Тема №6. Абсолютные и относительные ссылки. Функции категории Дата и время.

Скопируйте исходную таблицу с листа «Дата и время».

Вам необходимо определить, какой процент оклада в случае пропуска по временной нетрудоспособности будет получать работник, исходя из следующего условия: стаж до 36 месяцев включительно – 60%, от 36 до 60 месяцев включительно – 80%, свыше 60 месяцев – 100%.

Естественно, что для расчета необходимо иметь информацию о стаже каждого работника, а также информацию о текущей дате. Для того чтобы задать это в файле, причем сделать это так, чтобы текущая дата постоянно обновлялась, используется функция СЕГОДНЯ(). Установите ее в ячейке G2, используя мастер функций, категория Дата и время. Должна появиться текущая дата.

Последовательность действий такова: с помощью функции ДЕНЬ360() необходимо рассчитать, сколько дней работает сотрудник. Разделив полученные значения на 30, можно определить количество месяцев работы, но эти значения получатся дробными. С помощью функции ОКРУГЛВНИЗ() каждое из чисел будет округлено до целого в меньшую сторону. Т.к. одновременно необходимо использовать две функции, воспользуемся механизмом вложения функций, начиная с последней. В ячейке С2 с помощью мастера функций из категории Статистические выберите ОКРУГЛВНИЗ(). Число, которое необходимо округлить, будет рассчитано с помощью функции ДЕНЬ360; вызовите ее с помощью области вложения функций из категории Дата и время. Нач_дата – В2, кон_дата – G2 (ячейку G2 обязательно нужно зафиксировать, т.к. информация о текущей дате представлена только в ней). Поле Метод заполнять не нужно. Однако функция ДЕНЬ360() определяет количество дней в интервале, а нам необходимо количество месяцев. Установите курсор в строку формул и после скобки, закрывающей $G$2 поставьте /30. Далее необходимо указать, что число месяцев нужно округлить до целого числа. Вернитесь к функции ОКРУГЛВНИЗ() (для этого кликните один раз левой кнопкой мыши по этому слову в строке формул) и поле Число_разрядов поставьте 0. ОК. Должно получиться больше 270. Скопируйте формулу для всех сотрудников.

Далее требуется в зависимости от количества месяцев определить % выплат по больничному листу; это можно сделать с помощью нескольких функций ЕСЛИ(). Аналогичный алгоритм описан в теме №3. Конечная формула должна выглядеть следующим образом: =ЕСЛИ(C2<=36;60%; ЕСЛИ(C2>=60;100%;80%)).

Самостоятельная работа № 4.

Скопируйте исходную таблицу. С помощью абсолютных или смешанных ссылок рассчитайте рублевую сумму вклада для каждого вкладчика на каждую дату.

Тема №7. Списки в ms Excel. Работа с автофильтром и расширенным фильтром

Скопируйте в собственную папку файл Spisok.xls, находящийся по адресу I:/ Info / Ignetieva. Откройте файл; скопируйте лист с базой данных «Расходы», присвойте новому листу имя Расходы2 (для копирования листа целиком нажмите один раз правую кнопку мыши на его ярлычке, выберите команду Переместить/скопировать, установите галочку в поле Создавать копию и выберите вариант Переместить в конец). Задания со второго по восьмое необходимо выполнять на листе Расходы; задание 9 – на листе Расходы2.

С этой базой данных необходимо выполнить следующие действия:

1) Установить автофильтр; с его помощью из базы данных отобрать группу «Расходы на продукты», превышающие 40 руб. После этого отобразить полный список; снять автофильтр.

Для выполнения этого задания необходимо установить кирпич в строку заголовка (шапку) списка, в меню Данные выбрать команду Автофильтр. После этого на заголовке каждого столбца появится кнопка ниспадающего списка. Поскольку требуется отобразить только расходы на продукты, необходимо вызвать ниспадающий список к столбцу «Группа расходов» и выбрать нужную строку. Далее из всех расходов на продукты необходимо отобрать превышающие 40 р. Для этого нужно вызвать ниспадающий список столбца «Сумма» и ввести Условие… (больше 40). Теперь в списке отображены только те строки, которые удовлетворяют двум критериям одновременно. Для того, чтобы снова увидеть весь список, необходимо в тех столбцах, где был применен автофильтр, в ниспадающем списке выбрать вариант Все. Для снятия автофильтра в меню Данные нужно отключить галочку со строки Автофильтр.

Самостоятельно установите автофильтр, который покажет расходы на транспорт начиная с 15 октября 2003 г. и далее. Снимите автофильтр.

2) Отсортировать список по графе «Группа расходов» по алфавиту и одновременно по графе «Сумма» по возрастанию.

В исходном виде список отсортирован в порядке убывания сумм расходов. Для изменения принципа сортировки в меню Данные выберите команду Сортировка… (при условии, что кирпич находится в любой ячейке списка). Возможна одновременная сортировка по трем столбцам базы данных. Вначале установите сортировать по группе расходов (по возрастанию), затем – по сумме (по возрастанию). В области «Идентифицировать поля по…» установите переключатель в значение «по подписям (первая строка диапазона)». В противном случае в качестве заголовков полей списка будут использованы обозначения столбцов MS Excel (A, B, C, D и т.д.). ОК. Теперь данные о группе расходов должны быть отсортированы по алфавиту (вначале – здоровье, далее – канц.товары и т.д.). Обратите внимание, что внутри одной группы расходов суммы указываются от меньшей к большей.

3) Используя промежуточные итоги, определить общие величины расходов по каждой группе.

Теперь, когда группы расходов расположены в определенном порядке, можно подвести итоги по каждой группе, т.е. сколько всего денег истрачено на здоровье, на канц.товары, на квартплату и т.д. Для этого, при условии, что кирпич находится в любой ячейке внутри списка, из меню Данные выбираем Итоги… В появившейся панели вначале необходимо установить, изменение значения ячейки какого столбца будет сигналом для подведения итоговой операции. Поскольку нас интересуют итоги по группам расходов, то в поле «При каждом изменении в…» выставляем «Группа расходов» (т.е. как только расходы на здоровье сменятся на расходы на канц.товары, будет определена итоговая сумма). В поле «Операция» по умолчанию указывается суммирование; это именно то, что нужно в нашем случае. В поле «Добавить итоги по…» необходимо указать столбец, относительно которого будет выполняться действие (суммирование). Это столбец «Сумма». Также проследите, чтобы в поле «Итоги под данными» был установлен флажок; это обеспечит наиболее удобное восприятие сформированных итогов. ОК. Для проверки: итог по канц.товарам – 25,0 р., итог по квартплате – 751,0 р.; общий итог – 4443,0 р.

Самостоятельно, подведите итоги – сколько раз были истрачены деньги по каждой группе расходов («Операция» – количество). При выполнении этого задания необходимо следить, чтобы на панели Итоги… в поле «Заменить текущие итоги» не было флажка, иначе итоги о суммах по группам расходов будут заменены.

4) Рассчитать среднедневной расход на продукты.

Итоговый расход на продукты составляет 724,5р. Используя функцию СРЗНАЧ, рассчитайте средний расход на продукты в ячейке F2. В поле Число1 необходимо указать диапазон ячеек, содержащих суммы расходов на продукты. Поле Число2 заполнять не нужно. Функция самостоятельно считает общую величину и делит ее на количество слагаемых (ответ – 30,19р.).

5) С помощью расширенного фильтра отобрать те строки, в которых отражены расходы на транспорт в сумме 12 р., а также расходы на обед в столовой в сумме, меньшей 40 р.

При работе с расширенным фильтром необходимо соблюдать следующие условия: во-первых, над исходным списком должно быть несколько пустых строк (в нашем случае их необходимо вставить так, чтобы список начинался с шестой строки), во-вторых, шапка фильтра должна в точности соответствовать шапке исходного списка (т.е. ее нужно полностью скопировать, начиная с ячейки А1). Теперь необходимо указать условия отбора. Первое – транспорт в сумме 12 р. Для этого в ячейке В2 задаем нужную группу расходов, в ячейке D2 – нужную сумму. Второе условие – в ячейке С3 задаем «обед в столовой» (лучше всего это словосочетание скопировать из списка, чтобы избежать ошибок), в ячейке D3 – <40. Обратите внимание, что условия, которые должны выполняться одновременно, задаются по одной строке, а условия, не связанные друг с другом – на разных. Для того, чтобы воспользоваться расширенным фильтром, необходимо в меню Данные выбрать Фильтр… (при условии, что кирпич находится внутри исходного списка). Исходный диапазон $A$6:$D$87, диапазон условий - $A$1:$D$3 (эту информацию нужно не набирать, а выделять требуемые диапазоны). В области Обработка укажите «Скопировать результат в другое место», после чего в поле «Поместить результат в диапазон» укажите $F$1:$I$1. ОК. Измените ширину столбцов с F по I.

Самостоятельно создайте фильтр, который отберет все расходы на хоз.товары после 7 октября. Этот фильтр сохраните в диапазоне, начинающемся с ячейки К1. Отсортируйте получившийся список по хронологии.

6) Используя механизм «Условное форматирование», пометить синим цветом и полужирным курсивом суммы, превышающие 200 р.

Установите кирпич в первую ячейку, содержащую сумму. Меню Формат, команда «Условное форматирование». По умолчанию используется оператор «между»; смените его на «больше или равно» и введите сумму с клавиатуры. После этого нажмите кнопку Формат… и установите нужные параметры. ОК и ОК. Изменился формат только у одной ячейки. Чтобы распространить это действие на весь столбец, нужно воспользоваться механизмом «Формат по образцу». При условии, что кирпич стоит в той ячейке, для которой формат уже установлен, на панели инструментов Стандартная нажимаем кнопку «Формат по образцу». Вокруг активной ячейки появится бегающий пунктир. Теперь необходимо выделить весь столбец D, начиная со следующей ячейки. В результате пометятся все ячейки, удовлетворяющие введенному условию.

7) Построить круговую диаграмму, отражающую структуру затрат по группам расходов в процентном отношении.

Для выполнения этого задания необходимо иметь данные об итоговых затратах. Они уже есть, но расположены отдельно друг от друга. Для того, чтобы эти данные были отражены как отдельная, неразделенная таблица, нужно воспользоваться механизмом Группа и структура. Обратите внимание на левую часть листа. Там присутствует структура из 3 уровней. Сейчас она развернута полностью. При нажатии на любую клавишу с минусом произойдет свертывание строк (останется только итоговая строка по данной группе расходов). Чтобы свернуть всю структуру, необходимо кликнуть по обозначению второго уровня (маленькая двоечка вверху области структуры). По итоговым данным второго уровня можно строить диаграмму. Выделите диапазон с суммами по столбцу D, не включая общий итог. Меню Вставка, команда Диаграмма… Тип – круговая, Вид – любой (кроме третьего и шестого). Далее. На втором шаге необходимо переключиться на закладку Ряд и в поле «Подписи категорий» выделить диапазон, содержащий названия групп расходов. Далее. На третьем шаге задаем название диаграммы – «Структура затрат», переключаемся на закладку Подписи данных и устанавливаем флажок в поле «Доли». Далее. Диаграмму нужно поместить на имеющемся листе. Готово.

Теперь нужно подредактировать диаграмму. Сначала увеличим саму область построения. Для этого кликните один раз левой кнопкой мыши в центре круга и измените размеры, растягивая область построения за угловые маркеры. Теперь уменьшим размер шрифта подписей данных. Для этого кликните один раз правой кнопкой мыши на любом проценте; Формат подписи данных… Переключитесь на закладку Шрифт и установите размер – 8; на закладке Число установите 1 десятичный знак. ОК.

8) Работаем на листе Расходы2, на котором присутствует список в исходном виде. Отсортируйте его по хронологии. Установите итоги для расчета максимальной величины расходов за каждый день. Сверните структуру так, чтобы был виден только второй уровень. Установите расширенный фильтр, который отберет все расходы на развлечения и услуги. Результат фильтрации сохраните отдельно.