5.2.2Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение – совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации (единой системы классификации и кодирования информации унифицированных систем документации, схем информационных потоков), циркулирующей в организации, а также методология построения баз данных.
Включает в себя показатели, справочные данные, классификаторы и кодификаторы информации, унифицированные системы документации, информацию на носителях и т.д.
Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях.
Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:
к унифицированным системам документации;
к унифицированным формам документов различных уровней управления;
к составу и структуре реквизитов и показателей;
к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.
Центральным компонентом информационного обеспечения является база данных, через которую осуществляется обмен данными различных задач.
Основным входным документов для внесения оперативной информации в базу данных является:
«Чек на оплату» - документ предназначен для оформления продажи услуг и фиксация данного факта на ККМ. Предполагается, что расчет с клиентом производится немедленно и наличными деньгами или картой.
«Выезд» - Документ осуществляет операцию выезда гостей из номера. При выезде можно указать кто оплачивает услуги потребленные гостем (это может быть другой гость или организация). При проведении, закрываются все "непроданные услуги" (например сломался компьютер и не проводились документы «Ночной аудит») или гость купил тариф в который входило 5 экскурсий, но посетил 3 (2 будут "проданы" документом выезда). При выезде, взаимно закрываются оплаты и долги на регистре «Взаиморасчеты с гостями»
«Размещение» - документ осуществляет операцию размещения в номере и операцию изменения параметров проживания. При групповом размещении, документ вводится на основании документа «Бронирование», на каждый номер создается отдельный документ размещения. Документ предназначен как для размещения гостей в номере так и для изменения параметров текущего размещения гостей.
«Приходный кассовый ордер» - (ПКО) предназначен для учета поступлений наличных денежных средств.
C помощью данного документа может быть зафиксировано поступление наличных денежных средств по различным торговым операциям:
Оплата от покупателя (гостя).
Возврат денежных средств подотчетником.
Прочий приход денежных средств.
«Выписка» - документ предназначен для отражения в учете движения безналичных денежных средств по расчетным счетам, вводится по реальной банковской выписке. Суммы по строкам выписки будут отнесены на взаиморасчеты с контрагентами.
«Акт об оказании услуг» - документ предназначен для фиксации факта реализации услуг гостям. Увеличивает сумму долга гостя на регистре «Взаиморасчеты с гостями», фиксирует стоимость оказанных услуг на регистре «Продажи».
«Бронирование» - документ предназначен для бронирования номеров в гостинице. Описывает как индивидуальное, так и групповое бронирование. Бронирование возможно как с указанием гостей, которые будут проживать в номерах, так и без гостей. Забронированные в документе "Бронирование" номера (а так же прочие параметры) могут быть изменены при размещении, т.е. бронь не определяет, что селить надо так и только так, а является рекомендацией к заселению. При групповом бронировании, "главным в группе" считается гость, указанный в шапке документа.
«Ночной аудит» - производит начисление дебиторской задолженности гостям за оказанные услуги тарифа (с момента последнего ночного аудита). Также фиксируются продажи услуг.
«Перемещение денежных средств (касса)» - документ предназначен для оформления передачи денежных средств между «Кассами компании». Этот документ значительно ускоряет операцию перемещения денег между двумя кассами, и его появление исключило применение для данной операции «ПКО» и «РКО».
«Расходный кассовый ордер» - документ (РКО) предназначен для учета выплаты наличных денежных средств из операционной кассы компании. С помощью данного документа может быть зафиксирован расход наличных денежных средств по различным торговым операциям:
Оплата поставщику.
Возврат денежных средств гостю.
Выдача денежных средств подотчетнику.
Прочий расход денежных средств.
«Распределение оплат» - документ предназначен для распределения предоплаченной суммы контрагента на долги гостей, проживающих за счет данного контрагента.
Выходные документы:
«Путевка» - документ предназначен для отражения данных по путёвке.
«Полный счет гостя» - документ детализации взаиморасчетов гостя по лицевому счету
«Авансовый отчет» - отчет предназначен для списания сумм задолженностей с подотчетного лица, с отнесением их на выбранную статью расходов. Кроме того, взаиморасчеты с подотчетника могут списываться на взаиморасчеты с другим подотчетным лицом или поставщиком, закрывая, таким образом, кредиторскую задолженность.
Экранную форму полного счета гостя можно увидеть на рисунке 8.
Рисунок 8: Экранная форма «Полного счета гостя»
Информационная база (ИБ) — определенным образом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.
Существуют следующие способы организации информационной базы:
совокупность локальных файлов — поддерживается функциональными пакетами прикладных программ;
интегрированная база данных — основывается на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. СУБД.
Организация локальных файлов связана с большим дублированием данных в информационной системе, следовательно, с несогласованностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, поэтому может применяться только в специализированных приложениях.
Для данного проекта информационная база представлена в виде интегрированного информационного хранилища. Данная организация позволяет объединить различные источники информации, управлять файлами различных форматов. Кроме того, очевидны преимущества использования для хранения информации базы данных:
совместимость данных; соответствие данных реальному состоянию объекта;
удобство и увеличение скорости совместной обработки данных;
поддержка целостности данных.
База данных (БД) — поименованная совокупность данных, отражающая совокупность объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.
Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы, системы ведения файлов. На основании этих критериев и необходимостью обеспечения надежности хранения данных выбран централизованный способ организации БД.
По способу установления связей между данными различают:
иерархическую;
сетевую;
реляционную модель.
Основными компонентами любой из этих моделей являются файлы (или таблицы).
Иерархические модели данных представляют собой графовую модель с вершинами-таблицами. В моделях имеется один файл, который является входом в структуру. Между файлами устанавливаются отношения соподчиненности. У файла может быть одна исходная вершина и несколько подчиненных. Основной тип отношений - 1:М.
В сетевых моделях любой файл может быть точкой входа в систему, и связан с произвольным числом других файлов отношениями типа 1:1, 1:М и М:М.
Наиболее широкое распространение получила реляционная модель данных. При такой организации вся информация представлена в виде таблиц (файлов БД) и отношений. Таблицы являются совокупностью записей (строк, кортежей). Между отношениями (таблицами) существуют связи типа 1:М, М:М. Каждое отношение имеет ключ - это поле записи (атрибут) однозначно идентифицирующее ее. Данное свойство реляционной модели данных исключает дублирование информации, ускоряет поиск и доступ к конкретным данным.
Принятый в реляционной модели подход к структурированию и целостности данных позволяет удобно организовать и упорядочить процесс проектирования и реализации сложных баз данных, а реляционные операции обладают мощными возможностями управления данными и их обработки.
Учитывая все преимущества реляционных моделей данных для представления информации, обрабатываемой при решении задачи целесообразно использовать сетевую модель БД.