1.3.Организация и методика проведения Job Shadowing Подготовка к Job Shadowing.

Подготовительный этап. На этом этапе выбираются специалисты, которые будут выступать в роли «тени» и «ментора», проводится индивидуальная подготовка каждого из них. Выбираются рабочие ситуации, которые станут источником нового опыта для обучающегося, и предоставят возможность изучения тех навыков, которые ему необходимы.

Особенности подготовки экспертов. Управлять процессом Job Shadowing может как сторонний консультант, так и специалист службы персонала, который помогает участникам играть их роли, организует их взаимодействие друг с другом, после окончания процедуры с каждым проводит индивидуальную беседу.

Эксперт должен хорошо знать процедуру Job Shadowing, владеть навыками проведения интервью, получать обратную связь от сотрудников после каждого дня и при этом не давать советов и рекомендаций, придерживаясь безоценочной позиции.

Особенности подготовки «ментора». Предварительно такому сотруднику подробно объясняют все его действия и особенности взаимодействия с «тенью». Главная задача, которая ставится перед «ментором» — проводить наблюдение за учеником, задавать ему вопросы на понимание, на отношение к работе и компании, комментировать свои действия.

Особенности подготовки «тени». В первый день этому сотруднику выдается лист наблюдений, в котором он фиксирует свои мысли, выводы и замечания. Перед ним ставится следующее условие: «Представьте, что через три дня на время отпуска Иванова вам предстоит его заменять. Ваша цель — максимально точно изучить его работу так, чтобы в период отдыха этого сотрудника, вы могли так же эффективно справляться с должностными обязанностями».

Подготовка необходимой документации. Для проведения Job Shadowing требуются следующие документы:

- лист стажировки «тени»

- бланк наблюдений за работой «ментора» и форма отчета

- план проводимых мероприятий

- бланк для проведения интервью

- форма характеристики на «тень»

Подготовка плана проводимых мероприятий. Совместно с «ментором» консультант или специалист службы персонала составляет предварительный план действий, которые будут происходить в течение одного или нескольких дней. Все договоренности он фиксирует в виде предварительного плана, который может выглядеть следующим образом:

Также в этот план вносятся все изменения, которые могли произойти в течение процедуры.

Внедрение метода

Обучающийся сотрудник наблюдает за поведением «наставника» в рабочей ситуации от одного до нескольких дней. После каждого дня консультант или специалист службы персонала собирает впечатления и выводы обеих сторон, при необходимости вносит изменения в разработанный план мероприятий. «Ментор» взаимодействует с «тенью» в течение всего рабочего времени и заполняет лист стажировки. В конце процедуры «ментор» заполняет форму индивидуальной характеристики на «тень». Ученик также ведет свои наблюдения и фиксирует их в бланке наблюдений за работой «ментора». После пройденной процедуры специалист, бывший в роли «тени», пишет отчет. В конце последнего дня Job Shadowing с каждым из участников проводится интервью, результаты которого заносятся в специальный бланк.

Итоговые результаты, обратная связь. После реализации проекта участники собираются, чтобы обсудить результаты. Эффективность пройденной процедуры оценивается как для «тени», так и для «ментора», консультант дает обратную связь ученику (на какие моменты необходимо обратить дополнительное внимание, более детально проработать), составляет план мероприятий по дальнейшему обучению. Результаты Job Shadowing можно использовать при построении индивидуальных планов работы с сотрудниками.

Преимущества использования метода Job Shadowing:

- снижается вероятность найма немотивированных сотрудников;

- улучшается имидж компании, демонстрирующей активную позицию в вопросе развития специалистов;

- совершенствуются навыки персонала по предоставлению информации в доступном виде;

- рабочий процесс превращается в «учебную лабораторию». «Наставник» и «тень» вовлечены в рабочий процесс, они — члены одной команды и изучают опыт друг друга;

- повышается мотивация «ментора» к выполняемой работе (он не захочет выглядеть плохо перед «учеником»);

- у нового сотрудника возникает ощущение, что о нем заботятся, повышается осознанность своих действий в работе;

- обучение происходит на основе практики.

Таким образом, в процессе Job Shadowing соединены основные элементы эффективного обучения людей: получение опыта, осмысление (рефлексия) и обсуждение (обратная связь).