Типи даних

Перед створенням таблиці спочатку визначають її структуру – назву полів. Тип даного для поля і довжину поля.

1.Текстове поле – може містити до 255 символів (за замовченням 50).

2.Поле Memo – може містити до 64000 символів (біографія студента).

3.Числове поле – містить значення над якими виконується обчислення.

4.Дата/Час – містить значення часу і дати.

5.Грошове поле – використовується для збереження грошових сум.

6.Поле лічильник – використовується для автоматизації нумерації запису. Які вводяться в таблицю.

7.Логічне поле – використовується для збереження логічних величин, які можуть прийняти 2 значення: так або ні.

8.Поле об’єкта OLE – використовується для збереження картинок,ліній,відеозаписів,фото…

9.гіперпосилання – містить адресу гіперпосилань, яка вказує шлях до іншого об’єкта або документа.

10.Майстер підстановок – використовується коли треба задати набір значень, які може мати дане поле.

Тема: правила присвоєння імен полям

Правила:

1. Ім’я поля починається з букви

2. Має бути коротким і зрозумілим (змістовним)

3. Використовувати в іменах тільки букви, цифри і символи підкреслення

4. Заборонені символи в іменах полів: / * ; ! # & ? – “ ‘

Побудова БД:

1. Завантажити Access

2. Натиснути кнопку « Новая БД»

3. Ввести ім’я і шлях до папки де буде збережена ця БД

4. Після натискання на кнопку «Создать» відкриється порожня таблиця з іменем Таблиця 1

5. Після збереження таблиці з іменем Таблиця 1 Access додати до імені розширення .accdb

6. Для перейменування таблиці в контекстному меню вибрати команду «Сохранить» і ввести нове ім’я

7. При перейменуванні таблиці Access 2007 автоматично оновлює всі посилання на неї, тобто нове ім’я таблиці підставляється замість старого в усі звіти, форми, запити.

8. Для додавання нової таблиці в базу вибирають вкладку «Создать» на стрічці вибирають кнопку Таблиця з’явиться нова таблиц яз іменем Таблиця 2.

Вилучення таблиці:

У відкритій БД на лівій панелі є список всіх таблиць, кожна з яких представлена довгою горизонтальною кнопкою.

Перед вилучення таблицю треба закрити і натиснути на парі стрілок направлених вниз, які розміщенні справ від таблиці що вилучають. Ім’я вилучаймої таблиці буде пордубльовано в новому рядку. Правою кнопкою миші на продубльованому і Delete.

Після того як таблиця створена в режимі Таблиці можна виконати наступні операції: Для вставки стовпця в режимі Таблиці натиснути на останнє поле з заголовком « Добавить поле» і двічі клацнути по ньому і ввести ім’я нового поля. За замовченням нове поле буде мати тип Текстовий, а для зміни типу даного вибирають потрібний, а для зміни типу даного вибирають потрібний тип після натискання на кнопці «Тип даних»

Властивості полів:

Відображаються у віні конструктора для поточного поля.

Використання полів спрощує контроль за веденням даних, вони залежать від типу даних і можуть мати такі значення:

1. Розмір поля – задає максимальну довжину поля до 255 символів (за замовчуванням 50 символів)

2. Формат поля – задає формат для відображення даних;

3. Маска введення – задає шаблон для введення даних;

4. Підпис – задає назву поля для форм і звітів;

5. Значення за замовчуванням – задає автоматично значення поля;

6. Умова на значення – задає умову якій мають задовольнити дані що вводяться;

7. Повідомлення про помилку – видає помилку в разі невірного введення даних;

8. Обов’язкове поле – може мати значення так або ні;

9. Порожні рядки - визначають чи можуть бути порожніми рядки в таблиці;

10. Індексоване поле – задає значення так або ні.

Перелік управляючих символів, які використовуються для опису маски

0 – знакомісце для цифри, можна ввести тільки символи від 0 до 9. Знаки «+» і

«-» не допускаються. Введення цифри обов’язкове;

9 – можна ввести цифру, пробіл або нічого не вводити. «+» і «-» не допускаються;

# - не обов’язкова цифра або пробіл. Допускаться введення знаків «+» і «-». При збереженні даних символи пробіла вилучаються.

L – знакомісце для букви (від A до Z або від А до Я) введення обо’язкове;

? – знакомісце для букви. введення обов’язкове.

А – знакомісце для букви або цифри; введення обов’язкове;

а - знакомісце для букви або цифри; введення не обов’язкове;

& - знакомісце для будь-якого символу або пробіла; введення обов’язкове;

С - знакомісце для будь-якого символу або пробіла; введення не обов’язкове;

< - переводить всі наступні символи, які будуть переведені в нижчий регістр.

> - переводить всі наступні символи в верхній регістр.

! – приводить до вирівнювання по лівому краю. Символ знак оклику можна розмістити в будь-якому місці, будь-якій позиції в масці введення.

\ - відображується наступний за косою рискою символ.

«АВС» - відображуються всі символи розміщені в лапках.

Приклади:

99:99:99 – короткий формат дати

На маску:

>L< - прізвище.

LOOOO – номер студентського квитка.

\(000»)_ «000\ 00\00 – номер телефону

«індекс» 000 « _»000 – індекс

Властивість умова на значення використовується для контроля інформації, що вводиться в таблицю. Ці умови задають у вигляді логічних виразів. Інформація буде введена лише тоді, коли значення логічного виразу буде істинним.

Логічні вирази включають наступні операції:

<< => > = < >

Оператор IN – перевіряє нерівність в будь-якому значенні зі списку.Список записується в дужках. Елементи розділяються символом ; або ,

Оператор BETWEEN – перевіряє чи належить значення поля до певного діапозона, верхня і нижня частина поля якого розділяються оператором AND.

Between #01.01.93# AND #31.12.95#

Оператор Like – перевіряє відповідність текстового поля або поле Меmo заданому шаблону символів.

Like “p*”

Оператор AND – логічна зв’язка «і».

Оператор OR – логічна зв’язка «або».

Тема: Ключі таблиць

Правила використання:

1. Первинний ключ організовує дані шляхом унікальної ідентифікації кожного запису, їх використання один з головних способів пришвидшення роботи БД.

2. За замовченням таблиці упорядковують за значеннями первинного ключа.

3. Без первинного ключа пошук потрібного запису відбувається повільніше і ускладнюється.

Правила розміщення:

1. Первинний ключ потрібно розташовувати першим на початку таблиці так як це просить зв’язування таблиць.

2. Поле первинного ключа не повинно бути порожнім.

3. При створенні нової таблиці без первинного ключа в режимі конструктора Access автоматично додасть стовпчик первинного ключа при збереженні таблиці і надасть йому ім’я і тип лічильник то Access автоматично позначає його в якості первинного ключа, автоматично його індексує.

Обмеження використання:

1. Таблиця може мати тільки 1 первинний ключ – простий або складний.

2. В якості первинного ключа не можна використовувати поля типів об’єкт OLE, Мemo і гіперпосилання. Не рекомендується вибирати тип даного логічний, тому що тоді таблиця буде мати 2 записи.

3. Всі індекси логічних ключів повинні мати імена які Access автоматично їм присвоює.

Створення ключа:

1. Відкрити таблицю в режимі конструктора виділити потрібне поле і натиснути на кнопку ключове поле на стрічці. Зліва від поля з’явиться зображення ключа.

2. Для створення складного ключа виділяють кілька полів при натисненій клавіші Ctrl, а потім знову натискають на кнопці ключове поле.

Тема: Робота з індексами

Індекс – це упорядкований список значень з посиланням на ті записи в яких зберігаються ці значення.

Посилання містять адреси реальних записів у таблиці. Щоб знайти потрібні записи, СУБД спочатку шукає потрібне значення в списку індексів, а потім за посиланням швидко відбирає потрібні записи з таблиці.

Недоліком використання індексів є те, що при додаванні або знищені записів з основної таблиці приходиться оновлювати списки індексів, що знижує швидкодію роботи з даними. Рекомендується мати індекси для тих полів по яких часто відбувається пошук.

Тема: Установка відношень між таблицями

Реляційна БД складається з декількох таблиць. Для установки відношень (зв’язків) між таблицями використовується вторинні і первинні ключі (вторинний ключ – це поле підпорядкованої таблиці)

Правила установки відношень (зв’язків):

1. Таблиці, які зв’язують повинні мати хоча б одне загальне поле (стовпчик) імена полів можуть не співпадати, але типи полів повинні співпадати за виключенням числового і лічильник.

2. При зв’язувані таблиць установлюється тип відношення, найчастіше це тип 1:N, коли один запис першої таблиці, зв’язується з багатьма записами іншої таблиці (цей тип за замовчуванням)

Тип 1:1 використовується рідко.

Відношення N : N можна створити двома способами:

а) з допомогою багатозадачних полів

б) з допомогою об’єднувальних таблиць

а) Багатозадачні поля мають багато недоліків в частині упорядкування записів і створення запитів

б) Об’єднувальні таблиці відслідковують зв’язані записи інших таблиць. Вона має відношення 1: N з кожною з двох таблиць і працює як відношення N : N між двома таблицями.

Зв’язування таблиць. Схема БД.

Встановлення зв’язків між таблицями є одним з найпоширеніших засобів Access. Його перевагою є:

Підтримка цілісності даних при цьому дані автоматично захищаються від змін і видалень, які можуть порушувати зв’язки між записами в таблицях.

Зв’язувати можна таблиці розширені в одній і тій же БД.

Побудувати схеми БД:

1. Активізувати на стрічці вкладку «Робота з БД»

2. З’явиться кнопка «Схема даних»

3. Натиснути на неї

4. Відкривається діалогове вікно Схема БД, якщо таблиць в схемі ще немає то додайте їх у вікні «Додавання таблиць». Вікно активізувати при натиснені кнопки «Отобразить таблицу»

5. Послідовно додавати всі таблиці у вікно

6. Прийняти рішення які дві таблиці зв’язати і по яких полях треба зв’язати

7. Навести вказівник миші на ім’я первинного ключа в батьківській таблиці і утримуючи його перетягнути вказівник на ім’я вторинного ключа дочірньої таблиці.

8. В діалоговому вікні «Изменение связи» потрібно установити параметри створюваного зв’язку – натиснути на прапорці «Обеспечение целосности даних» і натиснути «Создать»

9. Зв’язки можна редагувати – виділити зв’язок і вибрати що потрібно.

Забезпечення цілісності даних

Вибір цього параметру накладає такі умови:

1. У підпорядковану таблицю що розташована з боку «багато» не можна додати запис з неіснуючим у головній таблиці значенням поля первинного ключа.

2. З головної таблиці неможливо видалити запис якщо не видалено зв’язані з ним записи з підпорядкованій таблиці.

3. Неможливо змінити значення первинного ключа у головній таблиці якщо в підпорядкованій є зв’язані з ним записи.

Поряд з параметрами забезпечення цілісності даних можна задати ще 2 параметри:

1. Каскадне оновлення зв’язаних полів – в разі зміни значення поля первинного ключа в головній таблиці, автоматично змінюється значення цього поля в записах підпорядкованих таблиць.

2. Каскадне вилучення зв’язаних записів – при вилучення даних у головній таблиці автоматично вилучається всі зв’язані записи підпорядкованих таблиць.

Між 2-ма таблицями, що об’єднані між собою зв’язком 1:N у вікні зв’язку можна задати спосіб їх об’єднання в одну таблицю.

Існують 3 можливості, які користувач може вибрати натиснувши кнопку «Об’єднання»:

- об’єднання тільки тих записів в яких значення зв’язаних полів співпадають ( за замовчуванням)

- об’єднання всіх записів першої таблиці і тільки тих записів другої, зв’язані поля яких не збігаються

- об’єднання всіх записів другої таблиці і тільки тих записів першої зв’язані поля яких не співпадають.

Керування даними. Фільтрація і сортування даних.

Фільтр – це набір умов, які використовуються для відбору підмножини записів з таблиці. Команди фільтрації розташовані на вкладці «Головна» в розділі «Сортування і фільтрація». Таблиця для фільтрування має бути відкрита в режимі «Таблиця».

Є три види фільтрів:

1.Фільтр по виділеному.

2. Фільтр за значенням

3. Розширений фільтр.

1.Для виконання фільтрації по виділеному спочатку виділяють частину або все значення поля в будь-якому записі потім натискають на кнопку «Виділення» і вибирають потрібну команду.

У вибраній підмножині записів таблиці можна продовжити фільтрувати записи. Знову виділити потрібне значення і завантажити фільтр. Зняти фільтр можна командою «Додатково\Зняти всі фільтри».

Для виконання фільтрації за значенням якогось поля треба клацнути на малому трикутнику розташованому справа від імені стовпчика по якому буде фільтр. Відкриється діалогове вікно в якому можна відібрати значення двома варіантами:

1.Зняти прапорці навпроти значень поля які треба виключити в процесі фільтрації.

2. Прибрати прапорець. Виділити все – будуть зняті всі прапорці тільки проти потрібних значень.

Фільтр можна зняти клацнувши на маленькому значку фільтра справа від заголовка стовпчика і вибрати команду _Зняти фільтр_.

2. Розширений фільтр використовується коли треба відфільтрувати записи по кількох умовах командою «Додатково\Розширений фільтр»

Але для складних критерій краще використовуються запити.Щоб створити розширений фільтр формулюють умову пошуку критерій виборки і за певними правилами складають відповідний логічний вираз.

Іменами полів оперують так як з іменами змінних.

Умови можуть бути прості і складні.

Прості – це число, тексти, вирази, математичні співвідношення.

Складні – це умови побудовані з простих за допомогою логічних операцій NOT AND OR.

Умови, які стосуються одного поля і використовують логічну операцію OR записують одну під одною.