3.3. Організація аналітичної роботи і оформлення результатів економічного аналізу

Організація аналітичної роботи - це система раціональних координованих дій, спрямованих на комплексне вивчення господарської діяльності аналізованого підприємства і його окремих структурних підрозділів. Вона включає підготовчий, основний (аналітичний) і заключний етапи економічного аналізу.

На підготовчому етапі визначаються мета і завдання аналітичної роботи, програма, методи і конкретні прийоми проведення аналізу, строки його виконання, виконавці, джерела інформації, бази порівняння, критерії оцінки результатів господарювання, умови збору і обробки інформації, розробляються моделі і алгоритми вирішення відповідних аналітичних задач, макети майбутніх таблиць, графіків, форм, методичних вказівок щодо їх заповнення, а також способів узагальнення і оформлення результатів аналізу, складається конкретний план аналітичної роботи.

Аналітичний етап економічного аналізу передбачає збирання і перевірку вихідної інформації, її систематизацію, зведення і групування, розрахунок відповідних узагальнюючих показників (абсолютних, відносних, середніх), обчислення абсолютних і відносних відхилень фактичних показників від базисних (планових, нормативних, проектних, договірних, прогнозних), здійснення комп'ютерної обробки інформації, забезпечення порівняльності досліджуваних показників, виявлення закономірностей і окремих тенденцій зміни аналізованих економічних явищ і процесів, встановлення форм взаємозв'язку і взаємозалежності між показниками, кількісне вимірювання впливу різноманітних факторів на зміну результативних показників, їх групування за відповідними ознаками (основні й другорядні фактори, постійні й тимчасові, інтенсивні й екстенсивні, внутрішні й зовнішні, суб'єктивні й об'єктивні та ін.), вивчення причин динамічних змін показників і їх відхилень від плану (нормативу), з'ясування причин негативних явищ і хиб у роботі аналізованого підприємства, встановлення потенціально невикористаних можливостей (резервів), щодо поліпшення його господарської діяльності.

На заключному етапі аналізу здійснюється зведений підрахунок резервів виробництва, систематизація, узагальнення (синтез) і підсумкова оцінка результатів господарської діяльності, формулюються відповідні висновки, розробляються конкретні пропозиції і рекомендації щодо покрашення роботи аналізованого підприємства, здійснюється розрахунок економічної ефективності запропонованих заходів та визначення їхнього впливу на кінцеві показники господарювання, оформляються результати проведеного економічного аналізу.

Економічний аналіз здійснюється систематично усіма службами (підрозділами) і відділами підприємства за певні періоди часу (рік, півріччя, квартал, місяць, декада, тиждень, день, зміна тощо), виходячи з їх службових обов'язків і виконуючих функцій під загальним методичним керівництвом спеціалістів-аналітиків (економістів, аудиторів-бухгалтерів, фінансистів тощо).

Розподіл аналітичної роботи між окремими відділами залежить від структури аналізованого підприємства, покладених на них обов'язків для виконання виробничих завдань і кваліфікації спеціалістів, які беруть участь у проведенні економічного аналізу.

Планово-економічний відділ здійснює керівництво проведенням аналізу у масштабі всього підприємства, аналізує хід виконання планових завдань, виконує комплексний аналіз основних показників діяльності аналізованого господарства, систематизує і узагальнює результати аналізу, вивчає зміну ефективності господарської діяльності, координує роботу з аналізу інших відділів, розробляє разом з ними засоби щодо використання виявлених резервів і підвищення ефективності та якості виробленої продукції (виконаної роботи, наданих послуг).

Відділ праці і заробітної плати аналізує рівень організації праці, розставлення робочої сили, чисельність працівників, використання робочого часу, ефективність застосування на підприємстві різних форм і систем оплати праці, використання фонду заробітної плати та ін.

Відділ бухгалтерії аналізує стан бухгалтерського обліку, виконання кошторисів доходів і витрат, витрачання заробітної плати, непродуктивні витрати, використання фінансових ресурсів, фінансовий стан аналізованого підприємства, розробляє заходи щодо покращення його фінансового стану. платоспроможності і організації облікової роботи.

Виробничо-технічний відділ, наприклад, житлової організації, аналізує стан експлуатації житлового фонду, рівень благоустрою, житлові умови населення, виконання планів поточного і капітального ремонтів житлових будівель (будинків), витрачання матеріальних ресурсів, розробляє заходи щодо покращення технічної експлуатації житлових будівель і житлових умов населення.

Відділ кадрів аналізує рівень укомплектування підприємства працівниками, стан трудової дисципліни, досліджує мотиви і причини плинності кадрів, розробляє заходи щодо підвищення їх кваліфікації і забезпечення підприємства робочою силою.

Така спільна робота усіх служб і відділів щодо проведення аналізу господарської діяльності підприємства дозволяє забезпечити його комплексність, більш кваліфіковано і глибше вивчити невикористанні внутрішні резерви.

Зазначимо, що підприємства можуть користуватися також послугами спеціалістів аудиторських і консультаційних фірм.

Техніко-економічний аналіз діяльності окремих структурних підрозділів підприємства здійснюється працівниками цих підрозділів під загальним методичним керівництвом відповідних функціональних відділів аналізованого господарства.

Будь-які результати аналітичного дослідження господарської діяльності підприємства в цілому або його структурних підрозділів повинні бути оформлені у вигляді відповідних документів. Оформлення результатів економічного аналізу здійснюється за допомогою двох форм: описової, коли цифрові дані пояснюються текстом (заключення, пояснювальна записка до річного звіту, аналітична записка, доповідь, доповідна записка, довідка, рапорт-звіт, постанова, наказ, розпорядження, коментар тощо), і безтекстової, коли тексту немає, а результати аналізу оформляються у вигляді аналітичних таблиць, графіків, схем, моделей, алгоритмів тощо.

Описова форма узагальнення результатів економічного аналізу застосовується при вивченні господарської діяльності підприємства за тривалі звітні періоди (рік, півріччя, квартал, місяць), безтекстова - під час оперативного аналізу (за декаду, тиждень, добу, зміну).

Обсяг і зміст аналітичних документів повинні відповідати програмі економічного аналізу і охоплювати всі питання, передбачені нею.

У пояснювальній записці спочатку дають загальні відомості щодо аналізованого підприємства, характеристики виконання планового завдання, потім наводять результати аналізу окремих показників, вплив різноманітних факторів на їх зміну, висвітлюють позитивні й негативні сторони господарювання, конкретні причини відхилень фактичних величин від планових (нормативних), оцінюють результати роботи, вказують використані можливості (резерви). У заключній частині записки подають у стислій формі висновки, конкретні пропозиції і рекомендації, підрахований економічний ефект від розроблених заходів, вказують конкретних виконавців і строки впровадження.

Матеріал, в пояснювальній записці має бути конкретним, підкріпленим аналітичними розрахунками, таблицями, об'єктивно відображати дійсність. Текст аналізу повинен мати знеособлену розповідну форму.

Пояснювальна записка включає дві частини: констатуючу і рекомендаційну (проектну). В першій частині подають висновки і констатацію фактів про стан справ на аналізованому підприємстві, в рекомендаційній частині вміщують пропозиції і заходи щодо можливостей і шляхи поліпшення цього стану в майбутньому періоді. Тому пропозиції, рекомендації і заходи повинні бути задіяні у завданнях, договорах, прогнозах, що розробляються на перспективу.

Зазначимо, що систематизація, узагальнення і реалізація результатів економічного аналізу є одним з найскладніших етапів всієї аналітичної роботи. Це зумовлено тим, що тут необхідно не тільки об'єктивно оцінити фактичний стан справ, виявити негативні сторони господарювання (упущення і недоробки), а й передбачити майбутнє, що є дуже важким і відповідальним.

Для оформлення результатів оперативного економічного аналізу господарської діяльності підприємства і його окремих структурних підрозділів за невеликі проміжки часу (декада, тиждень, доба, зміна) доцільно використовувати аналітичні таблиці, графіки, де щоденно відображають абсолютні й відносні цифрові дані, що характеризують зміну аналізованих техніко-економічних показників. Форми аналітичних таблиць хоча і можуть бути якомога різноманітними, але при цьому слід пам'ятати, що водночас вони повинні бути наочними і простими для використання.

Безтекстовий аналіз підвищує дієвість роботи тому, що при цьому скорочується розрив між виконанням аналізу і використанням його результатів.

Важливо підкреслити, що найбільш прогресивною формою організації і оформлення аналітичної роботи в умовах удосконалення управління з застосуванням економіко-математичних методів і ЕОМ є створення підсистеми комплексного економічного аналізу (ПКЕА) в системі інтегральної обліково-економічної роботи і злагодженої управлінської ієрархії аналітичної служби. Створення такої окремої підсистеми аналізу дозволяє всю інформаційну роботу, планування, облік, контроль і аналіз господарської діяльності здійснювати на основі єдиного банку даних.

Завданням цієї підсистеми є своєчасне одержання необхідної аналітичної інформації для керування підприємством, оперативне опрацювання її в потрібних для кожної функціональної підсистеми розрізах і бути сполучною ланкою, яка узгоджує роботу окремих підсистем для досягнення загальної мети.

Автоматизація аналітичної роботи дозволяє вихідні дані подати у вигляді відповідних наочних форм (таблиць, графіків, діаграм, номограм), які полегшують їх використання у практиці економічного аналізу, передбачає розробку спеціальних програм для проведення багатофакторного аналізу з використанням сучасних економіко-математичних методів. Крім цього, за допомогою ПКЕА можна також вводити в систему контрольних величин відхилень від установлених параметрів (нормативних, проектних, договірних, планових), розмежовувати їх на допустимі й недопустимі, під час виникнення яких посилається відповідний сигнал до управляючої системи.

Зазначимо, що ефективність ПКЕМ у певній мірі залежить від точності методик економічного аналізу, від того, в якій мірі вони відповідають сучасним вимогам управління виробництвом, а також від технічних можливостей ПЕВМ. Досягнення у галузі інтегральної електроніки, розширення ресурсної можливості і функціональної точності ПЕВМ створюють реальні умови для поглиблення економічного аналізу, дозволяють ширше використовувати оптимізаційні методи вирішення аналітичних задач і на їх основі обґрунтовувати і приймати оптимальні управлінські рішення.