1.4.Общие требования к бланкам документов

Как следует из содержания предыдущего раздела, порядок использования тех или иных реквизитов варьируется в зависимости от того, с каким именно документом мы имеем дело. Таким образом, рассматривая некий условный документ, мы в самом общем случае имеем дело с носителем информации. В этой связи принято различать постоянную и переменную информацию. Переменная информация каждого документа будет совершенно специфична. Постоянная информация присутствует в документах определенной группы. Повторяемость информации приводит к необходимости (хотя бы в целях сокращения времени на подготовку документа) предварительного нанесения данной информации на документы, относящиеся к одной группе. В результате нанесения постоянной информации на стандартный бумажный лист типографским (или иным) способом в нашем распоряжении окажется бланк, пригодный для внесения в свободное пространство листа переменной информации.

Применение бланков не только существенно сокращает время подготовки документа, благодаря правильному их использованию снижается количество ошибок в работе персонала, повышаются качество документов и общая культура документационного обеспечения управления.

Все виды бланков должны отвечать определенным требованиям, как по содержанию, так и по оформлению. Бланки изготавливаются на листах бумаги стандартных размеров А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), в отдельных случаях - A3 (297 х 420 мм) н А6 (105 х 135 мм).

Бланки организации, а также некоторые бланки документов конкретного вида принято изготавливать только типографским способам. Компьютерную технику оправдано использовать для изготовления бланков писем и для общих бланков, находящихся в повседневном обращении.

Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для основного текста на бланке может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). При этом разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Указанные значения следует рассматривать как предельно допустимые (минимальные).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номер страницы - арабская цифра без точки, обрамленная в виде двух тире, без указания сокращения «стр.» - проставляется посередине верхнего поля листа.

При изготовлении бланков необходимо учитывать следующее.

1. Проектирование бланка поручают специалисту, твердо знающему требования к содержанию и оформлению бланков, имеющему опыт разработки бланков либо выполнения работ аналогичного характера.

2. Размещение реквизитов бланка должно полностью соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 (Приложение А к ГОСТу). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3. Готовый образец бланка представляется на рассмотрение и утверждение в печать уполномоченному должностному лицу организации (как правило, заместителю руководителя по управлению). Выявленные в ходе рассмотрения недостатки и замечания подлежат устранению разработчиком бланка. Исправленный (уточненный) вариант бланка представляется на утверждение повторно.

4. Общий тираж издания бланков определяется с учетом совокупной потребности подразделений организации и на основе объемов служебной переписки. Как правило, бланки издают небольшими тиражами в связи с использованием их для ограниченного числа видов документов и периодической сменой содержания отдельных реквизитов организации (почтовый адрес, номера телефонов и т.п., номера банковских счетов и пр.). Обычно тираж не превышает 1-2 тысяч экземпляров.

5. Отпечатанные бланки подлежат учету и хранению в соответствии с требованиями, установленными для учета и хранения бланков. Наиболее важные бланки ставятся на номерной учет. К работе с ними допускается ограниченное число сотрудников. Порядок расходования таких бланков подлежит периодической проверке со стороны соответствующих должностных лиц службы документационного обеспечения управления.

Помимо бланков организации (и соответствующих должностных лиц) в обращение могут выпускаться и бланки структурных подразделений организации, но только в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01 - изображение Государственного герба РФ (02 - герба Субъекта РФ или 03 - эмблемы организации), 08 - наименование организации, 11 - дата документа, 14 - место издания или составления документа.

Бланк письма содержит реквизиты общего бланка с обязательным указанием кода организации (04), ИНН/КПП (05), ОГРН (06) и справочных данных об организации (09). При необходимости проставляются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме реквизитов общего бланка содержит наименование вида документа (10), и при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов. Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля (Приложение 1). Угловое расположение предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа (Приложение 2).

Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое расположение является наиболее рациональным для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адресата. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее и для тех видов документов, которые требуют утверждения (организационно-правовые документы, акты и др.), резолюций руководителя (на входящих документах).

Угловое расположение имеет два вида: флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, центруются относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части листа размещаются реквизиты на русском языке, в правой верхней - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала размещаются реквизиты на русском языке, затем на иностранном.

В соответствии со сложившейся зарубежной практикой и опытом, в целях экономии площади листа, справочные данные об организации - авторе: адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты все чаще располагают на нижнем поле бланка, но такое нововведение не предусмотрено отечественными нормативами.