Глава 4. Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет

Процесс управления реальным предприятием не сводится лишь к принятию решений. Важнейшими функциями управления являются учет и анализ результатов деятельности. В связи с этим полезно знать, как организован учетный процесс на предприятиях, какие формы отчетности используются на практике, как рассчитываются основные показатели финансово-хозяйственной деятельности предприятий и т.п.

Программа «Бизнес-Курс: Корпорация Плюс» дает уникальную возможность наглядного изучения всего комплекса этих вопросов с учетом требований, диктуемых российскими нормативными актами. Здесь отражены следующие основные стадии учетного процесса на предприятии:

• регистрация фактов финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

• первичная обработка учетной информации;

• составление управленческой, финансовой и налоговой отчетности;

• проведение анализа хозяйственной деятельности.

Главную роль в учетном процессе играет бухгалтерский учет, представляющий собой особую систему сбора и обработки информации обо всех хозяйственных операциях предприятия, его активах, собственном капитале и обязательствах. Собственно бухгалтерскому учету посвящены следующие разделы программы:

• План счетов.

• Журнал операций.

• Главная книга.

• Оборотно-сальдовая ведомость.

В них представлены первые две стадии учетного процесса на предприятии: регистрация хозяйственных операций и первичная обработка учетной информации. По своей сути, это сугубо бухгалтерская работа, которая мало кого интересует вне стен бухгалтерии. Однако, только благодаря ей, становится возможной подготовка разнообразной отчетности для управленческих нужд и публичного представления. Ниже дается общее представление о бухгалтерском учете как специфической информационной системе.

Счета бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет ведется на основе Плана счетов бухгалтерского учета, представляющего собой схему группировки финансово-хозяйственной информации о предприятии. На каждом счете бухгалтерского учета собирается и обрабатывается информация по определенному объекту учета.

Любой счет имеет две части - дебет и кредит. Они используются для отражения противоположных изменений объекта учета. Графически счет представляет собой таблицу, где дебету и кредиту отведены отдельные столбцы. Состояние объекта на определенную дату характеризуется остатком счета. Этот остаток, называемый сальдо, может располагаться или по кредиту, или по дебету счета. Соответственно говорят о дебетовом или кредитовом сальдо.

Счет называется активным, если на любую дату он может иметь только дебетовое сальдо. Основными представителями активных счетов являются счета, где учитываются хозяйственные средства предприятия: основные средства, товарно-материальные запасы, денежные средства и др. Счет называется пассивным, если на любую дату он может иметь только кредитовое сальдо. Важными примерами пассивных счетов служат счета, на которых учитываются такие источники хозяйственных средств, как уставный капитал и заемные средства. Счет называется смешанным (или активно-пассивным), если в зависимости от состояния объекта учета он может иметь дебетовое сальдо на одну дату и кредитовое - на другую. Характерным примером является счет учета прибылей и убытков. Если на отчетную дату календарного года получена прибыль, то она предстает как кредитовое сальдо счета. Полученный убыток показывается как дебетовое сальдо. Другой пример - счета расчетов с теми или иными контрагентами, по которым может возникать как кредиторская задолженность (мы должны), так и дебиторская задолженность (нам должны). Сами эти термины говорят о том, что кредиторская задолженность показывается как кредитовое сальдо счета, а дебиторская - как дебетовое.

Принцип двойной записи. Основополагающим принципом бухгалтерского учета является принцип двойной записи, согласно которому сумма (денежное выражение) любой хозяйственной операции должна отражаться по дебету одного счета и кредиту другого. Такие счета называются корреспондирующими. Запись, содержащая сумму и корреспондирующие счета, принято называть бухгалтерской проводкой. При регистрации хозяйственной операции указываются ее дата, краткое содержание, проводка и первичные документы, фиксирующие факт совершения операции. Однако если говорить о формальной схеме бухгалтерского учета, то обязательными атрибутами операции являются только дата и проводка. Без них дальнейшая обработка хозяйственных операций становится невозможной.

Журнал хозяйственных операций. Существуют различные способы регистрации и обработки хозяйственных операций, называемые формами бухгалтерского учета. В недавнем прошлом на большинстве предприятий применялись журнально-ордерная или мемориально-ордерная формы учета, при которых ведется большое количество учетных регистров и в каждом из них специфическим способом регистрируются операции определенного типа. Эти формы, будучи ориентированы на ручной труд, позволяют разделить обязанности между работниками бухгалтерии. Вместе с тем, они громоздки и трудны для понимания.

В настоящее время получила широкое распространение, особенно на малых и средних предприятиях, одножурнальная форма учета, основанная на ведении единого Журнала хозяйственных операций, куда в хронологическом порядке записываются все операции. Эта форма отличается простотой и ясностью. Она в наибольшей степени подходит для автоматизации бухгалтерского учета. Поэтому не случайно подавляющее большинство компьютерных программ бухгалтерского учета, предлагаемых ныне на рынке, основаны именно на этой форме. Одножурнальная форма учета используется и в данной программе. Компьютер сам сформирует Журнал операций за каждый месяц в соответствии с имевшими место фактами финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а затем обеспечит автоматическую обработку Журнала точно также, как это делают компьютерные программы для ведения бухгалтерского учета на реальных предприятиях.

Главная книга. Первый этап обработки первичной бухгалтерской информации заключается в составлении Главной книги. Сначала сумма любой операции переносится из Журнала в таблицу каждого из двух корреспондирующих счетов. Там она помещается в столбец дебета или кредита в соответствии с тем, как упоминался счет в операции: по дебету или по кредиту. После этого обрабатывается каждый счет в отдельности. Производится сложение всех сумм, прошедших по двум сторонам счета за отчетный период. В результате определяются обороты по дебету и кредиту счета. На основе этих оборотов и известного сальдо счета на начало периода рассчитывается его сальдо на конец периода. Формула расчета, называемая балансом счета, имеет следующий вид: Начальное сальдо + Оборот по дебету – Оборот по кредиту = Конечное сальдо.

Необходимо пояснить, что здесь показаны алгебраические сальдо, т.е. остатки со знаком. Положительное сальдо считается дебетовым (т.е. записывается в столбец дебета), а отрицательное - кредитовым (записывается в столбец кредита). Нулевое сальдо считается дебетовым и кредитовым одновременно.

У активных счетов сальдо всегда дебетовое, т.е. неотрицательное с позиций алгебраической формы. Поэтому для них эта формула практически не меняется:

Дебетовое начальное сальдо + Оборот по дебету – Оборот по кредиту = Дебетовое конечное сальдо.

У пассивных счетов сальдо всегда кредитовое, т. е. неположительное с точки зрения алгебраической формы. Поэтому чтобы перейти к нормальной бухгалтерской записи (без отрицательных значений сальдо), мы должны поменять знаки у всех членов формулы на противоположные:

Кредитовое начальное сальдо - Оборот по дебету + Оборот по кредиту = Кредитовое конечное сальдо.

Таким образом, для активных счетов записи по дебету увеличивают объект учета, а записи по кредиту уменьшают. Для пассивных счетов картина обратная: записи по дебету уменьшают объект учета, а записи по кредиту увеличивают. У смешанных счетов начальное сальдо может быть дебетовым, а конечное кредитовым, или наоборот. Поэтому для них фактически применима лишь алгебраическая формула баланса. Необходимо лишь всякий раз переводить положительные сальдо в дебет, а отрицательные в кредит.

Итак, в Главной книге для каждого счета бухгалтерского учета показываются:

• начальное сальдо (дебетовое или кредитовое);

• обороты по дебету и кредиту (с их расчетом на основе сумм конкретных операций);

• конечное сальдо (дебетовое или кредитовое).

Оборотно-сальдовая ведомость. В Оборотно-сальдовой ведомости построчно записываются итоговые данные Главной книги о движении по каждому счету, а затем выводятся суммарные обороты и сальдо. При этом суммарные дебетовые обороты всегда оказываются равными суммарным кредитовым оборотам, а суммарные дебетовые сальдо - суммарным кредитовым сальдо, т.е. соблюдается сальдовый баланс. Эти важные балансовые соотношения являются следствием принципа двойной записи, о котором говорилось выше. Оборотно-сальдовая ведомость служит основой для составления разнообразной отчетности. В частности, важнейшая форма финансовой отчетности – Бухгалтерский баланс – получается путем особой группировки элементов сальдовой ведомости на конец периода.