6.3.1Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

На рисунке 13 представлено дерево функций разрабатываемой доработки.

Рисунок 13: Дерево функций доработки

С любым документом, отобранным по гостю можно работать, а именно редактировать имеющуюся информацию (если дата документа не выходит за пределы даты запрета редактирования). В случаях же когда необходимы корректировки документов нельзя редактировать существующие, необходимо сторнировать записи в регистрах.

В дереве отображены только основные функции доработки, каждая из данных категорий функций включает в себя подфункции.

Реализуемые функции доработки позволят автоматизировать работу старшего администратора, как в оформлении документации, так и в ведении учета данных.

Возможна реализация дополнительных функций программного продукта, необходимых для функционирования информационной системы и полной автоматизации службы приема и размещения. Автоматизация работы старшего администратора позитивно скажется на скорости работы и конкурентоспособности организации.

Работа пользователя будет осуществляться через список дополнительных обработок и отчетов.

6.3.2Характеристика базы данных

ER-диаграмма базы данных созданая в соответствии с информационной моделью представлена на рисунке 14.

Рисунок 14: ER-диаграмма базы данных

В доработке реализовано несколько таблиц, в которых осуществляется отображение информации по выбранному гостю, а таке же отчеты продаж и оплат.

6.3.3Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

На рисунке 15 представлена структурная схема доработки.

Рисунок 15: Структурная схема

Вызов всех модулей осуществляется с помощью главной формы доработки.

При запуске доработки должна открываться главная форма с помощью, которой возможно осуществление всех контроля\проверки и корректировки начислений в системы.

Из главной формы необходимо предусмотреть переход на все остальные формы информационной системы, обеспечивая тем возможность заполнения всех таблиц программного продукта. Тем самым, обеспечивая полную функциональность реализуемой доработки.

6.3.4Описание программных модулей

Так как доработка представляет собой модуль информационной системы в виде внешней обработки, все описание данного модуля можно свести к следующему алгоритму, представленному на рисунке 16.

Рисунок 16: Базовые отчеты

6.4Контрольный пример реализации проекта и его описание

При открытии обработки появляется основная форма, из которой возможен переход на остальные формы информационной системы. На главной форме выполняется основная функция старшего администратора – проверка взаиморасчетов и корректировка начислений. На риунке 15. представлена основная форма обработки. С отображением общей суммы по взаиморасчетам за весь период проживания и без фильтрации по коренным размещениям либо лицевым счетам. Также на рисунке 17 можно увидеть список документов бронирования за весь период. Список документов бронирования отображен в табличной части в низу формы.

Рисунок 17: Главная форма программы

Для получения детальной информации по интересующей брони достаточно дважды щелкнуть на интересующей строчке. После чего будет открыт сам документ бронирования.

Если у гостя уже были размещения, то список документов можно увидеть на одноименной вкладке «Размещения» в табличной части. Ввиду того, что часто приходят письма из Управления делами Президента РФ об изменении уже проживающему гостю тарифа проживания, на этой вкладке возможно открытие искомого документа для последующего изменения. Табличная часть «Размещения» показана на рисунке 18.

Рисунок 18: Основная форма с табличной частью «Размещения»

Для просмотра и корректировки документов «Акт об оказании услуг» необходимо перейти на вкладку «Услуги» на основной форме обработки (Рисунок 19) и дважды щелкнуть на искомой строчке.

Рисунок 19: Основная форма с табличной частью «Услуги»

Документы оплаты это единственные документы в системе, не подлежащие редактированию. Оплаты можно только сторнировать возвратами покупателю. Табличная часть с документами «Чек на оплату» представлена на рисунке 20.

Рисунок 20: Основная форма с табличной частью «Чеки»

Так же при изменении тарифа проживания необходимо изменить период и сумму документе «Путевка», если документ уже присвоен размещению. Чтобы открыть и отредактировать документ «Путевка» достаточно двойного клика на искомой строчке в табличной части «Путевки», которая доступна на одноименной вкладке на основной форме обработки (Рисунок 21).

Рисунок 21: Основная форма с табличной частью «Путевки»

К документам оплаты помимо «Чеков на оплату» относятся «Выписки», но «Чеков на оплату» данный документ отражает зачисление средств на договор взаиморасчетов контрагента и производится безналичным переводом.

Список документов «Выписка» показан на рисунке 22.

Рисунок 22: Основная форма с табличной частью «Банковские выписки»

На рисунке 23 в табличной части «Распределения» представлены документы «Распределения оплат» с отбором по гостю, созданные на основании документов «Выписка» и распределяющие средства с договора контрагента на гостей.

Рисунок 23: Основная форма с табличной частью «Распределение оплат»

На рисунке 24 на вкладке «Выезды» представлен список документов «Выезд», которые закрывают размещения, а так же начисляют долги, если это не было сделано документом «Ночной аудит».

Рисунок 24: Основная форма с табличной частью «Выезды»

Итогом долгих проб и ошибок в обработку была добавлена вкладка «Долги», которая содержит табличную часть с долгами. Долги в табличной части отфильтрованы по документам размещения, либо документа по начислению дополнительных услуг. Табличную часть «Долги» можно увидеть на рисунке 25.

Рисунок 25: Основная форма с табличной частью «Долги»

На рисунке 26 представлена форма отчета «Платежи, которая формируется из формы обработки с отборами по гостю и периоду. В отчете видно дату и сумму поступления денежных средств на погашение долга, либо авансом.

Рисунок 26: Форма отчета «Платежи»

Часто гостем запрашивается отчет по начисленным услугам, как проживания, так и дополнительным. Для этого в обработке есть возможность построить отчет «Продажи за период», который отображен на рисунке 27.

Рисунок 27: Форма отчета «Продажи за период»

Случаются моменты, когда сумма взаиморасчетов прогнозируемая отличается от действительной. В таких случаях необходимо сверять фактические взаиморасчеты с расчетными. Для удобства сравнения из основной формы обработки возможно открытие регистра «Взаиморасчеты с гостями», который можно увидеть на рисунке 28.

Рисунок 28: Регистр «Взаиморасчеты с гостями»

Для детальной проверки начислений по гостю стоит пользоваться регистром «Продажи», который можно увидеть на рисунке 29.

Рисунок 29: Регистр «Продажи»

Возникают случаи, когда пользователю необходимо получить данные с отборами, не предусмотренными ни одним отчетом в системе. Для таких случаев в обработке есть возможность открыть «Консоль запросов» рисунок 30.

Рисунок 30: Консоль запросов.

Для более читабельно вида отбираемой информации на основании запроса можно построить отчет через «Консоль отчетов» рисунок 31.

Рисунок 31: Консоль отчетов

При обнаружении старшим администраторам расхождении в расчетных начислениях от фактических возможна корректировка начислений. Корректировка начислений необходима, когда гость был размещен в период, выходящий за рамки допустимого, а так же в случаях исправления документов «Размещения» задним числом. Скорректировать начисления можно на основной форме перейдя на вкладку «Корректировка» рисунок 32. Для того, чтобы исправить начисления достаточно ввести период и подразделение по которому необходимо скорректировать начисления.

Рисунок 32: Корректировка начислений за услуги проживания

Так как от человеческого фактора ни кто не застрахован, часто возникают прецеденты по дублированию элементов справочников. Что в конечном итоге приводит к нарушению статистики по начислениям и взаиморасчетов. Для того чтобы исправить дублирующие записи необходимо объединить все в одну запись. Это возможно сделать с помощью обработки «Поиск и замена значений», которую можно увидеть на рисунке 33.

Рисунок 33: Поиск и замена значений

Так же из основной формы можно отправить письмо гостю с просьбой оплатить задолженность либо любым другим содержанием.

В случае обнаружения пользователем ошибки в системе возможна отправка письма из основной формы обработки на почтовый ящик администратора системы.