13. Облік розрахунків з підзвітними особами

Суми під звіт видаються з каси установи або зараховуються на картковий рахунок на оплату видатків, які неможливо або недоцільно проводити шляхом безготівкових розрахунків, і тільки працівникам, що працюють у цій установі.

Підзвітна особа - працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків. Підзвітні особи несуть повну відповідальність за збереження й використання підзвітних осіб.

Підзвітна сума - кошти, видані працівникові установи на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями та/або на адміністративно-господарські витрати. Підзвітні суми мають цільове призначення і повинні витрачатися виключно з метою, на яку вони видані згідно з кодами бюджетної класифікації видатків.

Підзвітні суми в бюджетній установі виділяються на наступні цілі:

o на господарські видатки;

o на службові відрядження;

o на наукові експедиції.

Порядок витрачання коштів на господарські потреби

Порядок витрачання коштів на господарські потреби регулюється та обмежується кошторисними призначеннями, а також Положенням про ведення касових операцій у національній валюті, затвердженим Постановою НБУ від 15.12.2004 року № 637.

Видача сум під звіт працівникам, за якими є непогашена заборгованість за попередні суми, не дозволяється.

Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії бюджетної установи звіт про витрачені суми (або з якихось причин повністю або частково не витрачені) не пізніше за:

o десяти робочих днів з дня видавання готівки під звіт - на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту;

o двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт - на всі інші господарські потреби.

Основна маса авансових сум у бюджетних установах видається під звіт на службові відрядження.

Службове відрядження - це поїздка працівника, який перебуває у трудових відносинах з бюджетною установою(штатний працівник), за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.

Витрати бюджетної установи на відрядження мають плановий характер і включаються до видатків за загальним і спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження із основною діяльністю установи.

Установа, яка відправляє працівника у службове відрядження, видає наказ про його відрядження, де зазначено мету поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. За відрядження за кордон вказують умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення додається його копія з перекладом), кошторис витрат. Потім працівникові оформлюють посвідчення про відрядження.

Установа відшкодовує відрядженому працівнику витрати за наявності підтвердних документів та добові, норми яких встановлені відповідно до Постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів".

Терміни відрядження встановлює керівник в наступних межах (табл. 13.1).

Таблиця 13.1. ТЕРМІНИ ВІДРЯДЖЕННЯ

з/п	Показники	Термін
1	Працівників, які направляються у відрядження	не може перевищувати 30 календарних днів в межах України, а закордонного-60 календарних днів
2	працівників, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт	не повинен перевищувати строк будівництва об'єктів
3	працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів	не повинен перевищувати один рік
4	відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів	не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування витрат стороною, що приймає, - 18 місяців
5	працівників авіаційних компаній, які направляються за кордон для здійснення авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях Організації Об'єднаних Націй згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об'єднаних Націй	не повинен перевищувати шість місяців
6	працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів	не повинен перевищувати період проведення таких заходів
7	наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ в Україні та за кордоном	не повинен перевищувати 6 місяців
8	аспірантів і докторантів	не повинен перевищувати 2 місяця