Глава 3. Документация, документооборот и организация внутрибанковского контроля.

3.1.Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета.

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в бухгалтерском учете являются первичные документы, создаваемые кредитной организацией для фиксирования факта совершения операции. Первичные учетные документы должны содержать достоверные данные и создаваться в момент совершения операции.

Первичные документы создаются на типовых бланках, бланках типовых межведомственных форм или на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых Росстатом и при необходимости - кредитной организацией. Самостоятельно разработанные кредитной организацией формы должны быть утверждены внутренним распорядительным документом кредитной организации, а их реквизиты соответствовать требованиям, содержащимся в Федеральном законе "О бухгалтерском учете" и других нормативных актах.

Первичные документы кредитной организации должны иметь следующие реквизиты:

- наименование документа (формы);

- дата составления;

- наименование и местонахождение кредитной организации;

- наименование организации плательщика и ее реквизиты;

- назначение операции;

- сумма операции;

- наименование лиц, уполномоченных на совершение хозяйственной операции, личные подписи и их расшифровки.

К первичным документам относятся акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы прилагаются к банковским документам.

Первичные документы прикладываются к мемориальным ордерам, в которых делается запись о них. В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Документы, служащие основанием для бухгалтерских проводок, должны иметь номера счетов по дебету и кредиту.

Свободные строки в первичных документах должны быть прочеркнуты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, определяется внутренним распорядительным документом кредитной организации.

Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции.

Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов, могут быть заменены аналогом собственноручной подписи, кодом, паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных операций, определяются законодательством и нормативными документами Банка России.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию кредитной организации, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Прием и проверка отдельных первичных документов могут быть произведены с использованием средств вычислительной техники. Для этого внутренним распорядительным документом кредитной организации должен быть определен перечень сотрудников кредитной организации, получающих документы в электронном виде и осуществляющих прием и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера кредитной организации.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату проводки, а при обработке на вычислительной технике - оттиск штампа сотрудника, ответственного за их обработку.

Все формы документов, установленные кредитной организацией самостоятельно, должны быть утверждены внутренними распорядительными документами или предусмотрены в Учетной политике кредитной организации.

Мемориальные ордера применяются кредитной организацией для оформления операций по выдаче ссуд, начислению процентов, поступлению и выбытию основных средств, начислению амортизации основных средств, заработной платы и налогов, учету расходов, доходов, расчету прибыли, исправлению ошибок и других операций, а также при оформлении операций по внебалансовым счетам.

Мемориальные ордера могут использоваться кредитной организацией для списания со счетов клиентов комиссий за проведение операций в момент их совершения, когда применение платежных требований из-за необходимости их оформления печатью кредитной организации и подписями руководителя и главного бухгалтера кредитной организации не представляется возможным.

Для сокращения записей в лицевых счетах по большим массивам однотипных операций, формируемых программным путем, возможно составление сводных мемориальных ордеров. К таким операциям относятся операции, имеющие однородные признаки, а именно: списание средств по банковским картам на основании данных, полученных из платежных систем и процессинговых центров; списание комиссий за совершение операций по банковским картам; списание платы за расчетно-кассовое обслуживание, зачисление процентов и др.

На каждую группу однотипных операций, сформированных программным путем, формируется реестр документов за операционный день. Сводный мемориальный ордер формируется по кредиту счета.

Форма реестра документов, сформированных программным путем, и форма сводного мемориального ордера должны быть утверждены внутренним распорядительным документом кредитной организации или в составе Учетной политики кредитной организации.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в регистрах.

Под регистрами понимаются документы, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. Операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их, а также осуществляющие дополнительный контроль.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.