Витяг з протоколу №5

засідання профспілкового комітету Інституту ядерної фізики

НАН України від 11 березня 2003 року

1. Заслухали заяву Ю.І. Михайленка з клопотанням про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію “Пуща-Водиця”

УХВАЛИЛИ: виділити Ю.І. Михайленкові путівку до названого санаторію.

Оригінал підписали:

Голова засідання (підпис) Л.Р. Прокіпко

Секретар (підпис) н.І. Братчик Службові листи - це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження, листи-повідомлення.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Службові листи друкують на бланку або на чис­тому аркуші паперу.

Основні реквізити службового листа:

• дата (проставляють у день підписання документа);

• індекс (проставляють у день підписання документа);

• посилання на індекс і дату від вхідного документа (роблять у листах – відповідях);

• адресат;

• резолюція;

• заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату А4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);

• позначка про контроль;

• текст;

• позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби);

• підпис;

• гриф погодження;

• візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);

• відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

Етикет ділового листування

Правила, яких слід дотримуватись під час написання листів:

1 Починати листа необхідно із звертання. Проблема ви­бору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний/а (ім'я та батькові)!

Шановний/а пане (пані)... !

Шановні панове (колеги)!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім'я та по батькові)!

Високошановний пане... !

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.

Високодостойний пане Міністре!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Шановний вчителю!

Високоповажний пане ректоре!

Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка.

2 Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист — відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висло­вити вдячність.

Хочемо висловити свою найщирішу вдячність за...

Щиро дякуємо за лист з порадами та рекомендаціями щодо...

Перш за все дозвольте подякувати Вам за...

Цей лист — вияв нашої вдячності за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення...

Дякуємо за надану змогу...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими по­чатковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа — відповіді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості (теле­фонної розмови) повідомляємо...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із проханням. Для їх оформлення є чимало типо­вих висловів:

Будь ласка, повідомте нам про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

Просимо Вас терміново оплатити рахунки.

Насамперед просимо повідомити...

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів за­трималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати замов­лення, надійшла скарга від замовників, запізнилися на зустріч з клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...

Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю.

Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.

Вибачте, нам вельми незручно, що...

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно, ненав'язливо вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов'язок ще раз нагадати Вам про...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на лист від (дата)...

Вибачте, але ми хочемо нагадати Вам про необхідність оплати рахунка за... Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про...

Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він про­довжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

До категорії складних листів належать листи-відмови. Якщо ви не можете дати позитивну відповідь, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно, доброзичливо. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Ми докладно вивчили запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо ні найменшої змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції.

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з деяких причин.

3 Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа.

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність...

Дякуємо за допомогу.

Ще раз дякуємо Вам і висловлюємо надію, що....

Щиро дякуємо за...

Доречним є запевнення ад­ресата :

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Були б раді співпрацювати з Вами і чекатимемо Вашої відповіді.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною.

Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді.

Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю.

Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою

З вдячністю і повагою

З повагою і найкращими побажаннями

Залишаємо з пошаною

Бажаємо успіхів!

За характером інформаційні листи поділяють на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Зразок листа-прохання:

Міністерство освіти і науки України

Харківський державний технічний університет

будівництва та архітектури

вул. Сумська, 42, Харків-40, 61040.

тел. 402-911,402-104

11.01.2002

№ 01-6/24

Міністерство у справах

молоді та спорту

Оргкомітет спартакіади 2003

п. Семибрату В. Г.

Про умови проведення спартакіади серед вищих навчаль­них закладів.

Просимо надіслати пакет документів щодо умов прове­дення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчаль­них закладів 2003-го року.

Додатки на 10 арк. в 1 прим.:

1. характеристика та стан спортивної бази;

2. перелік і характеристика спортивних секцій;

3. список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.

Із повагою завідувач навчально-виховною

роботою (підпис) В.С. Микитенко

Листи-відповіді за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх тема і характер були вже задані запитом, прохан­ням тощо, на дату й номер