1.2 Види усного спілкуванням за професійним спрямуванням. Жанри публічних виступів.

1. 1.2.1 Ділова бесіда

Найпоширенішою формою професійного спілкування є ділова бесіда. Дані психологічних досліджень свідчать, що успішне проведення ділових бесід сприяє підвищенню продуктивності праці від двох до дванадцяти відсотків.

Предметом ділової бесіди є конкретна справа. Виходячи з професійної спрямованості, розрізняють бесіди управлінські, педагогічні, правові, медичні та ін. Майже всі справи, трудові акції, будь-яка спільна праця людей починаються, здійснюються і завершуються за допомогою різних за формою, змістом і функціями ділових бесід.

Розрізняють такі етапи ділової бесіди: підготовка до бесіди, встановлення контакту, орієнтування в ситуації й людях, обговорення питання і прийняття рішення, вихід із контакту.

Слід ретельно підготуватися до бесіди:

- вибрати найбільш вдалий момент і місце для проведення бесіди і лише після цього домовлятися про зустріч;

- з’ясувати все про співрозмовника;

- зібрати і систематизувати інформацію , необхідну для розмови;

- створити відповідну атмосферу довіри, щоб схилити до себе співрозмовника;

- визначити мету, стратегію та тактику проведення бесіди, скласти детальний план розмови, виділити базові слова, ключові речення.

Починаючи спілкування, слід встановити контакт. Психологічний контакт – це духовний зв’язок між людьми, який забезпечує можливість взаєморозуміння і взаємовпливу. За етикетом ініціатива ведення бесіди належить «власнику» території, а на нейтральній території належить тому, хто перший прийшов. До елементів встановлення контакту належать: привітання, жести, початкові фрази для мобілізації уваги співрозмовника.

На етапі обговорення проблеми доцільно дотримуватись таких правил:

- уважно слухати і розуміти;

- намагатися перейти від монологу до діалогу;

- давати змогу співрозмовникові спокійно висловити свою думку;

- викладати свою інформацію чітко, коротко і послідовно;

- добирати способи і засоби аргументування залежно від індивідуальних особливостей співрозмовника (рівня його мислення, віку, статі, типу темпераменту тощо);

- викладати докази в конкретній формі;

- приймаючи рішення, слід керуватися наступними рекомендаціями;

- спостерігаючи за співрозмовником, визначити момент для закінчення бесіди;

- заздалегідь сформулювати мету бесіди й обміркувати альтернативні варіанти вирішення проблем;

- намагатися досягти добровільної згоди партнера;

- не виявляти невпевненості, розгубленості наприкінці бесіди, навіть якщо мети було не досягнуто;

- закінчуючи бесіди, доцільно використати свій наступний аргумент.

Службова бесіда – один із різновидів ділової бесіди. Найчастіше – це розмова керівника з підлеглим. На думку психологів, такі бесіди сприяють підвищенню інтересу працівника до роботи, налагодженню тривалого ділового контакту, підсилюють авторитет керівника і довіру підлеглого.

Слід пам`ятати, що у взаєминах керівника і підлеглого наказовий тон спілкування, навіть якщо людина має право розпоряджатися, викликає або протест, або пасивність.

Для того, щоб порозумітися, співрозмовники повинні спілкуватися спільною професійною мовою, розмовляючи про одне й те саме завдання з різними людьми, треба орієнтуватися на тип, рівень мислення та рівень мовленнєвої компетенції кожного.

В одному випадку термінологія може бути більш складною, узагальненою, розрахованою на високий рівень мислення, в іншому – розпорядження даються простішою мовою, без використання наукової термінології.

Під час бесіди треба говорити чітко, переконливо, не поспішаючи. Протягом бесіди варто змінювати інтонацію, акценти, щоб мова не була монотонною, невиразною. Важливо, щоб підлеглий і особливо керівник до кінця вислуховували одне одного, якомога уважніше сприймали сказане співрозмовником.

Телефонна розмова – один із різновидів усного ділового мовлення. Має свої специфічні особливості, оскільки співрозмовники не бачать одне одного. Тому в ділових телефонних розмовах слід широко використовувати лексичні можливості української мови: багату синоніміку, точність термінології. Слід уникати елементів професійного жаргону, діалектизмів, елементів просторіччя (зневажливих слів, образливої іронії). Володіючи формами ввічливості, слід використовувати інтонаційні можливості мовлення. Ділове спілкування по телефону можна подати у вигляді:

- початковий етап спілкування – момент встановлення зв`язку;

- повідомлення мети дзвінка – виклад справи;

- завершення телефонного спілкування – закінчення розмови.

Встановлення зв`язку часом забирає багато часу у людей неорганізованих і багатослівних.

Початкові фрази в службовій розмові мають вказувати не лише на те, що зв`язок встановлено, а й визначити ці сторони. Службова особа, знявши трубку, повинна одразу назвати себе, а також сказати, від чийого імені говорить. Звичайно, у відповідь теж назвати себе й установу або себе й свою посаду.

Виклад справи – це введення в курс справи, постановка питання, обговорення ситуації, позитивна або негативна відповідь. Кожен із цих етапів слід будувати чітко, коротко, без зайвих подробиць. Обговорення певної ділової ситуації – найголовніший і найдовший за тривалістю етап будь-якої телефонної розмови. Отже, потрібен лаконізм. Він досягається за рахунок детально продуманого переліку головних і другорядних питань, які вимагають короткої відповіді.

Ініціатива закінчення розмови належить тому, хто зателефонував, але якщо співрозмовник значно старший за віком або за службовим становищем, слід дати можливість завершити розмову йому. Молодший за віком чи менший за службовим становищем може лише повідомити старшого про те, що він уже з`ясував усі питання, які в нього виникли.