Изучение и понимание спонсора

Ваша заявка подразумевает, что человек, к которому вы ее адресуете, должен на нее ответить, и вы надеетесь что он ответит согласием предоставить вам средства. Подумайте об обращении как о личном общении и постарайтесь составить заявку так, чтобы она отвечала требованиям спонсора

Если вы посылаете обращение по почте какому-то определенному лицу, то вы можете провести некое фундаментальное исследование о том, каким должен быть человек, способный вас поддержать, и какими могут быть ваши потенциальные спонсоры. Составьте описательный портрет вашего потенциального спонсора. Это вам поможет настроиться на верную волну при составлении заявки. Если вы обращаетесь к кредиторам, компаниям, властным структурам, следует заранее их изучить. Вот что вы должны выяснить:

• Точное название и адресные данные спонсора, а также имя и титул человека, к которому вы обращаетесь.

• Процедуру подачи заявки, крайние сроки подачи, а также сроки в которые заявки будут рассмотрены.

• Размер предоставляемых грантов.

• Какой вид деятельности поддерживает спонсор. Годовые отчеты или публикуемые “Руководства по фондам” смогут оказаться вам полезными.

Таким образом, вы приступаете к составлению заявки, которая не только расскажет спонсору о вашей работе, но и будет составлена с учетом его требований и именно его интересов.

Проекты характеризуются по таким критериям:

• По характеру запланированных изменений (инновационные и поддерживающие).

• По характеру деятельности (образовательные, научно-технические, культурные).

• По особенностям финансирования (инвестиционные, спонсорские, кредитные, бюджетные, субсидированные, благотворительные).

• По масштабам осуществляемой деятельности и финансирования (микро проекты, малые проекты, средние проекты, мега-проекты).

• По срокам реализации (краткосрочные, долгосрочные).

Все эти моменты выясняются на этапе поиска проектных возможностей.

Письмо-запрос

Итак, у вас есть проектная идея. Но нет средств на ее осуществление. Вы определили круг потенциальных доноров, к которым намерены обратиться за поддержкой. Но возникает очередной вопрос: в какой форме это лучше сделать?

Чаще всего грантодатели дают сведения о наиболее для них приемлемой форме обращения. Если вам все е не ясно, как обращаться, можно:

• позвонить в фонд и объяснить суть проекта;

• подготовить и провести встречу с представителями фонда;

• направить в фонд письмо-запрос (можно по E-mail) с кратким описанием проекта и организации.

Письмо-запроc – наиболее распространенная и надежная форма обращения. Посылая подобный запрос, вы сможете проверить, интересна ли ваша идея потенциальному грантодателю, попадает ли ваш запрос в область его интересов. Фонд может ответить на ваш запрос и до того как вам предложат подавать полную проектную заявку, внести определенные предложения. По словам Бэва Браунинга, в 50 процентах случаев после получения письма-запроса, фонд предложит вам подавать заявку.

В письме вы представляете фонду свой проект в сжатом виде, что значительно экономит вам усилия и время, которые необходимые затрачивать при написании полной заявки. Д-р Клаудия Дуглас из Центрального университета Мичиган предложила удачный, на мой взгляд, подход к написанию письма-запроса:

1 абзац – Кто вы?

Представьте свою организацию. Опишите вашу миссию, целевые группы, географию деятельности. Скажите о том, что вы запрашиваете средства на реализацию конкретного проекта (указав название вашего проекта, если оно уже есть) и укажите, обращались ли вы ранее в этот фонд.

2 абзац – Почему именно этот фонд/организация?

Покажите, что вы знаете и понимаете приоритеты фонда. Объясните почему этот проект окажется для них интересным. Вы можете упомянуть о подобных проектах, которые фонд финансировал в прошлом и в каком отношении ваш проект соотносится с ними и в чем превосходит.

3 абзац – Проблема

Коротко, но четко сообщите о проблеме. Скажите о том, как вы собираетесь ее решать. В поддержку своих доводов можно привести краткие статистические данные.

4 абзац – Каков ваш план?

Кратко, в 3-5 предложениях, опишите свой план действий. “Донесите” цели/задачи своего проекта. Покажите где/когда будет реализовываться проект.

5 абзац – Почему предоставить финансирование именно вам?

Укажите, почему фонд должен оказать поддержку именно вам, почему вы как никто другой подходите для реализации данного проекта и поддержки со стороны данного фонда. Опишите свою квалификацию – географию, историю, ресурсы, опыт. Укажите, можно ли модель вашего проекта использовать в других условиях/регионах.

6 абзац – Сколько?

Укажите общий бюджет проекта, и сумму, которую вы запрашиваете. Описание бюджета в письме такого типа рекомендуется давать в виде общих категорий, на расписывая постатейно. Укажите любые другие источники финансирования.

7 абзац – Заключительная часть.

Выразите благодарность фонду за уделенное время. Предоставьте контактную информацию и укажите, намерены ли вы перезвонить позднее. Если у фонда нет конкретных ограничений, можно сопроводить письмо приложениями (брошюры, детальный бюджет/временные рамки запланированных мероприятий, и т.п.)

Обычно объем письма-запроса 2-3 страницы.

В качестве приложений к письму-запросу можно прислать:

- Финансовый отчет организации.

- Информацию об организации.

- Информацию о проектах организации.

- Ксерокопии публикаций об организации.

Получив ваше письмо-запрос, фонд либо пришлет вежливый отказ, либо предложит вам прислать аппликационную заявку на получение гранта. Если правила фонда того не запрещают, вы через некоторое время после отправления запроса можете узнать о результатах, посетив офис фонда или позвонив туда.

В любом случае, как только вы станете соискателем гранта, вам придется писать заявку на финансирование вашего проекта. От того, насколько грамотно вы это сделаете, зависит успех дела. Поэтому, при составлении заявок необходимо знать некоторые существенные моменты и придерживаться рекомендаций.

Аппликационные формы

Подавая заявку в грантодающие учреждения, ее необходимо оформить в соответствии с требованиями грантодателя. Несмотря на то, что существуют различные формы и виды проектных заявок на получение финансирования, можно выделить общие принципы и условия составления успешных заявок.

Ниже пойдет речь о наиболее часто встречающейся структуре заявки: заявки на финансирование специального проекта. Приведенная структура отвечает требованиям большинства фондов. Но при подаче заявки в конкретный фонд, возможно придется внести определенные изменения в предложенную структуру.

С учетом последней оговорки, обычно проект имеет следующую структуру:

1. Резюме

2. Введение

3. Постановка проблемы

4. Цели и задачи

5. Календарь проекта

6. Результаты

7. Методы реализации (стратегия реализации)

8. Оценка и отчетность, оценка рисков

9. Жизнеспособность

10. Бюджет

11. Приложения

Резюме проекта

Этот компонент является основным звеном, по которому рассматривается заявка, представляя собой краткое содержание проекта, его основную идею. Это первая страница проектного предложения, визитная карточка вашего проекта. Резюме, как правило, состоит из таких пунктов:

- Название организации

- Контактные координаты организации

Телефон, факс, e-mail, адрес (реальный, не юридический!), реквизиты банковского счета.

- Название проекта

Название должно быть лаконичным, информативным, запоминающимся. Это лицо идеи вашего проекта. Оно не должно быть слишком академичным. Это скорее имя, по которому ваш проект должны узнавать. Если необходима расшифровка – можно дать ее в скобках строкой ниже.

- Стоимость проекта

Указывается общая стоимость проекта. При подаче заявок в зарубежные фонды, если нет конкретной рекомендации о валюте, сумма указывается в долларах США. Также рекомендуется указывать (в валюте и в процентах) долю бюджета, запрашиваемую у фонда и средства, привлеченные из других источников (в т.ч. и вклад самой организации).

- Срок реализации проекта

Кроме дат, указывается продолжительность работы по проекту в месяцах.

- География проекта

Территория, на которую распространяется деятельность по проекту.

- Руководитель проекта

Указывается фамилия, имя, отчество, должность, контактная информация. Руководителем проекта должен быть один человек, который несет ответственность за его реализацию. Перед фондом. Как правило, проект пишет руководитель. Однако, если это не так – указывается автор проекта

- Дата

- Подпись

- Печать

Объем описания в рамках данного раздела иногда ограничивается 100 словами/10 строчками.

Важно в ясной, четкой, конкретной форме изложить резюме вашего проекта.

И еще одна деталь – резюме проекта рекомендуется писать в самом конце, когда заявка уже составлена. В этом случае вам удастся максимально четко и лаконично изложить основные моменты.

Введение (презентация организации)

Сюда включается:

- Дата создания

- Цели, задачи, миссия организации

В чем вы видите смысл существования своей организации, к чему вы стремитесь и что делаете для реализации своей миссии. Цели грантодателя и вашей организации должны максимально соотносится. Должна прослеживаться параллель между такими понятиями как донорский заказ – стратегия организации (см. Глоссарий).

- Уникальность организации, достижения.

Прописывая этот пункт, пытайтесь смотреть не изнутри, а с позиции донора.

- Track record

Ваш успех в других (сходных) проектах, что является показателем опыта вашей организации. Иногда можно добавить информацию о своих партнерах. Примеры успешного сотрудничества с другими организациями в ходе реализации проектов, связанных с вашими целями и задачами.

- Финансовая поддержка со стороны других фондов

Введение как правило занимает ½ страницы.

Постановка проблемы

В данном разделе должна прослеживаться логическая связь с введением – задачи организации + проблема

Составляющие проблемы:

- Статистические данные

Статистика, конкретные данные и сведения, ссылки на документы правительства, международных организаций и экспертов

- Динамика проблемы (с указанием источников)

- Возможный прогноз

- Источники проблемы

- Актуальность проекта (Неординарный случай!)

- Инициативы в этой области

- Суть проблемы

Описание ситуации, которую вы считаете негативной и объяснениями, почему она таковой является; описание потребностей целевой группы предлагаемого проекта – групп, которые испытывают влияние от создавшейся ситуации. Не путайте постановку проблемы и методы ее решения!!!

- Заявление о потребности в проекте

Акцент на том, что именно призван решить/изменить ваш проект. В этой части вы доказательно говорите о том, что проблема в принципе разрешима, если будут созданы определенные условия/возможности. «Страдающая» группа (или какая-либо ситуация) их лишена, и вы предлагаете обеспечить доступ к возможностям/услугам/… и создать необходимые условия путем реализации вашего проекта.

В целом, информация о проблеме «рассеяна по разделу».

Важна реалистичность при написании данного раздела [Конкретный регион, люди, возможности решить конкретные проблемы]. Желательно ссылаться не только на собственные умозаключения, но и на факты. Если речь в проекте идет о помощи конкретной группе людей, опишите критерии отбора этой группы.

Если вы хотите привести таблицы – лучше поместить их в приложении.

Цели и задачи проекта

В данном разделе цели и задачи должны быть привязаны к поставленной вами проблеме.

Цель – общее утверждение, которые дает понять тип проблемы, с которой будет работать проект. Это то, что будет способствовать решению какой-либо определенной проблемы. Это утверждение, воплощающее в себе ожидаемый общий результат, который вы планируете достичь путем реализации своего проекта. Классическая декларация цели отвечает на такие вопросы: Что будет сделано? Кто будет делать? Когда? (Например: К концу тысячелетия наши космонавты должны долететь на Луну и вернуться обратно на Землю.)

Цель формируется одним - двумя предложениями, не более 14 слов в предложении. Помните, что цель – часть проекта, которая должна усилить доверие к вашему проекту. Постарайтесь сформулировать ее таким образом, чтобы она была понятной, употребляйте как можно меньше специфических терминов. Ваша цель должна быть понятной всем.

Задачи говорят о том, что получится в результате – конкретный, поддающийся измерению, результат работы: Кто? Где? К какому сроку? Что изменится? Насколько? То есть, другими словами, это конкретные измеряемые шаги, которые планируется предпринять по мере реализации проекта и которые приведут к достижению цели проекта. Это те ступени на пути к выполнению цели, которые нельзя миновать. Не путайте задачи и методы! Помните о реалистичности и выполнимости поставленных задач.

Ваши задачи должны соответствовать критериям SMART:

S specific конкретные

M measurable исчисляемые

A area-specific привязанные к конкретной территории R realistic реалистичны

T time-bound ограничены во времени

Описание задач должно занимать до одной страницы.

Календарь проекта

Какие этапы вы выделяете в ходе проекта. Потенциального грантодателя интересует, насколько ваш проект логичен, вытекают ли этапы один из другого. В этом разделе приводится рабочий план-график – последовательное воспроизведение событий/мероприятий проекта с их кратким описанием и указанием сроков: в какой месяц что происходит. Рабочий план вы пишите прежде всего для себя, а не для донора. Поэтому следует его писать реально.

При смещении сроков реализации проекта, важно показать, насколько данный шаг содействует успешной реализации проекта.

Результаты

Ввиду того, что многие грантовые программы проводятся зарубежными грантодателями, в аппликационных формах в разделе, где вас просят написать о результатах, зачастую можно столкнуться с необходимостью описания «outputs» и «outcomes». Под термином output понимаются конкретные продукты в результате проекта. Сюда относятся семинары, тренинги, выпуск конкретных публикаций и т.п. Под терминов outcomes имеется воздействие на целевую группу в результате вашего проекта (повышение уровня жизни, повышение доступа к образованию, здравоохранению и т.п.). Это менее ощутимые результаты, но их также важно указывать в вашей заявке.

Результаты должны соответствовать таким критериям, как реалистичность, конкретность, протяженность во времени.

Для фонда важно понимание того, как можно будет оценить эффективность вашего проекта по его окончании.

Результаты должны отвечать двум главным показателям – количественным и качественным. Количественные показатели – это штуки, часы, дни, страницы, количество человек, и прочие цифры и факты. Качественные показывают в какой мере потребность целевой группы (вытекающая из поставленной проблемы) будет удовлетворена; насколько ситуация улучшится; насколько стабильны (жизнеспособны) эти изменения.

Методы

В этом разделе вы приводите план реализации вашего проекта. Описывая методы и механизмы его реализации, объясняя, каким образом вы будете осуществлять проект с целью достижения поставленных задач.

Следует указать какова ваша стратегия:

- виды деятельности, необходимой для достижения результатов; стратегия работы

- как будет выполняться работа, какие потребуются ресурсы и когда, что будут делать исполнители, как будут обслуживаться клиенты

Также необходимо указать, почему выбрана именно эта стратегия:

- знание аналогичных проектов

- рассмотрение альтернатив и обоснование выбора

Оценка и отчетность

Само собой, если вы получили деньги, вы должны "до копейки" отчитаться перед спонсорами, на что они потрачены. Но кроме финансовой отчетности, вашим спонсорам может быть не безынтересно узнать и о том, как проходила реализация проекта. Поэтому - ведите и сохраняйте записи.

Фиксировать можно: - Объем и типы услуг. - Данные, характеризующие подопечных/клиентов. - Пути, приводящие их в организацию, как они узнали о ее существовании. - Какую пользу/выгоду они получают. - Отзывы, благодарности, жалобы, предложения клиентов и коллег (представителей) других секторов. - Данные о работе сотрудников (членов) вашего управляющего органа. - Как используется время.

Оценка – критерии, по которым вы будете контролировать процесс выполнения проекта и планируете оценить в конце, достигнута ли запланированная цель. Это форма отчета перед донорами о проделанной работе и израсходованных средствах. Методы оценки зависят как от целей проекта, так и от запланированной деятельности.

Выбирая метод оценки, помните, что:

- Оценка должна помочь вам узнать, удалось ли (и в какой степени) достичь поставленных целей.

- Метод должен соответствовать возможностям участников и реализаторов проекта.

- Оценка является не только формой доказательства спонсору целесообразности осуществленных результатов, но прежде всего – пособием для реализаторов проекта.

Неотъемлемой частью любого проекта является мониторинг. На протяжении проекта, как правило, осуществляется сбор информации о том, как идет проект (количество участников, пришедших на ваше мероприятие, активность участников, финансовые моменты). Мониторинг предназначен для выполнения следующих задач:

- оценка промежуточных результатов;

- своевременное выявление трудностей и несоответствий;

- определение проблемных областей;

- выработка рекомендаций по их устранению.

План оценки и мониторинга должен быть продуман еще на этапе написания проектной заявки.

Жизнеспособность

В данном разделе должны освещаться следующие моменты:

- Так называемая «exit strategy» - что будет происходить по окончании финансирования?

- Какими могут быть источники финансирования данного проекта в будущем?

- Жизнеспособность с точки зрения финансов и структурных изменений.

- Возможно ли реализовать предлагаемые вами методики в другом месте, другими людьми. (В особенности, если это новое направление деятельности!)

- Сочетаются ли в проекте элементы новизны с доступностью их воспроизведения.

Бюджет

Бюджет представляет собой финансовый план будущих расходов.

Как правило, бюджет пишется после того, как написан сам проект.

В данном разделе указываются дополнительные источники финансирования. Если организация использует собственные помещение, транспорт, волонтеров, то это включается в бюджет как собственный вклад.

Бюджет должен быть достаточно детализирован для того, чтобы предусмотреть большинство финансовых потребностей при осуществлении проекта.

Указывается стоимость единицы, количество единиц, длительность проекта, имеющиеся собственные средства, имеющиеся спонсорские средства, запрашиваемые средства, стоимость каждой отдельной категории и общая стоимость проекта.

В бюджете присутствуют такие статьи:

• Расходы на зарплаты и гонорары

(должность х сумма х количество месяцев)

- Штатные сотрудники проекта (включая волонтеров) – работающие значительное количество времени.

- Специалисты (включая волонтеров) – работающие временно (несколько дней в месяц), работники по разовым контрактам (устные переводчики).

Не забудьте о налогах, которые начисляются на фонд заработной платы. Помните – на суммы, эквивалентные труду волонтеров, эти налоги НЕ начисляются!

Оплата труда – всего лишь часть проекта (5%-30%)

• Расходы на приобретение оборудования (с указанием его характеристик)

Сюда включается орг – и иная техника, расходные материалы, офисные принадлежности (бумага, папки, и т.п.)

Многие фонды имеют ограничения по суммам (в процентном соотношении по отношению к общей стоимости бюджета), которые вы моете потратить на оборудование.

• Командировочные расходы

Проезд (стоимость билетов + постель), расходы на проживание (проживание + бронь) и питание, суточные. Если по проекту необходимо использование местного транспорта, это также оговаривается в этой статье.

• Другие прямые расходы

Арендная плата (аренда офиса и рабочих помещений, а также аренда помещений для собраний, конференций и семинаров), коммуникации, Интернет, почтовые расходы, коммунальные услуги, офисные расходы (канцелярские товары, расходные материалы, бумага (если большой тираж публикаций)).

• Непрямые расходы

Это часть общих расходов на программу, которые источник финансирования позволяет использовать на накладные расходы, но которые нелегко тематизировать (отопление, освещение, обработка данных).

• Административные расходы

Это компенсация для вашей организации за общий менеджмент и общую поддержку проекта, за то, что ваши сотрудники, так или иначе, будут помогать в реализации проекта. За «лишние» звонки и факсы, за то, что организация несет определенные банковские расходы при обслуживании гранта, и, наконец, ваша организация имеет управленческий персонал, который нужно на что-то содержать. Обычно административные расходы не превышают 5-15% от общей стоимости проекта.

Но следует учитывать, что не все фонды финансируют эти расходы.

Бюджет должен быть:

Соотносим с целями, задачами, планом проекта

Реалистичен

Приложения

Все, о чем вас просит фонд, или то, о чем вы хотели бы, чтобы фонд знал. В данный раздел могут входить такие дополнительные материалы, как:

- ксерокопия свидетельства о регистрации;

- ксерокопия устава;

- данные исполнительней проекта;

- рекомендации исполнителей проекта;

- копии последнего годового отчета для общественности (если он есть);

- письма поддержки;

- договоры о партнерстве;

- планы по самофинансированию организации в дальнейшем.

Ссылки на приложения даются внутри проектной заявки.

Приблизительный объем основных разделов проекта.

• Презентация организации - до 1 страницы

• Формулирование проблемы - до 1 страницы

• Цель проекта - 1 абзац

• Задачи проекта - от 0,5 до 1 страницы

• План реализации проекта - до 1 страницы

• Методы реализации проекта - до 1 страницы

• Бюджет - до 2 страниц

• Дополнительные данные - до 10 страниц

Резюме

До того, как вы приступаете к написанию проекта:

• Постоянно ведите поиск возможных источников финансирования

• Отслеживайте развитие событий, повышайте свой профессиональный уровень – будьте компетентными

• Привлекайте опыт и контакты тех проектов, которые вы уже реализовывали ранее

• Устанавливайте нужные знакомства, рекламируйте свою деятельность и вашу организацию

Приступая к написанию заявки:

• Изучите требования донора (приоритеты, ограничения, партнерства, размер выделяемых грантов)

• Изучите донорскую аппликационную форму

• Разработайте концепцию проекта (четко определите для себя проблему, цели и задачи, методы, ожидаемые результаты)

• Оформите заявку в соответствии с требованиями.

Кроме того, необходимо учитывать внутренние и внешние факторы, которые следует учитывать на самом начальном этапе составления заявки.

Внутренние:

- цели организации

- квалификация персонала

- имидж организации

- опыт деятельности организации

- стратегия организации!

Внешние:

- Состояние целевой группы!

- Законодательство, существующее на данный момент

- Экономическая нестабильность (может повлиять на тип финансирования)

- Донорская политика/приоритеты

- отношение местной власти

- традиции территории, на которой реализуется проект

- донорский заказ!

При оформлении заявки можно использовать следующий алгоритм:

1. Изучить общую структуру заявки

2. Обратить особое внимание на секцию, в которой запрашивается описание проекта

3. Разобраться с тем, в какие секции должны быть помещены описания проблемы, целей, задач, методов (иногда задачи и методы объединяют в один пункт – методические задачи)

4. Приступить к написанию конкретной заявки.

При написании заявок помните:

- Заказчик всегда прав

- Соблюдайте требования заказчика

- Идея проекта должна быть интересной и отвечать существующим потребностям целевой группы

- согласуйте цели, задачи и результаты проекта, его методы со всеми его участниками, в том числе и заинтересованными лицами (стэйкхолдерами)

- постройте хорошую команду

- разработайте реалистичный и детальный план работы проекта, распределите задачи среди членов команды

- не пытайтесь сделать больше того, что вы можете сделать

- проектная заявка должна быть логична, интересна, понятна

- покажите свою проектную заявку коллегам – оценка качества

- отказ – это тоже опыт работы; проанализируйте причины отказа и учитывайте их в будущем (как правило проходит 1 из 10 заявок)

Итак, заявка написана и отослана. Последующие шаги.

При подаче заявки, прежде всего подтвердите получение вашей заявки фондом. Уточните срок, когда сообщается о результате рассмотрения заявок.

Вы можете отправить письмо с заявкой и ждать ответа. Но ответ может и не последовать. Вот последовательность поступков, которые вы можете предпринять, чтобы исправить положение. Во-первых, предоставьте адресату достаточно времени для составления ответа. Если по прошествии двух недель ничего не происходит, то:

• Позвоните и выясните, поступила ли заявка, не требуется ли дополнительная информации, не нужна ли встреча?

• Никогда не звоните без предупреждения, по крайней мере, пока вы еще не очень хорошо знакомы со спонсорами. Они ничего не узнают о вас из разговора по телефону. Письменное обращение может открыть вам путь к последующим контактам.

• Если вы знаете кого-то, кто лично знаком со спонсорами (будь то дружеские или профессиональные отношения), вы можете попросить их в тактичной форме выяснить, что происходит.

• Пошлите дополнительную информацию, если вы надеетесь, что это поможет: Ксерокопию статьи, недавно появившейся в прессе, копию новой публикации, приглашение на день открытых дверей. Это может освежить их память и, возможно, склонить чашу весов в вашу сторону.