6.6. Контроль и анализ на предприятии.

Постановка задач, планировки, организация деятельности являются основой для достижения целей, но процесс производства может сопровождаться:

• изменением внешних или внутренних условий;

• ошибками на предыдущих этапах производства;

• нестабильностью производственного процесса.

Чтобы избежать этого или исправить уже возникшую негативную ситуацию необходим контроль продвижения к поставленным целям, сравнение достигнутых результатов с запланированными, анализ результатов контроля.

Под контролем в общем случае будем понимать систематическое наблюдение за состоянием процесса деятельности. Контроль необходим на всех этапах деятельности, начиная с этапа проектирования изделия и заканчивая его реализацией, но основное – это контроль за производственной деятельностью, так как именно здесь чаще всего возникают отклонения от запланированного, вследствие брака, недобросовестного отношения к труду, недостаточного профессионализма работников, сбоев в работе оборудования. При этом в первую очередь контролируется:

• загруженность рабочего места и производительность работников;

• техническое состояние оборудования, использование помещений;

• запасы сырья, материалов, топлива, комплектующих;

• сроки выполнения работ;

• соответствие фактической реализации запланированной;

• качество производимых товаров и услуг.

Учитывая, что процесс контроля – достаточно сложный и трудоемкий процесс, следует применять технические средства, причем, результаты контроля должны быть зафиксированы, поскольку они являются исходящим материалом для совершенствования отдельных этапов и предпринимательской деятельности в целом.

6.7. Организация офисной работы на предприятии.

Организация офисной работы предполагает:

• выделение отдельного помещения под офис или хотя бы отдельного рабочего места для офисного работника;

• создание системы хранения информационных ресурсов;

• обеспечение правильного оформления и ведения документации в соответствии с соответствующими требованиями;

• назначение работника, отвечающего за ведение и регистрацию документации;

Следует обратить особое внимание на общение офисного работника с покупателями, клиентами, партнерами, поставщиками предприятия.

Это же касается и писем, отражаемых от имени предприятия, которые должны оставлять хорошие впечатления о профессионализме, компетенции работников предприятия. Считается, что первое впечатление о предприятии определяется тем, как отвечают на звонки работники офиса. Поэтому при ведении телефонного разговора следует стараться отвечать вежливо, кратко и четко; особенно рекомендуется держать данное слово, не заставлять звонящего задавать одни и те же вопросы несколько раз и тем более не дезориентировать неправильной, непроверенной информацией. Аналогичных требований следует придерживаться и осуществляя переписку с другими предприятиями или организациями. Прежде, чем отправить деловое письмо следует хорошо обдумать его содержание, начинать письмо лучше с главной цели, избегая лишней информации и ненужных подробностей. Кроме того, все документы, касающиеся деятельности предприятия должны вовремя подшиваться в соответствующие папки.