3.3. Хранение документов

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров кредитной организации. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников кредитной организации и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день, после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки, передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.

В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах).

После сдачи годового отчета документы года, предшествующего, отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и тому подобное) определяется руководителем кредитной организации и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.

Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации, с различными сроками хранения.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999, помещаются в документы дня после мемориальных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Документы за истекший день после проведения контроля должны быть не позднее чем на следующий день переданы в архив.

Формирование и брошюрование кассовых документов осуществляется одним из кассовых работников по поручению заведующего кассой.

При формировании подборки кассовых документов необходимо соблюдать следующее:

- кассовые документы должны быть подобраны по балансовым счетам в порядке возрастающей нумерации отдельно по приходу, отдельно по расходу кассы;

- мемориальные документы должны быть подобраны по номерам внебалансовых счетов - сначала приходные, затем расходные;

- кассовые документы должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня в отдельные папки за каждый день;

- суммовые данные сброшюрованных документов подсчитываются на вычислительной машине с выводом информации на печать;

- ленты подсчета отдельно по приходу и расходу кассовых и мемориальных ордеров, подписанные работником, проводившим подсчет, помещаются в папки перед документами вместе с кассовыми журналами по приходу и по расходу;

- на лицевой стороне папки ставится штамп или наклеивается ярлык, на котором указываются количество и сумма кассовых приходных и расходных ордеров и мемориальных приходных и расходных ордеров за операционный день.

В кассовые документы дня помещаются все подлинные документы.

Кассовые документы по иностранной валюте формируются отдельно.

После сверки суммы кассовых документов с книгой учета денежной наличности и других ценностей надпись на лицевой стороне папки заверяется кассовым работником, сформировавшим ее, и заведующим кассой.

Не позднее следующего дня итоги документов должны быть сверены главным бухгалтером (его заместителем) с данными бухгалтерского учета и заверены его подписью.

Кассовые документы, срок хранения которых превышает пять лет, брошюруются в отдельные папки в соответствии с установленными сроками их хранения, о чем на лицевой стороне папки кассовых документов делается отметка. Такой же порядок брошюрования распространяется на документы по вкладным операциям.

Выписки из лицевых счетов по хозяйственным операциям кредитной организации с подобранными к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и прошиты.

Кредитные организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В настоящее время отсутствует нормативный документ, утвержденный архивным ведомством, определяющий сроки хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций. Для организации проведения работ по определению сроков хранения документов в кредитной организации создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая возглавляется руководителем или заместителем руководителя кредитной организации и комплектуется из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений и представителя делопроизводственной службы. Экспертная комиссия должна исходить из того, что ко всем бухгалтерским документам следует применять 5-летний срок хранения с учетом конкретизации сроков хранения, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В случае если Перечнем и иными действующими документами не предусмотрены сроки хранения каких-либо документов, экспертная комиссия кредитной организации может воспользоваться ранее действовавшим Примерным перечнем документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. При этом следует отметить, что при установлении в разных нормативных актах разных сроков хранения на одни и те же документы срок хранения документов должен определяться в соответствии с тем документом, по которому данный документ имеет более длительный срок хранения.

Сроки хранения отдельных видов документов кредитной организации:

- первые экземпляры выписок по лицевым счетам клиентов, независимо от того открыты или закрыты эти счета, и ежедневные балансы подлежат хранению в течение 5 лет;

- годовая бухгалтерская отчетность имеет постоянный срок хранения;

- мемориальные ордера и кассовые документы по вкладам граждан подлежат хранению в течение 5 лет после закрытия счета. В тех случаях, когда в общий сшив документов дня помещены документы с разными сроками хранения, по истечении 5 лет документы должны быть расформированы для отбора документов со сроком хранения более 5 лет для дальнейшего хранения, в противном случае ко всему сшиву должен быть применен более длительный срок хранения;

- депозитные договоры, договоры вклада имеют срок хранения 5 лет после истечения срока договора;

- платежные документы и счета по расчетам на приобретение недвижимости производственного и непроизводственного назначения подлежат хранению до конца эксплуатации зданий и сооружений. При отборе документов дня на уничтожение такие документы должны быть изъяты из сшивов для дальнейшего хранения;

- документы, имеющие отношения к вопросам учета и распоряжения землей, зданиями и имуществом (свидетельства о праве собственности, свидетельства о включении в реестры, договоры купли-продажи, акты приема-передачи, проектно-сметные документы, разрешения на строительство и другие аналогичные документы), имеют постоянный срок хранения;

- документы (протоколы, описи, акты) об инвентаризации зданий и сооружений подлежат хранению в течение 5 лет;

- документы по основным средствам (акты приема-передачи, ведомости переоценки и определения износа) подлежат хранению до списания основных средств;

- лицевые счета по заработной плате сотрудников кредитной организации подлежат хранению в течение 75 лет;

- в течение 75 лет подлежат хранению трудовые договоры с сотрудниками, которые не были оформлены в штат кредитной организации, договоры гражданско-правового характера, на вознаграждение по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начислялись страховые взносы. Документы индивидуального (персонифицированного) учета, содержащие сведения о страховых взносах и страховом стаже сотрудников кредитной организации, в связи с отсутствием установленного срока их хранения в Федеральном законе "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" по аналогии с документами по личному составу рекомендуется хранить также 75 лет;

- индивидуальные (персональные) положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции) подлежат хранению в течение 75 лет в составе личных дел

Кредитная организация вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях (электронных документов) соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных (бумажных) носителях.

Программы, с помощью которых осуществлялось создание электронных баз данных, и иные программные средства подлежат хранению не менее 5 лет после прекращения пользования ими.

Отчетность в виде электронных документов, представленная в учреждения Банка России, хранится в кредитной организации в электронном виде не менее 5 лет (вместе с извещениями, подтверждающими принятие (непринятие) учреждением Банка России от кредитной организации отчетности в виде электронного документа). Копии отчетов на бумажном носителе с полученными извещениями учреждений Банка России об их приемке в электронной форме хранятся не менее 5 лет, годовые - постоянно.

Обязательным условием для хранения электронных документов является наличие в местах хранения программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов. Хранение электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми документами Росархива и государственными стандартами.

Изъятие бухгалтерских документов может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания, в предусмотренных законом случаях, а также иными органами, наделенными законодательством Российской Федерации соответствующими полномочиями. При изъятии подлинного документа составляется в 2 экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, за подписями руководителя кредитной организации или его заместителя, главного бухгалтера и представителя органа, проводящего изъятие документа. В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается. Главный бухгалтер или, по его поручению, другое уполномоченное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятого подлинного документа помещаются заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Главный бухгалтер на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов. Второй экземпляр акта или протокола вручается представителю органа, проводившего изъятие.

В случаях выявления фактов пропажи или гибели первичных документов руководитель кредитной организации обязан незамедлительно создать комиссию для расследования причин пропажи или гибели документов из состава сотрудников кредитной организации с приглашением при необходимости для участия в работе комиссии представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем кредитной организации.