принимаются проектные решения по общесистемным вопросам, в том числе по структуре СУ, составу реализуемых задач, процессу функционирования системы; производится разработка решений по организационному, техническому и другим видам обеспечения; производится увязка различных видов обеспечения между собой; осуществляется разработка проектно-сметной строительной документации. Этап завершается составлением и утверждением ТП, включающего три основных компонента: общесистемную документацию, проектные решения обеспечивающей части и проектные решения функциональной части.

Общесистемная документация должна содержать:

- пояснительную записку к проекту (перечень документов, на основании которых разрабатывается система, их содержание, исполнители и сроки выполнения работ, постановка проблемы, характеристик ОУ и основных проектных решений);

- план мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы (уточненный перечень работ по этапам создания, их содержание, объем, сроки выполнения, исполнители и форма завершения);

- смету затрат на создание и эксплуатацию системы;

- расчет эффективности (исходные данные, расчет и результаты расчета).

В состав проектных решений по обеспечивающей части должны входить решения по каждому из видов обеспечения; организационному, информационному, техническому, программному, математическому, лингвистическому, правовому. Так, например, проектные решения по организационному обеспечению должны содержать решения по функциям персонал СУ и по организационной структуре системы. Проектные решения по информационному обеспечению должны содержать: описание организации информационной базы, описание подсистемы классификации и кодирования, описание условий и требований по обеспечению обмена информацией в системе, макеты форм и документов и др. Проектные решения по техническому обеспечению должны содержать: описание КТС, проектную оценку надежности КТС, технологическую схему обработки данных и т.п.

На этапе РП разрабатываются программы и эксплуатационные документы проекта по информационному, организационному и другим видам обеспечения; проводится адаптация программ и программной документации; разрабатывается документация для технических средств разового изготовления. Этап завершается подготовкой РП, включающего:

- технологическую схему обработки информации;

- формы документов и описание маршрутов их движения;

- инструкции по внесению изменений в информационную базу;

- перечень стандартных программ, альбомы классификаторов и кодов;

- инструкции эксплуатации КТС для решения предусмотренных проектом задач;

- рабочие программы, блок-схемы алгоритмов;

- описания контрольных примеров;

- описания входной информации и результатов работы ЭВМ и других технических средств;

- технологические инструкции по обработке данных;

- уточненный расчет экономической эффективности системы;

Особой частью РП должны являться организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции, определяющие права и обязанности сотрудников аппарата управления и обслуживающего персонала системы.

Создание организационной структуры управления требует, как правило:

- оформления новых организационно-функциональных структур;

- введения новых документов и документопотоков;

- формирования новой информационной базы;

- разработки нового программного обеспечения;

- установки и обслуживания дополнительных технических средств.

Ввод в эксплуатацию системы управления заключается в выполнении монтажно-наладочных работ, комплексной отладке всех звеньев системы, проверке ее работоспособности в реальных условиях и заканчивается сдачей системы межведомственной комиссии.

Укрупненный план-график работ по созданию СУ

Усл. Обозн.	Наименование работ	Краткое содержание работ	Исполнители
(1,2)	Постановка проблемы	Составление вербального списка проблемы	Организация-заказчик
(2,3)	Заключение договора на НИР	Подготовка и подписание договора	Заказчик, проблемное НИИ
(3,4)	Формирование экспертного совета	Издание приказа о создании экспертного совета и его функциях	Заказчик, проблемное НИИ
(4,5)	Формирование проблемы	Выбор ОНС, РП, исходного и желаемого состояния ОИС	Экспертный совет
(5,6)	Проведение исследования проблемы	Формирование библиографической модели, экспертной модели ОИС	Экспертный совет, организация-разработчик
6,7	Определение границ проблемного объекта	Реализация схемы: фактор – деятельность - СУ, определение границ объекта	Экспертный совет, проблемное НИИ
7,8	Проведение обследования проблемного объекта	Сбор и анализ материалов обследования, решение вопроса о создании организационной СУ	Разработчик, организации, входящие в состав проблемного НИИ
8,9	Выбор границ объекта управления	Выбор организаций (подразделений) в состав объекта управления	Организация-разработчик, экспертный совет
(9,10)	Проведение обследования объекта управления	Сбор и анализ материалов обследования ОУ	Организация-разработчик, организации, входящие в состав ОУ
(10,11)	Заключение договора на создание СУ	Подготовка и подписание двустороннего договора	Организация-заказчик, организация-разработчик,
(11,12)	Разработка ТЗ на создание СУ	Выбор организационной структуры СУ и средств	Разработчик, заказчик
(12,13)	Техническое проектирование СУ	Выбор и обоснование проектных решений	Организация-разработчик
(13,14)	Рабочее проектирование СУ	Подготовка эксплуатационной документации	Организация-разработчик
(13,15)	Формирование аппарата управления и структурных подразделений СУ	Подготовка штатного расписания и издание приказа об образовании СУ	Организация-заказчик
(13,16)	Приобретение, монтаж и наладка КТС	Покупка и установка КТС	Организация-разработчик
(13,17)	Обучение штатного состава СУ	Инструктаж административного и обслуживающего персонала системы управления	Организация-разработчик,
(14,18)	Поведение опытной эксплуатации СУ	Доводка СУ в процессе функционирования	Организация-заказчик
(18,19)	Ввод СУ в промышленную эксплуатацию	Подготовка и издание приказа о начале промышленной эксплуатации	Организация-заказчик

Пояснительная таблица к плану-графику по созданию СУ

2.2 Методы организационного развития (проектирования) управленческих систем

Для создания системы, имеющей аналоги в прошлом, разработчик подыскивает подходящий аналогичный проект и принимает его за основу будущей СУ. Если же такого аналога найти не удается, на помощь приходит здравый смысл и интуиция, частично дополненная известными методами проектирования организационных структур управления, среди которых наибольшее распространение получили системный подход, нормативный метод, метод параметрического моделирования, метод функционального моделирования и программно-целевой метод.

2.2.1 системный подход основан на представлении о системе как о чем-то целостном, обладающем новыми свойствами (качествами) по сравнению со свойствами составляющих ее элементов. Новые свойства при этом понимаются очень широко. Они могут выражаться, в частности, в способности решать новые проблемы или достигать новых целей. Для этого требуется определить границы системы, выделив ее из окружающего мира, а затем соответствующим образом изменить (преобразовать) или, говоря математическим языком, перевести систему в желаемое состояние.

В системном подходе можно выделить следующие этапы:

1) постановка задачи: определение объекта исследования, постановка целей, задание критериев для изучения ОУ и управления им.

2) очерчивание границ изучаемой системы и ее первичная структуризация.

3) составление математической модели изучаемой системы: параметризация системы, задание областей определения параметров, установление зависимостей между введенными параметрами

4) исследование построенной модели: прогноз развития изучаемой системы на основе ее модели, анализ результатов моделирования.

5) выбор оптимального управления.

Несмотря на четкую математическую трактовку системного подхода, он не получил однако однозначной практической интерпретации. В связи с этим развиваются несколько направлений его практической реализации. Наибольшее распространение получили АСУПовское и системотехническое направления, суть которых заключается в совершенствовании существующих систем управления.

Разработка сложной системы разбивается на два этапа: внешнее (макро) и внутреннее (микро) проектирование. Внешнее проектирование отвечает на вопрос: с какой целью создается система? Внутреннее - на вопрос: какими средствами реализуется система? Другими словами при внешнем проектировании формируется цель и критерий эффективности будущей системы, создается и экспериментально проверяется, а затем корректируется ее модель. Локализуется сама система, определяются ее границы, фиксируются факторы внешней среды, определяются входы, на которые должна реагировать система и виды реакции, критерии эффективности ее функционирования. Внутреннее проектирование определяет содержание самой системы.

Этап внешнего проектирования состоит из подэтапа анализа и подэтапа синтеза. На первом подэтапе формируется цель разрабатываемой системы, производится изучение существующих систем, составляется структура будущей системы. На втором подэтапе последовательно выполняется эскизное техническое и рабочее проектирование системы.