Пояснювальна записка – це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) чи причини якихось подій, фактів, провин.

За змістом пояснювальні записки поділяються на дві групи:

• записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. Їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці, оформленій машинописним способом;

• записки з приводу якихось випадків, ситуацій, що склалися, провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Звіт – це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи узагальнення зробленого тощо.

Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні й текстові звіти. Статистичні звіти оформляють від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, тексові – на загальному бланку чи на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Як правило, звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду (день, тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік і т.д.). Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Реквізити звіту:

• назва виду документа;

• дата (зазначають дату підписання);

• індекс;

• заголовок до тексту (зазначають, про що звіт і за який період);

• текст (складається зі вступу, основної частини, де зазначаються головні завдання чи види робіт, та висновків і планів на перспективу)

• підпис;

• -відбиток печатки (в разі потреби).

Звіт заступника директора Київського транспортно – економічного технікуму про виконання плану виховної роботи за перший семестр 2001/2002 навчального року Перед колективом педагогів і майстрів технікуму було поставлено завдання – допомогти слухачам-першокурсникам влитися в новий колектив знайти своє місце в ньому,усвідомити власне завдання – стати висококваліфікованим спеціалістам, осягнути потребу працювати над навчальними, виробничими і виховними, зокрема етичними й естетичними проблемами, готуючи себе до відповідальної самостійної роботи. За вересень 2001 – січень 2002 рр. колективом було проведено такі заходи: Вечір знайомства – 15.09. – відп. Петренко І.В., Івасюк Т.М. Вечір “Алло, шукаємо таланти” – 19.10. – відп. Ігнатенко П.С. Вечір зустрічі зі студентами педучилища №2 – 22.11. – Гнатів Ю.А. З усіма групами проведено культпоходи в театри Києва. Три групи відвідали Музей народної архітектури і побуту України (вересень 2001 р.) Усі керівники груп – куратори та майстри – під час практичної роботи проводили лекції з етики (про поведінку на вулицях міста, про спілкування в транспорті, в театрі). У названих заходах брали участь майже всі студенти. Завдання педколективу у виховній роботі вважаємо такими: 1) Продовжити роботу з питань етики (поведінка в колективі, у виробничих майстернях, мовна культура). 2) Разом з викладачами-філологами провести вечір про державну мову в Україні, присвячений 188-й річниці від дня народження Т.Шевченка. Продовжити практикувати виїзд груп на художні виставки, в театр. Просити дирекцію технікуму виділити кошти, залучивши шефську організацію – автотранспортне підприємство №________ - для 2 – 3 груп з метою поїздки в Уманський дендропарк “Софіївка” 28.02.2002 р. (підпис)

Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засідання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довідки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.

Групи протоколів:

1. Стислі, де фіксуються лише ухвали.

2. Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де всі виступи записані дослівно.

Реквізити:

• назва виду документа;

• дата (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 10-13.04.2006; 29.05-03.06.2006; 28.12.98- 04.01.99)

• індекс (становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестися протягом календарного року, навчального року чи від виборів до виборів);

• місце складання або видання;

• гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню);

• заголовок до тексту (містить назви виду колегіальної діяльності [засідання, збори, нарада] та колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: “ Засідання комісії”, “Загальних зборів трудового колективу”, “Зборів студентської ради”);

• текст.

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну.

У вступній частині зазначають прізвища й ініціали головуючого, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній – фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. В кожному з розділів є такі підрозділи: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”. Ці слова прийнято зверху та знизу відокремлювати двома інтервалами й друкувати великими літерами, кожне – від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку.

Зразок протоколу:

ПРОТОКОЛ №10

Загальних зборів

Орендного швейного обєднання «Каштан» Укршвейпрому

12.12.2002 р. м.Київ

Голова С.М.Руденко

Секретар А.М.Токарева

Присутні:

Відсутні:

ПОРЯДОК ДЕНИЙ:

1 Звіт з виробничо-фінансової діяльності підприємства за 2002 р.

(повідомлення головного бухгалтера С.В.Марченка).

2 Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни

(повідомлення заст..директора С.М.Руденка).

I.СЛУХАЛИ:

С.В.Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту,про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

Л.Я.Грищенко вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту.

Г.М.Коваль запропонував закінчити складання звіту до 10 счня 2003р.

УХВАЛИЛИ:

1 Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність об’єднання за 2002 р.

2. Подати річний звіт до Областу не пізніше 10 січня 2003р.

II. СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

С.М Семнюк зазначив, що бажано залищити третю частину колишньої комісії.

УХВАЛИЛИ:

До 20.01.2003 р. створити комісію з контролю дисципліни в об’єднанні в складі 15 осіб. Список додається.

ДОДАТОК:реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова (підпис) С.М.Руденко

Секретар (підпис) А.М.Токарчук

Витяг з протоколу – це певна частина (уривок) протоколу оформлена належним чином.

Реквізити:

назва виду документа;

дата (переносять з оригіналу протоколу);

індекс (переносять з оригіналу протоколу);

місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу);

гриф затвердження (переносять з оригіналу протоколу, якщо цей реквізит там є);

заголовок до тексту (переносять з оригіналу протоколу);

текст (зі вступної частини беруть пункти “Голова”, “Секретар”, “Присутні”, потрібний номер питання порядку денного, з основної – цитують пункти, що стосуються потрібного питання порядку денного);

підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова й секретар не підписуються);

позначка про завірення копії (оформляються без слова “Копія” в правому верхньому куті аркуша).

Зразок витягу з протоколу: