Самостоятельная работа №6.

Задания:

Создайте в новом файле приведенный ниже фрагмент, соблюдая все параметры форматирования. Установите номера страниц; в нижнем колонтитуле укажите текущую дату. Фрагмент текста, начинающийся со слов «Панель инструментов» необходимо создавать не в прямоугольнике, а с помощью изменения левой и правой границ и применения обрамления (рамок) к абзацу.

Строка меню – прямоугольная область, содержащая, например, следующие пункты меню:

4. В ставка

   1. Разрыв

   2. Номера страниц

   3. Рисунок

      • Картинки

      • Из файла

      • Автофигуры

      • Со сканера

      • Диаграмма

   4. Надпись

   5. Объект

   6. Закладка

5. Формат

и т. д.

При щелчке на любом из пунктов появляется ниспадающее меню, пункты которого позволяют проводить операции с содержимым окна или с окном в целом.

Рабочая область; в ней отображаются значки объектов, хранящихся в папке. В окнах приложений в рабочей области размещаются окна документов и рабочие панели.

Панель инструментов содержит командные кнопки для выполнения наиболее часто встречающихся операций. Пользователь может самостоятельно настроить панель инструментов.

П

олосы прокрутки. Если количество объектов слишком велико, или размер окна слишком мал, тогда по правому и нижнему краям рабочей области могут отображаться полосы прокрутки, с помощью которых можно перемещаться по рабочей области.

Табл. 1. Реализация по итогам полугодия

Наименование товара	1ый квартал			2ой квартал
	январь	февраль	март	апрель	май	июнь
1. Бензин
2. Диз. топливо

Тема №10. Использование механизма слияния в ms Word

Мастер слияния используется для создания документов на бланке, почтовых наклеек, конвертов, каталогов и при массовой рассылке сообщений по факсу или по электронной почте.

Чтобы завершить основной процесс, необходимо выполнить следующие действия. Откройте или создайте основной документ. В операции слияния Microsoft Word основным документом называется документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.

Откройте или создайте источник данных, в котором содержатся сведения о каждом получателе. Источник данных – это файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.

В основном документе добавьте или настройте поля слияния – это пустая рамка, вставляемая в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния «Город» позволяет вставить в документ значение «Париж», которое хранится в поле данных «Город».

Для создания нового составного документа поместите сведения из источника данных в основной документ.

Все вышеперечисленные шаги можно выполнить с помощью мастера. Если использование мастера нежелательно, можно использовать панель инструментов Слияние. Результатом в обоих случаях будет создание на основе каждой строки (записи) из источника данных отдельного документа на бланке, почтовой наклейки, конверта или элемента каталога.

Задания:

Слияние можно использовать для создания не только почтовых наклеек и каталогов, а любого типа документов, в которых поля сопоставляются данным. Например, при наличии каталога видеокассет в виде электронной таблицы можно создать наклейки для видеокассет.

Создадим каталог видеофильмов, используя механизм слияния. У каждого фильма будем отображать следующие характеристики: название, жанр, страна-производитель, год выпуска.

Начать необходимо с создания основного документа – в новом документе Word нарисуйте следующую таблицу:

Название
Страна-производитель
Год выпуска
Жанр

Обратите внимание, что на первой строке применено полужирное начертание; данные второго столбца выровняйте по правому краю. Сохраните этот документ под именем «Основа для слияния».

После этого в меню Сервис выберите команду Слияние. Открывшееся окно состоит из трех частей. Начинаем с создания основного документа. Нажмите кнопку Создать... и выберите Каталог. Используйте в качестве основы Активное окно.

Переходим к области Источник данных. Нажмите кнопку Получить данные. Выберите Создать источник данных... Из столбца «Поля в строке заголовка...» удалите все записи и добавьте те, которые нужны в данном случае – название, жанр, страна-производитель, год выпуска. ОК. После этого укажите имя и адрес этого файла. ОК. Затем нажмите клавишу «Правка источника данных» и занесите в базу данных следующие фильмы:

Всего у вас должно сформироваться 10 записей. ОК. После этого, находясь в основном документе в исходной таблице, необходимо установить поля слияния. На панели инструментов найдите клавишу «Добавить поле слияния» и, находясь в первой ячейке второго столбца исходной таблицы, выберите из перечня «Название», для второй строки выберите «Производитель» и т.д. до конца.

После того, как все поля установлены, на панели инструментов нажмите кнопку «Диалоговое окно слияния» и нажмите клавишу Объединить... В поле «Назначение» укажите «Новый документ», диапазон записей – все. ОК. MS Word автоматически сформирует и откроет новый файл, в котором разместит информацию о всех введенных фильмах. Сохраните этот файл в своей папке под именем «Все фильмы» и закройте.

Слияние можно проводить и с использованием различных условий. Например, к записям можно применять сортировку. Переключитесь в файл «Основа для слияния», вызовите окно слияния и в третьей области нажмите клавишу «Отбор записей». Переключитесь на закладку Сортировка. Выставьте сортировку по названию по возрастанию (т.е. по алфавиту от А до Я). ОК и Объединить. Проверьте результат. Сохраните с именем «Каталог по алфавиту» и закройте.

Теперь выполним слияние с фильтрацией; отберем для слияния только комедии. Снова переключитесь в файл «Основа для слияния», вызовите окно слияния и в третьей области нажмите клавишу «Отбор записей». Выставите Поле «Жанр», оператор «Равно», в поле Значение наберите с клавиатуры «Комедия» (без кавычек). ОК и Объединить. Проверьте результат и сохраните как отдельный файл.

Теперь отберем фильмы после 1998 года выпуска. Снова вызывайте окно отбора записей; поле «Год выпуска», оператор «Больше», значение – 1998. Сохраните результат.

Задания:

Очень часто механизм слияния используется тогда, когда необходимо сформировать список рассылки, т.е. отправить одну и ту же информацию большому количеству получателей. Попробуйте самостоятельно выполнить слияние, исходя из следующих условий. Текст основного документа:

«Уважаемый (ая)!

Наша компания благодарит Вас за сотрудничество.

В настоящее время мы проводим сверку адресов наших клиентов. Если Ваш адрес не соответствует указанному ниже,

Индекс

Город

Улица

Дом (строение)

Офис

просим связаться с нами.

С уважением, директор ООО «Каннелюр»

Модестов У.У.»

Данные, используемые для слияния (задайте как минимум 5 клиентов):

Имя	Фамилия	Ин-декс	Область	Город	Улица	Дом	Офис
Ольга Ивановна	Двужиль-ная	656065	Алтайский край	Барнаул	Пр. Ленина	12	41
Олег Ми-ронович	Добро-нравов	656061	Алтайский край	Барнаул	Пр. Социа-листический	68	305
Серафима Сергеевна	Ясногла-зова	123000		Москва	Ул. Пречис-тенка	63	120

Выполните слияние для всех клиентов и сохраните как отдельный документ; в затем выполните слияние только для клиентов из Барнаула и сохраните как отдельный документ.